Como regularizar uma empresa com pendências no fisco (na ordem certa)

Foto: Pavel Danilyuk / Pexels

Você descobriu que a empresa tem débito, talvez tenha recebido um Termo de Exclusão do Simples Nacional, e a primeira reação foi abrir o site da Receita para pagar. O problema é que quase todo mundo começa pagando o débito errado.

Regularizar uma empresa não é um ato, é uma sequência. Aqui está a ordem correta, com dois pontos que a maioria dos conteúdos ainda erra: o prazo do Termo de Exclusão, hoje de 90 dias, e o DTE, obrigatório para todas as pessoas jurídicas desde 1º de janeiro de 2026.

Antes de pagar qualquer coisa: faça o diagnóstico

Há uma diferença enorme entre "a empresa deve alguma coisa" e "estes são os débitos, em que órgão estão e quais nasceram de erro de declaração". Sem a segunda foto, qualquer pagamento é chute.

Esse retrato é o Relatório de Situação Fiscal, do serviço "Consultar pendências — Situação Fiscal", no e-CAC (Portaria Conjunta PGFN/RFB nº 1.751/2014). O caminho mais direto é o "Minhas dívidas e pendências", no Portal de Serviços da Receita Federal: ele consolida num único diagnóstico as dívidas perante a RFB e a PGFN.

Podem consultar o titular de firma individual, qualquer sócio ainda que apenas cotista, o dirigente ou o representante legal — desde que constem do Quadro de Sócios e Administradores (QSA) do CNPJ —, além de procurador habilitado. Detalhe que trava muita gente: se o solicitante não constar do QSA, o CNPJ precisa ser atualizado antes da consulta.

Onde estão escondidas as suas pendências

A confusão de quem tenta resolver sozinho tem sempre a mesma raiz: as pendências de uma empresa moram em lugares diferentes, e cada lugar mostra só um pedaço.

Para empresa do Simples, o caminho oficial é Portal de Serviços da RFB > Simples Nacional > Pagamentos e Dívidas > "Minhas dívidas e pendências" > Diagnóstico Fiscal > Débitos/Pendências > Conta Corrente. Os débitos do regime também aparecem no Portal do Simples Nacional (Resolução CGSN nº 140/2018). Não pago, o débito acaba inscrito em Dívida Ativa da União e sai da alçada da Receita. Vale repetir, porque é o erro campeão: débito do Simples inscrito em dívida ativa se parcela no Regularize, não na Receita Federal.

Fonte: Portaria Conjunta PGFN/RFB nº 1.751/2014; Resolução CGSN nº 140/2018; IN RFB nº 2.119/2022; Lei nº 13.988/2020. Consulta em 23/08/2026.

DTE: por que você pode estar sendo notificado sem saber

O Domicílio Tributário Eletrônico é o canal oficial da Receita Federal com o contribuinte: por ele chegam atos oficiais, notificações e comunicados, em "Minhas Mensagens".

A mudança que muita empresa ainda não absorveu: desde 01/01/2026 o DTE é obrigatório para todas as pessoas jurídicas, com adesão automática e obrigatória (LC nº 214/2025; Decreto nº 70.235/1972). Ninguém precisa aderir e ninguém pode ficar de fora. No Simples isso já valia: toda optante é participante obrigatória do DTE-SN, porque ser optante implica aceitação do sistema (LC 123/2006, art. 16, §§ 1º-A a 1º-D). E o ponto decisivo: a comunicação eletrônica é considerada pessoal para todos os efeitos legais, dispensando Diário Oficial e via postal. Não existe "não fui avisado".

A regra dos 45 dias

A comunicação se considera realizada no dia da consulta ao teor da mensagem. Há um limite: ela deve ser feita em até 45 dias da disponibilização, sob pena de ser considerada automaticamente realizada no fim desse prazo. É a ciência presumida — quem nunca abre a caixa postal recebe ciência no 45º dia e o relógio corre sem ninguém ler nada. Mais: a falta de consulta periódica ao DTE-SN poderá acarretar a exclusão do Simples Nacional.

Termo de Exclusão do Simples: você tem 90 dias

Aqui está o ponto em que mais circula conteúdo desatualizado — e onde o erro custa o regime tributário da empresa.

A regra de fundo é o art. 17, V, da LC 123/2006: não pode recolher pelo Simples a ME ou EPP com débito perante o INSS ou as Fazendas Federal, Estadual ou Municipal cuja exigibilidade não esteja suspensa — tributário ou não tributário, previdenciário ou não. A Receita encaminha a mensagem unicamente via DTE-SN, com dois links: o Termo de Exclusão e o Relatório de Pendências.

