O Que a Contabilidade de Empresa de Tecnologia Deve Entregar Todo Mês

Foto: Zayed Hossain / Pexels

Duas empresas de tecnologia com o mesmo faturamento podem pagar alíquotas diferentes. A diferença está no CNAE — e quase ninguém olha.

Desenvolvimento sob encomenda, licenciamento de software e suporte técnico não são a mesma coisa para a LC 123/2006. Um deles tem Fator R, outro não. Some a isso recebimento do exterior, invoice, câmbio, ISS de exportação e dev PJ, e fica claro por que contabilidade genérica não serve para empresa de tecnologia. Este artigo é a lista do que deve chegar todo mês, com o dispositivo de cada afirmação.

A lista de entregas do mês

Fontes: LC 123/2006, art. 3º, § 14, e art. 18, §§ 5º-D, 5º-F, 5º-K e 5º-M; LC 116/2003, arts. 2º e 3º; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 25, 40, 63 e 72, § 1º; IN RFB nº 2.005/2021, art. 10; IN RFB nº 2.043/2021 (EFD-Reinf).

Os três CNAEs, com o texto da CONCLA

As notas explicativas da CONCLA/IBGE separam as atividades com precisão — e é essa separação que a LC 123 usa:

• 6201-5/01 — Desenvolvimento de programas de computador sob encomenda. Compreende o desenvolvimento de sistemas para atender às necessidades do cliente, a programação com uso de ferramentas e linguagens, o fornecimento de documentação dos programas desenvolvidos sob encomenda e o desenvolvimento de projetos e modelagem de banco de dados sob encomenda. Não compreende web design (6201-5/02), programas customizáveis (6202-3/00), não customizáveis (6203-1/00) e customização (6204-0/00).
• 6202-3/00 — Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador customizáveis. Compreende o desenvolvimento de software que permite customizações e também o licenciamento ou a outorga de autorização de uso desses programas.
• 6209-1/00 — Suporte técnico, manutenção e outros serviços em tecnologia da informação. Compreende o assessoramento ao usuário (help-desk), a solução de problemas de navegabilidade, a recuperação de panes informáticas, a instalação de equipamentos e programas, e a manutenção, entendida como a disponibilização ao usuário final de modificações para atender a alterações técnicas, aprimorar recursos e corrigir falhas.

O Fator R existe em uns e não existe em outros

Aqui está a informação de maior impacto deste artigo, e ela vem de ler a LC 123/2006 até o fim.

O art. 18, § 5º-D, na redação da LC 155/2016, manda tributar pelo Anexo III uma lista fechada de atividades. Três incisos interessam à tecnologia:

• IV — elaboração de programas de computadores, inclusive jogos eletrônicos, desde que desenvolvidos em estabelecimento do optante;
• V — licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação;
• VI — planejamento, confecção, manutenção e atualização de páginas eletrônicas, desde que realizados em estabelecimento do optante.

E o § 5º-M, II manda as atividades do § 5º-D para o Anexo V quando a relação entre folha de salários e receita bruta dos doze meses anteriores for inferior a 28%.

LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-D, 5º-F e 5º-M, redação da LC 155/2016; notas explicativas da CONCLA/IBGE. O enquadramento final depende da atividade efetivamente exercida, não apenas do código cadastrado.

Uma condição que passa despercebida nos incisos IV e VI: a expressão "desde que desenvolvidos em estabelecimento do optante". Ela existe no texto e precisa ser observada — não é detalhe de redação.

Anexos III e V da LC 123/2006, redação da LC 155/2016. O valor pago é a alíquota efetiva do art. 18, § 1º.

Recebimento do exterior: Wise, Deel, Payoneer e o que muda

Receber em dólar ou euro é rotina em empresa de tecnologia. E a primeira coisa a dizer é o que não muda: a moeda em que o cliente paga não altera a natureza do serviço, não altera o anexo e não cria isenção nenhuma por si só.

