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Chega a guia, você paga, e parece que acabou. Para loja virtual, quase nunca acabou.
O Simples Nacional simplificou o pagamento em uma guia só. Não simplificou a escrituração — e no comércio, onde existe estoque, nota de entrada e ICMS que fica de fora, a diferença entre as duas coisas custa caro. Este é o mapa do que a sua loja entrega ao longo do ano, com o dispositivo de cada item.
Resposta rápida
A loja virtual do Simples Nacional entrega, além do DAS: o PGDAS-D todo mês até o dia 20 — que é confissão de dívida e vale até em mês sem venda —, a DEFIS até 31 de março, e os livros do art. 63 da Res. CGSN 140/2018: Caixa, Registro de Inventário e Registro de Entradas. Fora da guia ficam o ICMS-ST, o da importação, o da mercadoria sem nota e o diferencial das compras interestaduais. Quem usa regime de caixa ainda precisa manter o registro do Anexo IX — sem ele, a opção é desconsiderada de ofício.
Nenhuma dessas obrigações é difícil isolada. O que pesa é manter as doze competências em dia enquanto a loja vende. Veja também a contabilidade para e-commerce e marketplace.
Falar com um contadorO DAS é a guia. As obrigações são outra coisa
Muita loja virtual funciona assim: todo mês chega uma guia, ela paga, e pronto. A sensação é de que o Simples Nacional resolveu tudo.
Não resolveu. O DAS é só o pagamento. Antes dele existe uma declaração mensal, depois dele existe uma declaração anual, e ao lado dos dois existem livros que a lei manda escriturar e tributos que ficam fora da guia. Nada disso é opcional, e quase nada disso aparece no extrato do banco.
Esta página é o mapa do que a loja virtual do Simples entrega ao longo do ano, com o dispositivo de cada coisa e o que custa deixar passar.
PGDAS-D: todo mês, e é confissão de dívida
O cálculo do DAS não é automático: ele sai de uma declaração. O artigo 38 da Resolução CGSN nº 140/2018 determina que o valor devido seja apurado "por meio da declaração gerada pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório (PGDAS-D)".
E o § 2º do mesmo artigo diz a parte que muda o peso da coisa: as informações prestadas no PGDAS-D "têm caráter declaratório, constituindo confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos".
O que isso significa na prática
Declarar errado no PGDAS-D não é só calcular errado. É confessar uma dívida. Se você informa uma receita menor do que a real, a diferença não some — ela vira lançamento com acréscimos quando a fiscalização cruzar com as notas emitidas e com os repasses das plataformas.
O pagamento vence no dia 20 do mês seguinte ao da receita, pelo artigo 40 da mesma Resolução. E a declaração precisa ser transmitida mesmo em mês sem receita — loja parada também declara.
DEFIS: uma vez por ano, até 31 de março
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é a prestação de contas anual da empresa do Simples. O artigo 72 da Resolução CGSN nº 140/2018 obriga toda ME e EPP optante a apresentá-la, e o § 1º fixa o prazo: entregue à Receita Federal "por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, até 31 de março do ano-calendário subsequente".
Ela não é um formulário de duas linhas. A DEFIS informa, entre outras coisas, o ganho de capital, a quantidade de empregados no início e no fim do ano, o saldo em caixa e banco, o total de despesas, os lucros distribuídos a cada sócio, e o estoque inicial e final — que para loja virtual é justamente o campo que ninguém tem pronto na hora.
A DEFIS entrega o estoque que você não controlou
É a DEFIS que expõe a loja que compra sem nota e vende com nota: o estoque declarado não fecha com as entradas, e a diferença fica registrada na própria declaração. Não dá para montar esse número em março — ele se constrói ao longo do ano.
O que custa atrasar
As duas declarações têm multa própria, e a lógica das duas é a mesma: percentual sobre o imposto, ainda que ele tenha sido integralmente pago.
| Declaração | Multa | Piso | Reduções |
|---|---|---|---|
| PGDAS-D (art. 38-A) | 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do dia seguinte ao prazo, sobre o montante dos tributos declarados, limitada a 20% | R$ 50,00 por mês de referência | à metade, se entregue antes de qualquer procedimento de ofício; a 75%, se entregue no prazo da intimação |
| DEFIS (art. 38) | 2% ao mês-calendário ou fração, limitada a 20%, mais R$ 100,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas | — | mesmas reduções |
| Obrigações acessórias com valor fixo ou mínimo (art. 38-B) | — | — | redução de 50% para ME e EPP do Simples, e de 90% para MEI — salvo fraude, embaraço à fiscalização, ou multa não paga em 30 dias |
Lei Complementar 123/2006, arts. 38, 38-A e 38-B. Consultado em 11 de setembro de 2026.