O prazo mudou: 90 dias, não 30

Será permitida a permanência da empresa como optante mediante comprovação da regularização do débito ou do cadastro fiscal no prazo de até 90 dias contados a partir da ciência da comunicação da exclusão — art. 31, § 2º, da LC 123/2006, com a redação dada pela Lei Complementar nº 216, de 28 de julho de 2025.

O prazo anterior era de 30 dias. Um alerta de honestidade: o documento "Perguntas e Respostas Simples Nacional", na versão de 21/11/2025, ainda menciona 30 dias nos itens 12.5 e 12.7. O prazo vigente é o de 90 dias, conforme a LC 216/2025 e as comunicações oficiais do CGSN de 15/08/2025 e 01/04/2026.

Fonte: LC 123/2006, arts. 16, 17, 31 e 32; LC nº 216/2025; LC nº 214/2025; Resolução CGSN nº 140/2018. Consulta em 23/08/2026.

Como regularizar dentro do prazo

A empresa deve regularizar a totalidade dos débitos por pagamento à vista, parcelamento ou compensação — regularizar 90% não serve. Feito isso no prazo, a exclusão torna-se automaticamente sem efeito, sem qualquer procedimento e sem ir a uma unidade da Receita. E se o débito não existir? Vindo de erro de preenchimento da DASN ou do PGDAS-D, basta a retificadora e aguardar cerca de 5 dias úteis para conferir a situação fiscal.

Contestação serve para quem discorda do débito, não para quem vai pagar; é protocolizada no e-CAC, em "Solicitar Serviço via Processo Digital". Quanto ao prazo, leia o que está no seu próprio Termo: o ciclo de 2025 informou 30 dias da ciência, com base no Decreto nº 70.235/1972, e o de 2026 informou 20 dias úteis — há divergência entre as comunicações oficiais e não localizamos a norma que teria alterado o prazo. A impugnação tem efeito suspensivo, e por isso não cabe pedir nova opção enquanto o processo corre.

Para dimensionar: entre 20 e 23 de março de 2026 foram disponibilizados no DTE-SN 1.102.924 Termos de Exclusão — 404.368 MEI e 698.556 ME/EPP —, com dívidas em torno de R$ 12,9 bilhões. Quem não regularizar será excluído a partir de 01/01/2027. E repare: esse ciclo ocorreu em março, não no segundo semestre.

Se a exclusão acontecer, os efeitos começam no ano-calendário seguinte ao da ciência e a empresa passa a seguir as normas das demais pessoas jurídicas, podendo optar pelo lucro presumido ou pelo lucro real. Vale ler antes o comparativo entre Simples Nacional e Lucro Presumido e o guia de qual regime tributário escolher. Para reingressar, a LC nº 214/2025 mudou de janeiro para setembro o período de opção — para o MEI continua sendo janeiro. Se o seu caso é MEI que ultrapassou o teto, veja MEI que estourou o limite.

CNPJ inapto: o que leva a isso e como reverter

Muita empresa descobre que está inapta quando um cliente avisa que a nota não foi aceita. É tarde, mas tem conserto.

A inscrição no CNPJ pode estar em cinco situações: ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula (IN RFB nº 2.119/2022, art. 9º). Será declarada inapta a inscrição da pessoa jurídica que deixar de apresentar obrigações acessórias por, no mínimo, 90 dias a contar da omissão (Lei nº 9.430/1996, art. 81, I). Circula muito a expressão "dois exercícios consecutivos", que aparece como explicação em página da Receita — mas a norma fixa 90 dias. A inaptidão é formalizada por Ato Declaratório Executivo, consultável em "Editais e ADE eletrônicos".

Os efeitos doem. A entidade inapta entra no Cadin e fica impedida de participar de concorrência pública, celebrar contratos com recursos públicos, obter incentivos, transacionar com bancos — inclusive movimentar conta-corrente — e emitir documento fiscal eletrônico. Pior: documento emitido por CNPJ inapto é inidôneo e não produz efeitos tributários em favor de terceiro, então o seu cliente perde o crédito por causa da sua irregularidade.

Como reverter

A entidade inapta regulariza a situação entregando pela internet as declarações exigidas. Três detalhes decidem o resultado: é preciso sanear todas as omissões, sem que reste nenhuma; o processamento é diário, considerando as omissões do relatório de situação fiscal até as 17 horas; e a reversão não gera novo e-ADE, sendo confirmada pelo "Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral".

