Foto: Daniel Frank / Pexels
O seu contador te avisou que contratar a segunda auxiliar podia mudar o anexo do Simples? Ou você descobriu isso aqui?
Consultório odontológico é um negócio pequeno com decisões grandes. Contratar, comprar cadeira, entrar num convênio, virar sociedade, tirar mais ou menos pró-labore — cada uma dessas mexe no imposto, e nenhuma delas costuma passar pelo contador antes de acontecer.
Contabilidade consultiva é isso e só isso: a mesma obrigação de sempre, entregue no prazo, mais o aviso antes da decisão. Não é um plano mais caro. É a informação chegando em outro momento.
Abaixo está o que muda na prática, com o calendário do ano e uma conta real.
Resposta rápida
A contabilidade tradicional entrega guia e balancete. A consultiva usa os mesmos números para avisar antes: que a contratação prevista pode mudar o seu anexo, que o Fator R vai cair, que o convênio novo vai reter na nota. Odontologia fica no Anexo III pelo art. 18, § 5º-B, XX, da LC 123/2006, e só vai para o Anexo V quando a folha fica abaixo de 28% da receita dos doze meses anteriores. Quem acompanha isso mês a mês decide; quem não acompanha, descobre.
Quer ver como isso funciona no seu consultório? Fale com um contador da Hopecont pelo WhatsApp.
Falar com um contadorContabilidade que registra e contabilidade que avisa
As duas cumprem a mesma lei, no mesmo prazo. A diferença aparece no que acontece depois do fechamento.
Na tradicional, o mês fecha e o material fica disponível. Se você perguntar, ele responde bem. Se não perguntar, ninguém puxa o assunto.
Na consultiva, o fechamento gera uma segunda pergunta — o que esse número indica para os próximos meses? —, e é dessa pergunta que sai o aviso.
| Situação real | A que só registra | A que avisa antes |
|---|---|---|
| Você vai contratar a segunda auxiliar | Aparece na folha do mês seguinte | Você recebe antes a conta do efeito no anexo |
| A folha caiu abaixo de 28% da receita | Aparece no DAS mais caro | Chega um aviso quando a razão começa a cair |
| Você vai comprar uma cadeira nova | Entra como ativo e pronto | Você sabe antes que no Simples não há crédito a aproveitar |
| Um convênio novo começa a reter na nota | Vira diferença no depósito | Entra no controle de retenções desde a primeira nota |
| O consultório mudou de faixa | Você percebe pelo boleto | Você recebe a projeção antes de a faixa virar |
Comparativo de rotina, não de obrigação: as duas colunas cumprem a mesma legislação. O que muda é o momento em que a informação chega até quem decide.
Nenhuma linha da coluna do meio é irregular. Tudo ali está certo e no prazo — só chega depois que a decisão já foi tomada.
O calendário de decisões de um consultório odontológico
Consultoria não é uma conversa solta. É saber que certas decisões só aparecem em certos meses — e chegar nelas com o número pronto, não correndo atrás depois.
| Quando | A decisão que aparece | O que precisa estar na mão |
|---|---|---|
| Janeiro | Revisar o pró-labore do ano | Folha e receita dos doze meses anteriores |
| Fevereiro | Fechar a DMED, quando o consultório for obrigado | Pagamentos recebidos de pessoas físicas no ano anterior |
| Março | Entregar a DEFIS e revisar a distribuição de lucro | Balanço e demonstração do resultado fechados |
| Todo mês | Conferir o Fator R | Folha dos doze meses anteriores sobre a receita do mesmo período |
| Antes de contratar | Simular o efeito no anexo | Custo total da contratação, não só o salário |
| Antes de comprar equipamento | Decidir entre compra, financiamento e locação | Fluxo de caixa dos próximos doze meses |
| Ao renovar o alvará sanitário | Conferir cadastro, CNAE e responsável técnico | Contrato social e registro no conselho |
| Meio do ano | Comparar Simples e Lucro Presumido | Receita acumulada, folha e ISS do município |
Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, XX, 5º-K e 5º-M, I, e art. 23; Resolução CGSN nº 140/2018, art. 72, § 1º (DEFIS até 31 de março); IN RFB nº 2.074/2022 (DMED, último dia útil de fevereiro).
