7 sinais de que o seu contador é ruim (e como confirmar cada um sozinho)

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Você desconfia da sua contabilidade, mas não tem prova nenhuma. Como saber se os sinais de contador ruim que você está vendo são impressão sua ou problema de verdade? A dúvida trava a decisão, e enquanto ela trava, o prazo corre.

Este artigo resolve isso: cada um dos 7 sinais vem com o lugar exato onde você mesma confere, sem depender da palavra de ninguém — e-CAC, Portal do Simples Nacional, eSocial, consulta de CNPJ e o contrato assinado.

Antes de acusar: é erro de rotina ou problema real?

Existe diferença enorme entre um escritório que errou uma vez e um que está deixando a sua empresa na chuva. Confundir os dois faz você trocar por um motivo ruim e cair num pior.

Erro de rotina é isolado, é comunicado por quem errou antes de você descobrir e vem com correção: o escritório avisa, assume a multa quando a falha foi dele e mostra o comprovante.

Problema real tem outra assinatura: repetição, opacidade e conta que sobra para você. A mesma obrigação atrasa de novo, ninguém avisa e a multa aparece no extrato sem explicação.

Contador sobrecarregado não é contador desonesto

Vale dizer com todas as letras: um contador com carteira grande demais para a equipe que tem vai demorar a responder e perder prazo. É problema de capacidade, motivo legítimo para procurar outro escritório. Mas não é fraude e não merece o mesmo julgamento.

A NBC PG 300 (R1), que rege quem presta serviços contábeis a terceiros, registra no item 330.3A2 que honorários muito baixos para ganhar um cliente criam ameaça de interesse próprio, porque dificultam executar o serviço conforme as normas técnicas. Antes de concluir que paga caro ou barato, veja o que compõe o custo de uma contabilidade mensal.

E contabilidade online também não é sinal de nada

O formato de atendimento não tem relação com a qualidade técnica: existe escritório de porta aberta que perde prazo e operação remota que entrega tudo em dia. A comparação está em contabilidade online ou presencial. O que importa é verificável: registro ativo, obrigações no prazo, escrituração feita e contrato escrito.

Sinal 1: a obrigação foi entregue em atraso

Este é o sinal mais objetivo de todos: prazo tem data e transmissão tem recibo. Na empresa optante pelo Simples Nacional, o PGDAS-D vence até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração e a DEFIS vence em 31 de março do ano subsequente. Desde 1º de janeiro de 2026, pela Resolução CGSN 183/2025, a multa do PGDAS-D passou a correr do dia seguinte ao término do prazo, e não mais só a partir de 1º de abril do ano seguinte — regra que alcança inclusive entregas em atraso de períodos anteriores feitas a partir de 2026.

Como confirmar sozinha

1. Peça os recibos. Solicite por escrito os recibos de transmissão dos últimos 12 meses e compare cada data com o vencimento da tabela abaixo. Recibo com data posterior ao vencimento é atraso; recibo que não existe é omissão.

2. Confira no Portal do Simples Nacional. O acesso não depende do escritório: o código de acesso é gerado no próprio portal do Simples Nacional, com CNPJ, CPF do responsável e número do recibo da última declaração. Com ele, ou com o e-CNPJ, você vê as apurações transmitidas mês a mês — mês sem declaração aparece como buraco na sequência.

Fonte: LC 123/2006, arts. 38 e 38-A; Resolução CGSN 183/2025; Receita Federal (orientação sobre PGDAS-D e DEFIS); CLT, art. 47 (Lei 13.467/2017). Percentual e mínimo da MAED da DCTFWeb não são publicados aqui por não terem sido confirmados em fonte oficial.

Um detalhe joga a seu favor: na DEFIS há redução de 50% da multa quando a declaração é entregue espontaneamente, antes de qualquer procedimento de ofício. E a régua: um mês entregue no dia 21, comunicado e com a multa assumida, é falha operacional; três meses seguidos é padrão.