Há um prazo silencioso correndo: pode ser baixada de ofício a inscrição inapta que não regularizar nos 180 dias seguintes — e baixar não apaga dívida, porque as obrigações não cumpridas poderão ser exigidas dos responsáveis tributários. Para quem parou de operar mas segue acumulando omissão, há a alternativa de mudar o CNPJ para suspenso por interrupção temporária das atividades: a partir daí não são mais exigidas DCTF, DCTFWeb, ECF e EFD-Contribuições vincendas.

Declarações em atraso vêm antes do parcelamento

Esta é a inversão que mais economiza dinheiro. Parcelar antes de regularizar as declarações sai caro: a omissão continua gerando pendência, alimenta a inaptidão e, se a fiscalização chegar primeiro, a multa deixa de ser reduzida.

A lógica das reduções é comum a quase todas as obrigações: a multa cai pela metade quando a declaração é entregue depois do prazo mas antes de qualquer procedimento de ofício, e a 75% no prazo fixado em intimação — DCTF (Lei nº 10.426/2002, art. 7º, § 2º), DCTFWeb (Lei nº 8.212/1991, art. 32-A, § 2º) e as do Simples.

Fonte: LC 123/2006, arts. 38, 38-A e 38-B; Resolução CGSN nº 140/2018, art. 72, § 1º; Lei nº 10.426/2002, art. 7º; Lei nº 8.212/1991, art. 32-A; Decreto-Lei nº 1.598/1977, art. 8º-A; Lei nº 8.218/1991, art. 12; Portaria MTE nº 1.131/2025. Consulta em 23/08/2026.

Há reduções próprias do Simples: multas por obrigações acessórias em valor fixo ou mínimo caem 90% para o MEI e 50% para ME ou EPP (LC 123/2006, art. 38-B) — mas não valem em caso de fraude ou embaraço à fiscalização, nem se a multa não for paga em 30 dias, e não alcançam PGDAS-D e DASN. Dois lembretes: não ter receita no mês não desobriga a optante de declarar isso; e mexer no eSocial obriga a retificar a DCTFWeb, sob pena de a omissão reaparecer.

Malha fiscal e autorregularização: a janela mais barata

A Receita cruza dados pela Malha Fiscal Digital e envia "Avisos de Autorregularização" à Caixa Postal do e-CAC, com o mesmo prazo também informado por carta ao endereço do CNPJ. Nessa fase dá para corrigir as inconsistências sem qualquer medida coercitiva prévia, recolhendo ou parcelando só com os acréscimos legais e sem multa de ofício. Quem não corrige fica sujeito a auto de infração, com multa de 75% a 225%, além de juros.

Erro comum: o contribuinte não deve ir a uma unidade da Receita nem protocolar resposta ao Aviso — basta retificar as declarações e regularizar o débito. Sobre a "Autorregularização Incentivada" da Lei nº 14.740/2023, o prazo geral de adesão encerrou-se em 1º de abril de 2024 e não localizamos programa aberto nesses moldes em 2026: hoje o equivalente é a transação por edital.

Quais parcelamentos existem hoje

Os caminhos mudam conforme o tipo de débito e o órgão onde ele está. Escolher o errado custa desconto — ou impede a inclusão do débito.

No parcelamento ordinário da Receita Federal, tributos federais não inscritos vão em até 60 parcelas, com mínimo de R$ 500,00 para pessoa jurídica (Lei nº 10.522/2002) — ficam de fora os do Simples Nacional/MEI. Três pontos que ninguém conta antes: o pedido importa confissão irretratável da dívida; as parcelas seguem Selic mais 1% no mês do pagamento; e a falta de pagamento de 3 parcelas rescinde o acordo.

No parcelamento convencional do Simples Nacional, o pedido pode ser feito a qualquer tempo, em até 60 parcelas, com mínimo de R$ 300,00. Uma particularidade surpreende: o contribuinte não escolhe o número de parcelas — o sistema calcula o maior possível respeitado o mínimo. E se a primeira parcela não for paga em dia, o pedido perde o efeito.

Para o que já está inscrito em dívida ativa, valem os Editais PGFN nº 6/2026 e nº 8/2026, com adesão até 30 de setembro de 2026, às 19h, em quatro modalidades: capacidade de pagamento, pequeno valor, débitos irrecuperáveis ou de difícil recuperação e débitos garantidos. Novidade de 2026: pagamento à vista com descontos maiores e dispensa de entrada na modalidade por capacidade de pagamento.