Nenhuma dessas decisões é urgente no dia em que aparece. Todas ficam caras quando chegam atrasadas.
Os números que sustentam essas decisões
Balancete, DRE e guia são obrigação — chegam de qualquer jeito. O que separa a contabilidade consultiva é o que ela calcula em cima disso e leva para a conversa:
O que deveria estar na sua mesa
- O Fator R do mês, com os doze meses anteriores — e a projeção dos próximos três.
- A margem por tipo de procedimento: clínica geral, prótese, ortodontia, estética dental.
- O peso de cada convênio na receita e o prazo médio de recebimento.
- A ocupação da cadeira: quantas horas produtivas por semana, e quanto custa a hora vaga.
- O retido na fonte acumulado no ano e quanto já foi compensado.
- O ponto de equilíbrio: quantos atendimentos por mês pagam a estrutura.
Nada disso pede sistema novo. Sai do balancete, da folha e da agenda que o consultório já tem.
Uma decisão com número: exemplo de cálculo
Isto é um exemplo
Os números abaixo são hipotéticos, escolhidos para a conta ficar redonda. Não são de nenhum cliente. As alíquotas e as parcelas a deduzir são as das tabelas oficiais em vigor. A sua empresa tem outros números — a conta só vale feita com eles.
A decisão mais comum num consultório é contratar mais uma pessoa. E é a que mais surpreende quando a conta é feita direito.
Imagine um consultório que fatura R$ 20 mil por mês — R$ 240 mil nos últimos doze meses — com R$ 3.500 de folha por mês. Isso é 17,5% da receita: abaixo dos 28%, então ele está no Anexo V.
Para chegar aos 28% a folha precisaria ir a R$ 5.600 por mês, ou seja, R$ 2.100 a mais. Veja o que isso faz:
| Cenário | Alíquota efetiva | DAS do mês sobre R$ 20 mil |
|---|---|---|
| Folha em 17,5% da receita — Anexo V | 16,12% | R$ 3.225,00 |
| Folha em 28% da receita — Anexo III | 7,30% | R$ 1.460,00 |
| Economia no imposto | — | R$ 1.765,00 por mês |
| Custo do aumento de folha necessário | — | R$ 2.100,00 por mês |
Exemplo hipotético. Cálculo pela fórmula do art. 18, § 1º, da LC 123/2006, com receita bruta acumulada de R$ 240.000,00 nos doze meses anteriores — 2ª faixa nos dois anexos. Anexo III: 11,20% de alíquota nominal e R$ 9.360,00 de parcela a deduzir. Anexo V: 18,00% e R$ 4.500,00. A razão folha sobre receita usa os doze meses anteriores ao período de apuração (§ 5º-K). O valor da folha inclui salários, encargos e pró-labore.
Olhe as duas últimas linhas. A economia é de R$ 1.765 e o custo é de R$ 2.100. Contratar só pelo imposto não paga a conta nesse consultório — falta R$ 335 por mês.
Só que a leitura muda completamente se a contratação já era necessária. Aí a economia de R$ 1.765 cobre 84% do custo, e a pessoa nova sai quase de graça.
É esse o trabalho da contabilidade consultiva: não dizer "contrate" nem "não contrate", e sim colocar os dois números lado a lado antes da assinatura da carteira. Depois, a conta é a mesma — só que já não dá para escolher.
Quer essa conta feita com os números do seu consultório antes de contratar? Fale com um contador da Hopecont.
Falar com um contadorComo é uma reunião que vale a pena
Reunião de contabilidade consultiva não é "está tudo certo?". Tem pauta, tem número na mesa e termina com decisão anotada. A pauta de um consultório odontológico costuma ser esta:
- O Fator R dos últimos meses e a projeção — está subindo ou descendo?
- A margem por procedimento: o que mais fatura é o que mais sobra?
- A ocupação da cadeira e o custo da hora vaga.
- O retido na fonte: quanto entrou, quanto foi compensado, quanto está parado.
- O que está previsto para os próximos três meses: contratação, equipamento, convênio novo, sócio.