Sinal 2: você descobre as coisas pelo fisco

Este sinal inverte a ordem natural da relação: quem deve avisar é quem cuida. Quando a primeira notícia chega por intimação ou por aviso de exclusão, a informação percorreu o caminho errado.

A Receita não declara um CNPJ inapto do nada: antes, emite um Termo de Intimação por Omissão na Entrega de Declarações. Existe uma janela de aviso. Se ela passou sem que ninguém te comunicasse, a comunicação entre a empresa e quem cuida dela está quebrada.

O mesmo vale para débito. A ME ou EPP com débito junto ao INSS ou às Fazendas Federal, Estadual ou Municipal, cuja exigibilidade não esteja suspensa, não pode recolher pelo Simples (LC 123/2006, art. 17, V). Mas a lei dá saída: permanece quem comprovar a regularização em até 90 dias da ciência da comunicação de exclusão, prazo ampliado de 30 para 90 pela LC 216/2025. Não regularizado, a exclusão vale a partir do ano-calendário seguinte. Perder esse prazo por falta de aviso é mudar de regime sem ter escolhido.

Como confirmar sozinha

O ponto de partida é o e-CAC, acessado com o e-CNPJ da empresa ou com conta gov.br em nível compatível — a lista dos serviços do e-CAC está no portal da Receita.

Lá dentro há uma verificação que quase ninguém faz: em Minhas Autorizações de Acesso, nas abas de procurações concedidas e recebidas, você vê quem pode agir em nome da sua empresa e em quais serviços. Alguém que você não reconhece, ou um escritório com quem já encerrou a relação, é achado objetivo, não sensação. E se já chegou intimação, a autorregularização está no artigo sobre empresa que caiu na malha fina.

Sinal 3: a empresa não tem escrituração contábil

O sinal mais caro e o mais silencioso: não gera multa imediata, não chega por intimação e pode durar anos sem ninguém perceber. Até a hora de distribuir lucro.

O Código Civil é direto: o art. 1.179 obriga o empresário e a sociedade empresária a manter escrituração uniforme dos livros e a levantar anualmente balanço patrimonial e de resultado econômico, e o art. 1.182 põe essa escrituração sob responsabilidade de contabilista legalmente habilitado. É daí que vem a expressão responsabilidade técnica. Escrituração não é item de pacote premium: é obrigação legal da empresa.

O que você perde sem ela

A LC 123/2006 isenta de Imposto de Renda os lucros distribuídos ao titular ou sócio de optante pelo Simples, salvo pró-labore, aluguéis e serviços prestados. Mas o § 1º do art. 14 impõe um teto quando não há escrituração: a isenção fica limitada ao percentual de presunção do art. 15 da Lei 9.249/1995 sobre a receita bruta, menos o valor devido no Simples no período. E o § 2º diz que esse limite não se aplica se a empresa mantiver escrituração contábil e evidenciar lucro superior.

É a escrituração que autoriza distribuir lucro isento acima da presunção. Sem ela, dinheiro que sairia isento sai tributado todo ano. Essa conta está no artigo sobre distribuição de lucros e o lastro contábil que a Receita exige.

Como confirmar sozinha

É o teste mais simples do artigo. Peça, por escrito, os documentos do último exercício.

O resultado é binário: ou os documentos existem, ou não existem. A regularidade do registro é consultável gratuitamente na Consulta Nacional do Sistema CFC/CRCs — o exercício da profissão só é lícito com registro no Conselho Regional de Contabilidade (Decreto-Lei 9.295/1946).

Se a resposta for que "para o Simples não precisa", lembre que a obrigação do art. 1.179 é da empresa. O escopo completo do serviço está em o que um contador faz pela sua empresa.

Sinal 4: ninguém responde em prazo razoável

Demora, sozinha, não é sinal: todo escritório tem pico de fechamento. Transformar impressão em diagnóstico exige um teste objetivo.

Passo 1. Envie um pedido por escrito, com data, por canal que registre o envio, pedindo algo verificável: os recibos de transmissão dos últimos 12 meses e o balanço do último exercício.