O que muda de verdade são três coisas concretas:

1. A conversão. A receita bruta é o valor do serviço prestado, convertido para reais. Taxa da plataforma, spread de câmbio e tarifa bancária são despesas — aparecem na DRE e reduzem o lucro, não a base do imposto. Declarar o líquido que caiu na conta é declarar a menos.
2. O lastro documental. A operação precisa de invoice, contrato e registro do ingresso dos recursos, com a conciliação entre os três. Recebimento sem documento é o achado mais comum em fiscalização de empresa de tecnologia.
3. A segregação no PGDAS-D. Receita de exportação tem tratamento próprio na apuração (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 25), e precisa ser informada como tal.

Sobre as plataformas: Wise, Deel e Payoneer são meios de recebimento e conversão. Elas não decidem o tratamento fiscal da operação — quem decide é o contrato, o serviço prestado e onde o resultado se verifica. Usar uma ou outra não torna a receita isenta nem dispensa a nota fiscal. O que elas mudam é o custo da operação e o formato do extrato que a conciliação vai usar.

ISS na exportação: os requisitos da LC 116

Este é o ponto em que mais se afirma coisa demais. A regra completa está em dois trechos do mesmo artigo da LC 116/2003, e eles precisam ser lidos juntos:

Para quem está no Simples, vale registrar que a receita de exportação recebe tratamento específico na apuração do DAS pela Resolução CGSN nº 140/2018 — mas isso não substitui a análise dos requisitos da LC 116 para o ISS, nem dispensa a documentação da operação. Aprofundamos o tema em dev PJ recebendo do exterior.

Nota fiscal e invoice: não são a mesma coisa

A invoice é o documento comercial internacional: descreve o serviço, o valor, as partes e as condições. Ela sustenta o contrato e o câmbio.

A nota fiscal de serviço é o documento fiscal brasileiro, emitido no sistema do município. A obrigação de emitir decorre da legislação municipal, e a forma de tratar a exportação varia — alguns municípios têm campo ou regime próprio para isso.

Ter invoice não dispensa a nota, e ter nota não dispensa a invoice quando a operação é internacional. Empresa de tecnologia que atende fora precisa dos dois, e da conciliação entre eles e o extrato — é essa conciliação que uma das linhas da tabela de entregas exige.

EFD-Reinf: quando ela aparece

A EFD-Reinf não é uma obrigação de toda empresa de tecnologia todo mês — ela existe para escriturar retenções e outras informações previdenciárias e de contribuições que não passam pelo eSocial.

Ela entra em cena quando há fato gerador: retenções sofridas ou efetuadas em determinadas situações, pagamentos a beneficiários sujeitos a retenção na fonte informados por esse canal, e outras hipóteses previstas na norma. A empresa de tecnologia no Simples, sem esses eventos, frequentemente não tem informação a prestar em um mês qualquer.

O que a contabilidade deve entregar aqui não é "a EFD-Reinf todo mês", e sim a resposta a uma pergunta: houve fato gerador neste mês? Se houve, transmitir; se não houve, dizer que não houve. Tratar como obrigação automática gera trabalho inútil; tratar como inexistente gera omissão.

Dev PJ: o que a nota fiscal resolve e o que ela não resolve

A contratação de desenvolvedores como pessoa jurídica é a norma no setor, e ela é perfeitamente possível. O que gera confusão é o que essa forma decide e o que ela não decide.

Do outro lado, a nota fiscal também não é escudo: se a rotina tem horário controlado, ordens diretas, pessoalidade e integração à estrutura como qualquer empregado, a forma contratual não muda os fatos. Essa é uma discussão trabalhista, não contábil, e o lugar de resolvê-la é no desenho do contrato e da rotina — antes, não depois.

Para a empresa contratante, há ainda um efeito tributário direto: nota fiscal de dev PJ não entra na folha de salários e, portanto, não compõe o Fator R. Empresa de desenvolvimento que terceiriza quase tudo tende a ficar com Fator R baixo — e, pela regra do § 5º-M, a cair no Anexo V justamente na receita de desenvolvimento.

Pró-labore e o efeito no anexo

Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho. Em 2026: teto de contribuição do INSS de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026), 11% do sócio chegando a R$ 932,31 por mês, piso no salário mínimo de R$ 1.621,00.