- Uma decisão anotada, com prazo e responsável.
Trinta a quarenta minutos, uma vez por trimestre, resolvem a maior parte disso. O que não funciona é descobrir tudo em março, quando o ano já fechou.
Sinais de que a sua contabilidade só registra
Nenhum destes é ilegal. Todos são sinal de que ninguém está olhando o seu negócio, só a sua obrigação.
Se você reconhecer três, vale conversar
- Você só fala com o escritório quando tem guia para pagar.
- Ninguém nunca te explicou o que é o seu Fator R nem por que ele importa.
- Você contratou e só descobriu o efeito no imposto meses depois.
- A distribuição de lucro é decidida olhando o saldo do banco.
- Você descobriu a retenção do convênio pela diferença no depósito.
- Alguém já te disse que dava para "aproveitar crédito" na compra da cadeira.
O que pedir ao seu contador atual antes de trocar
Trocar não é o primeiro passo. O primeiro passo é pedir — por escrito, com prazo — e ver o que volta. Peça estes cinco itens:
- O Fator R dos últimos seis meses, mês a mês.
- A DRE com a receita separada por tipo de procedimento.
- O total retido na fonte no ano e quanto já foi compensado.
- O lucro distribuível apurado na escrituração até o mês passado.
- Uma simulação do que muda no imposto se você contratar mais uma pessoa.
Se voltar tudo em uma semana, você já tem consultoria e não sabia. Se não voltar nada, você tem a resposta. E se decidir trocar, o caminho está em como trocar de contabilidade — na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento.
O resumo
Contabilidade consultiva não é um serviço extra. É a mesma contabilidade entregando a informação antes da decisão.
Num consultório odontológico isso se concentra em três pontos: o Fator R acompanhado mês a mês, a margem por procedimento e a simulação antes de cada contratação.
E o exemplo acima mostra por que o aviso precisa vir antes: depois de contratar, a conta continua a mesma — só que já não há escolha.
A Hopecont atende consultórios odontológicos em todo o Brasil com Fator R acompanhado todo mês, DRE por procedimento e simulação antes de contratar — sem fidelidade e sem multa de cancelamento. Nota 5,0 no Google, 242 avaliações.
Falar com um contadorPerguntas frequentes
Dentista pode ser MEI?
Não. Odontologia é atividade regulamentada por conselho e não consta da lista de ocupações permitidas ao MEI. O caminho é ME ou EPP. Veja dentista pode ser MEI?.
Consultório odontológico fica no Anexo III ou no Anexo V?
Começa no Anexo III: o art. 18, § 5º-B, XX, da LC 123/2006 cita expressamente odontologia e prótese dentária. O § 5º-M, I, manda a atividade para o Anexo V apenas quando o Fator R fica abaixo de 28%, ou seja, quando a folha dos doze meses anteriores representa menos de 28% da receita bruta do mesmo período. A comparação está em Anexo III ou V para consultório odontológico.
O CRO exige CNPJ para atender?
O registro da pessoa jurídica no conselho é exigido quando existe empresa prestando o serviço: a Lei 6.839/1980, art. 1º, obriga o registro da empresa e a anotação dos profissionais habilitados na entidade fiscalizadora, em razão da atividade básica. O que define se você precisa de CNPJ é o modelo de atendimento e o que os contratantes exigem, não uma regra única do conselho.
Dá para aproveitar crédito na compra de equipamento?
No Simples Nacional, não. O art. 23 da LC 123/2006 estabelece que as microempresas e empresas de pequeno porte optantes não fazem jus à apropriação nem transferem créditos relativos a impostos ou contribuições abrangidos pelo Simples. A cadeira entra na contabilidade como bem do ativo e é depreciada — o que afeta o resultado, não a guia do mês.
Quanto custa a contabilidade de um consultório odontológico?
Depende do porte, do número de sócios, do tamanho da folha e do volume de notas. Veja planos e quanto custa a contabilidade mensal.
Preciso pagar multa para trocar de contador?
Depende do contrato atual — prazo mínimo e multa valem quando estão escritos. Na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento; a migração está em trocar de contador.
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