Repare no detalhe que pega: a multa incide sobre o imposto declarado mesmo que você já tenha pago tudo. Não é multa de atraso no pagamento — é multa de atraso na declaração. São coisas diferentes, e a segunda passa despercebida com muito mais frequência.
Os livros que a lei manda a loja escriturar
O artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018 lista os registros e controles obrigatórios da ME e da EPP. Para loja virtual, três deles importam — e dois só existem porque ela é contribuinte do ICMS.
| Livro | O que registra | Quem precisa |
|---|---|---|
| Livro Caixa (inciso I) | toda a movimentação financeira e bancária da empresa | toda ME e EPP — mas o § 3º dispensa quem apresenta escrituração contábil (Livro Diário e Livro Razão) |
| Registro de Inventário (inciso II) | os estoques existentes no término de cada ano-calendário | quem for contribuinte do ICMS — o caso da loja virtual |
| Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A (inciso III) | os documentos fiscais das entradas de mercadorias e das aquisições de serviços de transporte e comunicação | quem for contribuinte do ICMS |
Resolução CGSN nº 140/2018, art. 63, incisos I a III e § 3º. Consultado em 11 de setembro de 2026.
A contabilidade completa dispensa o Livro Caixa
O § 3º do art. 63 diz que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. É um dos motivos práticos para manter contabilidade completa numa loja — o outro, bem maior, é o limite da distribuição de lucros.
O Registro de Inventário: o número de 31 de dezembro
Este é o livro que mais falta em loja virtual, e o que mais dá trabalho quando falta.
A lei pede o estoque existente no término de cada ano-calendário. Parece uma foto de 31 de dezembro, e é — só que essa foto precisa fechar com uma conta simples: estoque inicial mais compras menos vendas igual a estoque final. Se as compras não têm nota, a conta não fecha, e o resultado aparece em dois lugares ao mesmo tempo: no Registro de Inventário e na DEFIS.
Compra sem nota vira ICMS fora do DAS
Não é só um problema de controle. A Lei Complementar 123/2006, art. 13, § 1º, XIII, alíneas "e" e "f", coloca fora do Simples o ICMS devido "na aquisição ou manutenção em estoque de mercadoria desacobertada de documento fiscal" e "na operação ou prestação desacobertada de documento fiscal".
Ou seja: mercadoria sem nota no estoque gera ICMS cobrado por fora da guia, com a alíquota cheia do estado. O barato da compra sem nota sai caro exatamente aí.
Nota de entrada: o documento que quase ninguém guarda
O Registro de Entradas existe para escriturar as notas de compra. E aqui mora um hábito que atrapalha muita loja: guardar com zelo as notas de venda e tratar as de compra como recibo de papel.
A nota de entrada é o que sustenta três coisas ao mesmo tempo:
- o custo da mercadoria vendida, que é o número que diz se a loja ganha dinheiro;
- o estoque do Registro de Inventário e da DEFIS;
- a apuração do diferencial de alíquota quando a compra vem de outro estado.
Comprou de fornecedor de fora do estado? A nota de entrada é o documento que gera a guia. Sem ela, o valor não é recolhido — e a dívida continua existindo.
O que a loja do Simples paga fora do DAS
Esta é a surpresa mais comum de quem abre loja virtual achando que a guia única cobre tudo. O artigo 13, § 1º, inciso XIII, da LC 123/2006 lista o ICMS que não está no Simples.
| Situação | Alínea | O que acontece |
|---|---|---|
| Substituição tributária | a | produto na lista de ST tem o ICMS de toda a cadeia recolhido antes — e fora da guia |
| Importação | d | ICMS devido por ocasião do desembaraço aduaneiro |
| Estoque sem nota | e | ICMS na aquisição ou manutenção em estoque de mercadoria desacobertada de documento fiscal |
| Venda sem nota | f | ICMS na operação desacobertada de documento fiscal |
| Antecipação | g | nas compras de outros estados, com ou sem encerramento da tributação |
| Diferencial de alíquota das compras | h | nas aquisições em outros estados de bens não sujeitos à antecipação, sobre a diferença entre a alíquota interna e a interestadual |
Lei Complementar 123/2006, art. 13, § 1º, inciso XIII, alíneas "a", "d", "e", "f", "g" e "h". Consultado em 11 de setembro de 2026.
Atenção à alínea "h", que é a mais confundida. O diferencial dela é o das compras — o que você deve quando traz mercadoria de outro estado. Não é o DIFAL das vendas a consumidor final, que é outra história e está em ICMS e DIFAL no e-commerce.
Regime de caixa: o registro que quase ninguém mantém
A loja que vende parcelado pode optar por reconhecer a receita quando recebe, e não quando vende. É o regime de caixa, e ele ajuda o fluxo. Só que ele vem com uma obrigação própria, e é a mais ignorada de todas.
