O Que a Contabilidade de Loja Virtual Deve Entregar Todo Mês

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E-commerce não é uma atividade. É um canal de venda.

Isso parece detalhe e decide quase tudo: o CNAE não sai de "vender pela internet", sai da mercadoria que você vende. E como a mercadoria define o CNAE, ela também define a NCM, se tem substituição tributária, se tem DIFAL e quanto sobra de margem depois do imposto. Este artigo é a lista do que a contabilidade de uma loja virtual deve entregar todo mês — com o fechamento mensal que amarra o repasse do marketplace à receita declarada.

O fechamento mensal, na ordem

Esta é a tabela que a loja deveria receber todo mês, na sequência em que os números precisam bater. Cada linha depende da anterior.

Fontes: Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 2º, II, 40, 63, 72, § 1º, 77 e 78; LC 123/2006, art. 13, § 1º, XIII, e art. 18; IN RFB nº 2.005/2021, art. 10.

A etapa 2 é a que mais falha e a mais barata de conferir: o total das notas emitidas tem que ser igual à venda bruta declarada. Quando não é, o problema está sempre em uma das duas pontas — venda sem nota ou nota sem venda —, e as duas aparecem em cruzamento.

E-commerce é canal, não atividade

Vender por site próprio, por marketplace, por rede social ou por telefone são formas de alcançar o cliente. A operação, do ponto de vista fiscal, continua sendo a mesma: comércio de mercadoria.

Isso tem consequência direta: você não procura "o CNAE de loja virtual". Você procura o CNAE do que você vende — e, se vender por canal remoto, isso normalmente já está contemplado na própria subclasse da mercadoria.

O CNAE sai do produto — com o texto da CONCLA

Vale ler o que a CONCLA/IBGE efetivamente escreve sobre o código mais citado como "o CNAE de e-commerce":

Compare com dois exemplos de comércio especializado, também pela CONCLA:

• 4781-4/00 — Comércio varejista de artigos do vestuário e acessórios. Roupas novas de qualquer material, acessórios e complementos. A nota exclui expressamente calçados (4782-2/01), artigos de viagem (4782-2/02), roupas usadas (4785-7/99), perucas (4789-0/99) e artigos esportivos (4763-6/02) — cada um com o seu próprio código.
• 4772-5/00 — Comércio varejista de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal. Inclui fraldas descartáveis e absorventes; exclui produtos farmacêuticos com manipulação de fórmula.

E, para o caso realmente não especializado e organizado por departamentos, existe o 4713-0/04 — Lojas de departamentos ou magazines, cuja nota também inclui o comércio fora de lojas via internet.

Venda bruta, comissão e frete: onde a base se define

Este é o erro mais caro do setor, e ele é de conceito, não de cálculo.

O art. 2º, II, da Resolução CGSN nº 140/2018 estabelece que da receita bruta se excluem apenas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos. Nada mais.

• Comissão do marketplace — despesa. Não reduz a base.
• Taxa de intermediação e de antecipação — despesa. Não reduz a base.
• Frete cobrado do cliente — compõe o valor da operação quando é cobrado na venda.
• Frete subsidiado pela plataforma — precisa ser lido no relatório de repasse, porque muda o que entra e o que sai.
• Cancelamento — reduz, com nota cancelada.
• Devolução — tratada com nota de devolução, com efeito no estoque.

Conciliação de marketplace: como ela é feita

Mercado Livre, Shopee e Amazon são exemplos de canais com relatórios próprios, cada um com o seu formato e a sua nomenclatura. O método de conciliação, porém, é o mesmo em todos:

1. Baixar o relatório de vendas do período, com o valor bruto de cada pedido.
2. Baixar o relatório de repasses, com comissões, taxas, frete e ajustes detalhados.
3. Somar o bruto e comparar com o total das notas emitidas no mesmo período.
4. Somar o líquido e comparar com o extrato bancário.
5. Investigar a diferença — e sempre haverá alguma, por causa do corte de datas entre pedido, envio, entrega e repasse.

Os pontos que produzem divergência com mais frequência: pedido de um mês repassado no mês seguinte; cancelamento depois da emissão da nota; devolução com estorno parcial; reembolso de frete; e multa ou bonificação da plataforma lançada fora do pedido.

Uma observação sobre regras de plataforma: cada marketplace tem políticas próprias de repasse, prazo e retenção, e elas mudam com frequência. Política comercial de plataforma não é legislação tributária — o que define a obrigação fiscal é a lei; o relatório serve para documentar o que aconteceu.

O que fica fora do DAS — e por que não é todo mundo

O DAS não cobre tudo. O art. 13, § 1º, XIII, da LC 123/2006 lista as hipóteses de ICMS que continuam devidas por fora, entre elas as operações sujeitas ao regime de substituição tributária, a importação, a aquisição de mercadoria desacompanhada de documento fiscal e o diferencial de alíquota nas entradas interestaduais.

O efeito prático do que fica fora do DAS é duplo: são guias adicionais a pagar e são receitas que precisam ser segregadas no PGDAS-D, para que o sistema retire a parcela correspondente do ICMS da alíquota do Anexo I. Segregação esquecida é imposto pago duas vezes.