Passo 2. Abra o contrato e localize o prazo que ele prevê — a Resolução CFC 1.590/2020 exige responsabilidades das partes e cláusula rescisória com prévio aviso. Se o contrato fixa prazos, o descumprimento é objetivo. Se não diz nada, você acabou de confirmar o Sinal 7 antes da hora.

Passo 3. Cruze o silêncio com o calendário. Silêncio em semana comum é uma coisa; nos dias que antecedem o dia 20, às vésperas de 31 de março ou depois de uma intimação, é outra. O que qualifica o sinal é a coincidência entre a falta de resposta e um prazo legal correndo.

Notificar por escrito não é agressividade: é o procedimento previsto. A NBC PG 01 veda ao contador, no item 5, alínea "l", reter abusivamente livros, papéis, documentos e arquivos eletrônicos confiados à sua guarda, inclusive pelo não atendimento de notificação do contratante — a norma pressupõe que o contratante notifique. E os princípios da NBC PG 100 (R1), item 110.1, entre eles a competência profissional e o devido zelo, conversam com a falta de resposta reiterada a pedidos formais.

Sinal 5: você não sabe o que está pagando

Duas faces, as duas confirmadas com documento: honorários e imposto.

Face 1: os honorários

O Código de Ética, nos itens 7 e 8, manda o contador estabelecer por escrito o valor dos serviços na proposta, discriminando cada serviço, seu valor, a periodicidade e a forma de reajuste. A Resolução CFC 1.590/2020 repete a exigência no contrato.

O teste: procure no contrato a lista de serviços com valor ao lado de cada um. Só um valor global, sem discriminação e sem regra de reajuste, é exigência não cumprida. Não é opinião sobre preço, é conferência de cláusula.

Face 2: o imposto

Entre no Portal do Simples Nacional com código de acesso ou certificado digital e compare, mês a mês, a receita declarada com o faturamento que você conhece do caixa e das notas emitidas. Três divergências pedem atenção imediata: receita declarada menor que a real, receita em anexo diferente do que a atividade comporta e DAS pago em valor que não bate com a apuração transmitida.

E vale lembrar algo desconfortável: a responsabilidade por infrações tributárias independe da intenção do agente (CTN, art. 136) e a multa é lançada contra o contribuinte. Declaração errada feita por terceiro cobra o preço primeiro de você.

Na prática: no ato culposo — erro, negligência, atraso — o preposto responde perante o preponente, e a empresa, depois de pagar, tem direito de regresso; no ato doloso há responsabilidade solidária perante terceiros (Código Civil, art. 1.177, parágrafo único). O CTN ainda prevê responsabilidade pessoal do mandatário ou preposto nos atos com excesso de poderes (art. 135, II) e nas infrações com dolo específico contra o preponente (art. 137, III, "b"). Conferir não é desconfiança, é autodefesa.

Sinal 6: o CNPJ está com pendência cadastral

Este sinal não admite discussão. A situação cadastral do CNPJ é pública e consultável gratuitamente no site da Receita Federal, pelo comprovante de inscrição e de situação cadastral. Você lê o campo de situação: ou está regular, ou não está.

A inscrição é declarada inapta quando a empresa fica omissa na entrega de declarações ou demonstrativos por 2 exercícios consecutivos e a omissão ultrapassa 90 dias do vencimento (Lei 9.430/1996, art. 81; IN RFB 2.119/2022, arts. 38 e 39). Repare no tempo: são dois exercícios, e a conta chega inteira de uma vez.

O penúltimo item é o mais subestimado: a nota emitida depois do ato declaratório contamina também quem comprou de você. A reversão se dá pela entrega, pela internet, de todas as declarações omitidas — orientações na página da Receita sobre a declaração de inaptidão da inscrição no CNPJ, e o roteiro de saneamento está no artigo sobre como regularizar empresa com pendências.

E se a empresa tem empregado

Estenda a verificação ao eSocial, acessado com certificado digital ICP-Brasil ou conta gov.br. O ponto está no desenho do sistema: o empregador é o responsável pelas informações, não o escritório. Entre no portal do eSocial e confira se cada pessoa que trabalha na sua empresa aparece com vínculo registrado.