O artigo 77 da Resolução CGSN nº 140/2018 exige que quem adota o regime de caixa mantenha o registro dos valores a receber, no modelo do Anexo IX da própria Resolução, com seis informações mínimas por venda — número e data do documento fiscal, valor da operação, quantidade e valor de cada parcela, data de recebimento e o saldo a receber.
Sem o registro, a opção é desconsiderada de ofício
O artigo 78 é direto: descumprido o dever de manter o registro, a opção pelo regime de caixa será desconsiderada de ofício, e os tributos serão recalculados pelo regime de competência, com os acréscimos legais.
Na prática: a loja refaz todos os meses do período, com a receita jogada para a data da venda, e paga a diferença com juros e multa. É um dos ajustes mais caros que aparecem em fiscalização de e-commerce.
O art. 77 tem alívios: o § 3º dispensa o registro na parte das vendas por administradoras de cartão, desde que anexados os extratos; e o § 2º deixa claro que esse registro não substitui os livros normais do art. 63.
Conciliação: o que o marketplace deposita não é a sua receita
O valor que cai na conta já vem líquido de comissão, frete e, muitas vezes, de outras retenções da plataforma. A receita bruta que o PGDAS-D pede é o valor cheio da venda, antes de qualquer desconto da plataforma.
O artigo 2º, inciso II, da Resolução CGSN nº 140/2018 define receita bruta como o produto da venda de bens e serviços, excluindo apenas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos. Comissão de marketplace não é desconto incondicional — é despesa da loja.
A conciliação que precisa existir todo mês
Três números têm que conversar: o total das notas emitidas, o relatório de vendas da plataforma e o extrato de repasses. A diferença entre o segundo e o terceiro é a comissão, e ela é despesa. A diferença entre o primeiro e o segundo é erro — e precisa ser investigada no mês, não em março.
O detalhamento de por que o repasse não é faturamento está em lojista pessoa física ou pessoa jurídica.
Se a loja tem funcionário, a lista aumenta
Contratar muda o calendário. Entram as rotinas de departamento pessoal — registro, folha mensal, recolhimento do FGTS e do INSS, as declarações do eSocial, férias e 13º — e elas têm prazos próprios, que não se confundem com o dia 20 do DAS.
Vale dizer o que muda e o que não muda: a CPP já está dentro do DAS para a loja do Anexo I, então a contribuição patronal não vem por fora. O que vem por fora é o FGTS, a parte descontada do empregado e as obrigações declaratórias.
O calendário do ano, em uma tabela
| Quando | O quê | Base |
|---|---|---|
| Todo mês, até o dia 20 | transmitir o PGDAS-D e pagar o DAS — inclusive em mês sem receita | Res. CGSN 140/2018, arts. 38 e 40 |
| Todo mês | emitir as notas de venda, escriturar as notas de entrada, conciliar plataforma e repasses, apurar o que ficar fora do DAS | LC 123/2006, art. 13, § 1º, XIII |
| Todo mês, se houver folha | folha, FGTS, INSS e eSocial | legislação trabalhista e previdenciária |
| Até 31 de dezembro | levantar o estoque para o Registro de Inventário | Res. CGSN 140/2018, art. 63, II |
| Até 31 de março | entregar a DEFIS do ano anterior | Res. CGSN 140/2018, art. 72, § 1º |
| Ao longo do ano, se houver regime de caixa | manter o registro dos valores a receber, modelo do Anexo IX | Res. CGSN 140/2018, arts. 77 e 78 |
Prazos conforme os arts. 40 e 72 da Resolução CGSN nº 140/2018. Os prazos estaduais e municipais variam — confirme na SEFAZ da sua UF. Consultado em 11 de setembro de 2026.
Seis erros que a gente encontra em loja virtual
Todos custam dinheiro, e nenhum aparece no extrato
- Declarar no PGDAS-D o valor que caiu na conta. A receita bruta é o preço cheio da venda; a comissão da plataforma é despesa, não redução de receita.
- Comprar sem nota para "economizar". Gera ICMS fora do DAS pelas alíneas "e" e "f", quebra o estoque e aparece na DEFIS.
- Não escriturar as notas de entrada. Sem elas não existe custo, não existe estoque e não se apura o diferencial das compras interestaduais.
- Optar pelo regime de caixa e não manter o registro do Anexo IX. A opção é desconsiderada de ofício e tudo é recalculado por competência.
- Deixar de transmitir o PGDAS-D em mês sem venda. A multa é de 2% ao mês com piso de R$ 50,00 por mês de referência, e ela roda em silêncio.
- Deixar a DEFIS para 30 de março. O campo de estoque não se resolve em um dia, e a multa incide sobre o imposto do ano inteiro, ainda que pago.
Checklist da loja virtual
Todo mês, antes do dia 20
- Somei a receita bruta cheia do mês, de todos os canais, sem descontar comissão nem frete.