Na Receita Federal, a novidade são os editais de transação no contencioso administrativo, ambos com adesão até 30 de outubro de 2026: o Edital RFB nº 9/2026, para créditos de até R$ 50 milhões, e o Edital RFB nº 10/2026, de pequeno valor, até 60 salários mínimos por processo — R$ 97.260,00 em 2026. Duas restrições fecham o raciocínio: nos editais da RFB não entram débitos apurados no Simples Nacional, exceto multas por atraso de obrigação acessória; e a adesão ao DTE é requisito obrigatório para aderir às transações da RFB por edital. Quem ignorou a caixa postal não entra nem no acordo que resolveria o problema.

Fonte: Lei nº 10.522/2002 e IN RFB nº 2.063/2022; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 46 a 54; Editais PGFN nº 6/2026 e nº 8/2026; Editais RFB nº 9/2026 e nº 10/2026; Lei nº 13.988/2020. Consulta em 23/08/2026.

Certidão negativa: o objetivo final

Todo o trabalho anterior existe para chegar aqui. A Certidão de Regularidade Fiscal comprova a situação do contribuinte perante a Receita Federal e a PGFN (Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014). São três resultados: negativa (CND), plena regularidade; positiva com efeitos de negativa (CPEND), pendências com exigibilidade suspensa, como no parcelamento; e positiva, pendências sem suspensão.

Guarde o prazo: a certidão vale 180 dias. A emissão é feita no serviço "Certidões Federais (CND)", no site da Receita Federal, com atendimento imediato e sem custo. Se ela não sair, use o serviço "Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão" — quase sempre sobrou uma omissão fora do radar.

Um dos benefícios expressos do parcelamento, na Lei nº 10.522/2002, é obter a regularidade fiscal perante a RFB e poder participar de licitações e contratos. Uma observação de honestidade técnica: circula muito que a certidão seria exigida para qualquer empréstimo bancário e para baixar a empresa na Junta Comercial — não confirmamos essas exigências em fonte oficial. Se a sua operação depende de uma exigência específica, confirme com o órgão antes de planejar prazos.

A ordem certa, em uma lista

Reunindo o que os manuais oficiais orientam, a sequência é esta.

1. Leia o DTE e a Caixa Postal do e-CAC. É aqui que os prazos já podem estar correndo.
2. Gere o Relatório de Situação Fiscal por "Minhas dívidas e pendências", cobrindo RFB e PGFN.
3. Verifique a situação cadastral do CNPJ. Se estiver inapta, será preciso sanear todas as omissões.
4. Entregue e retifique as obrigações omissas antes de qualquer procedimento de ofício, garantindo a redução das multas à metade.
5. Corrija erros de declaração antes de pagar. Erro no PGDAS-D ou na DASN se resolve com retificadora; em débito já inscrito, peça a revisão no Regularize.
6. Regularize o débito remanescente à vista, parcelado ou por compensação, separando por órgão: não inscritos na RFB, inscritos na PGFN.
7. Aguarde cerca de 5 dias úteis e confira se os débitos continuam exigíveis.
8. Emita a CND ou a CPEND para confirmar a regularidade obtida.

Depois do acordo fechado o trabalho não acabou: a inadimplência gera inscrição no Cadin e risco de rescisão, e a consulta ao DTE-SN precisa virar rotina. Se a sua empresa chegou a esse ponto sem ninguém avisar, vale ler sobre o que um contador faz pela sua empresa e sobre os sinais de que está na hora de trocar de contador. Se a decisão já está tomada, veja como funciona a troca de contabilidade sem dor de cabeça.

Conclusão

Regularizar uma empresa com pendências no fisco é menos sobre dinheiro e mais sobre sequência: o diagnóstico vem antes do pagamento, as declarações antes do parcelamento e a certidão é consequência, não ponto de partida.

Dois prazos merecem entrar na sua agenda. Chegando Termo de Exclusão do Simples Nacional, são 90 dias contados da ciência — prazo do art. 31, § 2º, da LC 123/2006 com a redação da LC 216/2025, e não os 30 dias que ainda circulam. E, como o DTE é obrigatório para todas as pessoas jurídicas desde 01/01/2026, a ciência pode já ter começado a correr sem que ninguém tenha aberto a mensagem.

O próximo passo não é pagar. É abrir a caixa postal, gerar o relatório e montar o plano na ordem — e o que parecia bloqueio permanente vira cronograma com data para terminar. Antes de contratar, vale entender quanto custa a contabilidade mensal para o seu porte.

Perguntas frequentes