Em empresa de tecnologia pequena, com sócios que programam e poucos empregados, o pró-labore costuma ser o principal componente da folha — e portanto o principal determinante do Fator R na receita de desenvolvimento. Mas isso só vale para a parcela de receita sujeita ao § 5º-D. Na receita de suporte, o pró-labore não muda o anexo, o que não o torna dispensável: ele continua obrigatório e continua construindo a previdência do sócio.

Simples ou Lucro Presumido

Cálculo aritmético a partir da Lei 9.249/1995, arts. 3º, 15 e 20; Lei 7.689/1988, art. 3º, II; Lei 9.715/1998, art. 8º, I; Lei 9.718/1998, art. 8º. O adicional de IRPJ de 10% sobre a parcela da base que exceder R$ 20.000,00 por mês não está no subtotal.

Some, no Presumido, os 20% de contribuição patronal sobre folha e pró-labore, que no Simples estão dentro do DAS — em empresa de tecnologia com equipe CLT, essa linha costuma decidir a comparação. O teto do Presumido é de R$ 78 milhões de receita anual (Lei 9.718/1998, art. 8º); o do Simples, R$ 4,8 milhões, com o limite adicional de exportação do art. 3º, § 14, da LC 123/2006.

A leitura prática: com Fator R acima de 28% na receita de desenvolvimento, o Anexo III vence com folga. Com Fator R baixo e faturamento alto, o Anexo V se aproxima do Presumido, e a decisão passa a depender do ISS do município e do tamanho da folha.

Investimento, due diligence e o que o balanço precisa mostrar

Empresa de tecnologia que pretende captar tem uma razão adicional — e das mais concretas — para manter escrituração contábil completa: a due diligence começa pelo balanço.

O que costuma ser pedido e não existe: balanços dos últimos exercícios, DRE consistente com a receita declarada, conciliação entre receita contábil e o que foi informado no PGDAS-D, contratos de clientes, contratos com os desenvolvedores e a documentação dos recebimentos do exterior. Cada item ausente vira desconto na avaliação ou cláusula de retenção no contrato.

Dois pontos específicos a organizar antes de conversar com investidor: a titularidade da propriedade intelectual — o código precisa pertencer à empresa, e isso depende dos contratos com quem escreveu — e a consistência entre os números contábeis e os números apresentados. Divergência entre o deck e o balanço é o tipo de coisa que a diligência encontra sempre.

Stock options e vesting: o que tratar antes

Plano de opções e cronograma de vesting são instrumentos comuns no setor, e envolvem três frentes que precisam conversar entre si: a societária (como as opções se convertem em participação, e o que o contrato social e o acordo de sócios preveem), a contábil (como o plano é registrado e o que ele faz com o patrimônio) e a tributária e trabalhista (o tratamento dos ganhos e a natureza da concessão).

É um tema com discussão em curso, e a orientação honesta é a mesma para qualquer empresa: a modelagem precisa ser feita antes da concessão, com o plano escrito e com as três frentes alinhadas — e a análise é caso a caso, porque o desenho do plano muda o resultado. Prometer um tratamento fiscal específico antes de ler o plano é o caminho mais curto para um problema alguns anos depois.

Checklist do contador de TI

A pergunta 2 é a que separa quem leu a lei de quem aplicou regra de bolso. Se a resposta for "toda receita de TI tem Fator R", peça o inciso.

O que fica

Empresa de tecnologia é o caso em que o CNAE deixa de ser cadastro e vira decisão tributária. Desenvolvimento e licenciamento estão no § 5º-D e têm Fator R; suporte e manutenção chegam ao Anexo III pelo § 5º-F e não têm. Quem faz as duas coisas precisa da receita separada — e da apuração mostrando essa separação.

No recebimento do exterior, a regra é mais simples do que parece e mais exigente do que se diz: a moeda não decide nada, e o ISS depende de onde o resultado do serviço se verifica, pelo parágrafo único do art. 2º da LC 116/2003. O que sustenta tudo isso é documentação — invoice, contrato, câmbio e conciliação.

Perguntas frequentes