- Conferi que o total das notas emitidas bate com o relatório de vendas de cada plataforma.
- Escriturei as notas de entrada das compras do mês.
- Separei o que tem ICMS-ST e apurei o diferencial das compras de outros estados.
- Transmiti o PGDAS-D — mesmo se não vendi nada.
- Atualizei o registro dos valores a receber, se estou no regime de caixa.
Uma vez por ano
- Levantei o estoque de 31 de dezembro e escriturei o Registro de Inventário.
- Conferi se estoque inicial + compras − vendas fecha com o estoque final.
- Levantei os lucros distribuídos a cada sócio no ano.
- Entreguei a DEFIS até 31 de março.
Nada disso é complexo isoladamente. O que derruba a loja é o acúmulo: doze meses de nota de entrada solta viram uma semana de trabalho em março, e um estoque que não fecha vira discussão com o fisco.
O que fica
O Simples Nacional simplificou o pagamento. Não simplificou a escrituração — e no comércio, onde existe estoque, nota de entrada e ICMS fora da guia, essa diferença é grande.
A loja que trata o DAS como o fim da obrigação costuma descobrir o resto de uma das três formas: na DEFIS que não fecha, na guia de ICMS que chega sem aviso, ou na fiscalização. As três são mais caras do que manter o controle no mês.
Perguntas frequentes
Loja virtual no Simples precisa entregar DEFIS?
Sim. O artigo 72 da Resolução CGSN nº 140/2018 obriga toda ME e EPP optante pelo Simples Nacional a apresentar a DEFIS, pelo módulo do PGDAS-D, até 31 de março do ano-calendário seguinte.
O que acontece se eu não entregar a DEFIS no prazo?
A multa é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos informados, ainda que integralmente pagos, limitada a 20%, mais R$ 100,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas (LC 123/2006, art. 38). Ela cai pela metade se a declaração for entregue antes de qualquer procedimento de ofício.
Preciso transmitir o PGDAS-D em mês sem venda?
Sim. A declaração é mensal e independe de ter havido receita. Deixar de transmitir gera multa de 2% ao mês, com piso de R$ 50,00 por mês de referência (LC 123/2006, art. 38-A, § 2º).
Qual o prazo do DAS?
Dia 20 do mês seguinte àquele em que a receita foi auferida, pelo artigo 40 da Resolução CGSN nº 140/2018.
Loja virtual precisa manter Livro Registro de Inventário?
Sim, se for contribuinte do ICMS — que é o caso de quem revende mercadoria. O art. 63, II, da Res. CGSN 140/2018 exige o registro dos estoques existentes no término de cada ano-calendário. O mesmo artigo, no inciso III, exige o Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A.
Tenho contabilidade completa. Ainda preciso do Livro Caixa?
Não. O § 3º do art. 63 da Res. CGSN 140/2018 diz que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.
O que a loja do Simples paga fora do DAS?
O art. 13, § 1º, XIII, da LC 123/2006 lista: o ICMS da substituição tributária, o do desembaraço aduaneiro na importação, o de mercadoria desacobertada de documento fiscal em estoque ou em operação, a antecipação nas compras de outros estados e o diferencial de alíquota das aquisições interestaduais.
Comprar sem nota dá problema mesmo?
Dá, e por dois caminhos. A alínea "e" do art. 13, § 1º, XIII, coloca fora do Simples o ICMS devido na aquisição ou manutenção em estoque de mercadoria sem documento fiscal — cobrado com a alíquota cheia do estado. E o estoque não fecha na DEFIS nem no Registro de Inventário.
Declaro no PGDAS-D o valor que o marketplace deposita?
Não. A receita bruta é o preço cheio da venda. O art. 2º, II, da Res. CGSN 140/2018 permite excluir apenas vendas canceladas e descontos incondicionais — comissão de plataforma e frete não entram nessa lista, são despesa da loja.
O que acontece se eu optar pelo regime de caixa e não mantiver o registro?
O artigo 78 da Res. CGSN 140/2018 determina que a opção seja desconsiderada de ofício: os tributos são recalculados pelo regime de competência, com os acréscimos legais. O registro exigido é o do art. 77, no modelo do Anexo IX, com seis informações mínimas por venda.
Vendo só por cartão. Preciso do registro de valores a receber?
O § 3º do art. 77 dispensa o registro na parte das vendas realizadas por meio de administradoras de cartão, desde que anexados os extratos emitidos por elas. A dispensa vale para essa parcela, não para as demais formas de recebimento.
As multas de obrigação acessória têm desconto para empresa do Simples?
Sim, quando o valor é fixo ou mínimo e não há previsão mais favorável. O art. 38-B da LC 123/2006 dá redução de 50% para ME e EPP optantes e de 90% para o MEI. A redução não vale em caso de fraude, resistência ou embaraço à fiscalização, nem se a multa não for paga em 30 dias.
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