NCM: o código que decide os outros

A NCM é a classificação fiscal da mercadoria. Ela aparece na nota, e é a partir dela que se determina:

1. se o produto está sujeito a substituição tributária em cada estado;
2. a alíquota aplicável na operação;
3. a tributação na importação, quando há;
4. a exigência de CEST, quando cabível.

Classificação errada não é problema de digitação: ela erra a apuração inteira do produto. E é um trabalho que precisa ser feito na entrada do item no catálogo, não quando a fiscalização pergunta. Detalhamos o tema em classificação fiscal (NCM).

Estoque e notas de entrada

Loja virtual tem estoque, mesmo quando o estoque está no galpão do marketplace. O art. 63 da Resolução CGSN nº 140/2018 lista os livros da optante, entre eles o Registro de Entradas e o Registro de Inventário.

A conta que precisa fechar é simples e implacável: estoque inicial + compras − vendas = estoque final. Quando não fecha, as explicações costumam ser três: compra sem nota, venda sem nota, ou perda e avaria não registradas. A DEFIS de março é onde essa diferença fica registrada — e ela não se constrói em março, constrói-se ao longo do ano.

Para quem opera com estoque em centro de distribuição de terceiro, há ainda o controle de remessa e retorno, com as notas correspondentes: a mercadoria sai do seu estoque físico mas continua sendo sua até a venda.

Dropshipping e importação

Dropshipping é um modelo logístico: o vendedor anuncia, o fornecedor envia. Ele não cria um regime fiscal próprio, e a operação precisa ser lida pelo que de fato acontece.

Quando o fornecedor está no Brasil, a operação é uma revenda comum, com nota de entrada e nota de saída — a diferença é só que a mercadoria não passa fisicamente pelo seu endereço, o que exige tratamento correto das notas de remessa por conta e ordem.

Quando o fornecedor está no exterior, entra a importação, e aí há um conjunto próprio de obrigações: tributos incidentes na entrada, o ICMS da importação, que fica fora do DAS pelo art. 13, § 1º, XIII, da LC 123/2006, documentação aduaneira e responsabilidade sobre o produto. Vender como se fosse revenda nacional o que é importação é o erro estrutural desse modelo. Aprofundamos em como abrir empresa para dropshipping.

Anexo I: quando a receita comercial está efetivamente enquadrada

A receita de venda de mercadoria é tributada pelo Anexo I da LC 123/2006. Isso vale para a receita que efetivamente é de comércio — e é por isso que a separação importa em loja que também presta serviço (montagem, personalização, assinatura, curso).

Anexo I da LC 123/2006, redação da LC 155/2016. A alíquota efetiva se calcula pela fórmula do art. 18, § 1º: (RBT12 × alíquota − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Duas notas necessárias. Primeira: a alíquota efetiva não é a nominal — uma loja com R$ 720 mil de receita nos últimos doze meses paga (720.000 × 9,50% − 13.860) ÷ 720.000, ou seja, 7,58%, e não 9,50%. Segunda: dessa alíquota, a parcela do ICMS é segregada quando a receita tem substituição tributária, o que reduz o efetivo daquela parcela.

Precificação tributária: o imposto entra antes do preço

A maior parte das lojas define preço olhando o custo do produto e a concorrência, e descobre o imposto no fim do mês. A ordem correta é a inversa.

O que precisa entrar na formação do preço de um item de e-commerce:

1. Custo de aquisição, com o frete de entrada.
2. Tributo sobre a venda — a alíquota efetiva do Anexo I aplicável à sua faixa, já considerando a segregação do ICMS quando houver ST.
3. Comissão do canal, que varia por marketplace e por categoria.
4. Custo de envio efetivamente suportado pela loja.
5. Taxa de meio de pagamento e custo de antecipação.
6. Provisão de devolução, que em algumas categorias é relevante.

Balancete, DRE e margem por canal

A DRE de e-commerce só serve quando é por canal. O mesmo produto vendido no site próprio, no Mercado Livre e na Shopee tem comissões diferentes, custos de envio diferentes e, muitas vezes, preços diferentes — e o agregado esconde qual canal paga a conta.

O que a segmentação precisa mostrar: receita bruta por canal, comissões e taxas por canal, custo da mercadoria vendida, custo de envio suportado, devoluções e o resultado de cada um. É comum a descoberta de que o canal de maior volume é o de menor margem.

O balancete e o balanço, além disso, sustentam a distribuição de lucro com lastro contábil e o crédito para capital de giro, que em e-commerce costuma ser a restrição real de crescimento, já que estoque consome caixa antes de gerar receita.

Checklist do contador de e-commerce

As perguntas 3 e 9 sozinhas já separam a contabilidade que acompanha a loja da que só emite guia.

O que fica

Loja virtual tem duas verdades que, aceitas, resolvem a maior parte dos problemas. A primeira: o CNAE sai do produto, não do canal — e a leitura das notas explicativas da CONCLA é o que garante o enquadramento certo. A segunda: a receita é a venda bruta, e o repasse que cai na conta já é outra coisa.

Entre as duas está o trabalho que precisa acontecer todo mês: a conciliação. É ela que faz o relatório da plataforma, a nota emitida, o estoque e a guia contarem a mesma história — e é a ausência dela que transforma um ano inteiro de operação numa auditoria em março.

Perguntas frequentes