O preço do erro é alto: manter empregado não registrado dá multa de R$ 3.000,00 por empregado, acrescida de igual valor em cada reincidência (CLT, art. 47), reduzida a R$ 800,00 em ME ou EPP (§ 1º). Se está prestes a contratar, veja o custo real do primeiro funcionário.

Sinal 7: o contrato não existe ou não diz nada

Muita gente descobre que nunca assinou contrato nenhum só na hora de cobrar alguma coisa. E aí é tarde: é o contrato que define o que podia ser cobrado.

O contrato escrito de serviços contábeis não é praxe de mercado: é exigência normativa. A Resolução CFC 1.590/2020 está em vigor desde 1º de julho de 2020, e o art. 1º explicita a finalidade: comprovar a extensão e os limites da responsabilidade técnica. Sem contrato, não há como delimitar de quem era a obrigação de entregar o quê — e a indefinição pesa mais para quem não tem os documentos em mãos.

Como confirmar sozinha: as 13 cláusulas mínimas

O art. 2º da Resolução lista o conteúdo mínimo obrigatório. Pegue o contrato e marque uma a uma: é uma auditoria de 15 minutos.

Fonte: Resolução CFC 1.590/2020, art. 2º, alíneas "a" a "m". A inobservância da Resolução sujeita o infrator às penalidades do art. 27, alíneas "c" e "g", do Decreto-Lei 9.295/1946.

Duas cláusulas pesam no diagnóstico. A 10, da Carta de Responsabilidade da Administração, que o art. 3º manda o contratante fornecer anualmente ao contador para o encerramento do exercício: se você nunca ouviu falar dela, é provável que esse encerramento não esteja sendo feito na forma da norma. E a 12, da rescisão com prévio aviso.

Confirmou os sinais? O que fazer agora

Fonte: elaboração da Hopecont a partir de LC 123/2006; Resolução CGSN 183/2025; Lei 9.430/1996; IN RFB 2.119/2022; Código Civil; CLT, art. 47; NBC PG 01; Resolução CFC 1.590/2020.

Como ler o seu placar

Um sinal, isolado e comunicado. Converse e peça um plano de correção por escrito, com data. Escritório bom aceita ser cobrado.

Dois ou três sinais. Notifique por escrito, exija os documentos e acompanhe a regularização com data marcada. Decida por resposta, não por promessa.

Quatro ou mais, principalmente com os sinais 1, 3 e 6 juntos. Atraso recorrente, ausência de escrituração e pendência cadastral indicam que a estrutura não está dando conta da sua empresa. Aqui a troca deixa de ser questão de gosto e vira questão de risco.

Aqui este artigo para de propósito: diagnóstico e processo são coisas diferentes, e misturar as duas é o que faz gente trocar com pressa e errar de novo. Se o placar apontou para a troca, o passo a passo está em como trocar de contabilidade sem perder nada; se a dúvida agora é avaliar candidatos, o que perguntar antes de assinar está em como escolher um bom contador. E a Hopecont tem uma página para quem está trocando de contador.

Conclusão

Os sinais de contador ruim que servem para alguma coisa são os que você consegue provar: recibo com data, apuração transmitida, balanço que existe ou não existe, situação cadastral do CNPJ, cláusula que está ou não está no contrato. Tudo isso está a alguns cliques, em portais oficiais, e nada depende de autorização de quem você quer avaliar.

Vale repetir o que abriu o texto, porque é o que evita injustiça: um erro isolado, comunicado e corrigido não é o mesmo que um padrão de omissão. Contador sobrecarregado não é contador desonesto — a diferença aparece na reincidência e na disposição de mostrar comprovante quando alguém pede.

Encontrou um sinal, converse. Dois ou três, notifique por escrito. Quatro ou mais, o risco já está instalado — e a multa mínima de R$ 50,00 por mês de referência do PGDAS-D corre desde o dia seguinte ao vencimento. O calendário não espera a sua decisão.

Perguntas frequentes