O Que a Contabilidade de Consultório Odontológico Deve Entregar Todo Mês

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Consultório odontológico é meio serviço e meio estrutura. A contabilidade que só olha o faturamento enxerga metade do negócio.

Tem cadeira, autoclave, raio-x, material de consumo, ASB na folha, protético terceirizado, CRO, vigilância sanitária e paciente que paga parcelado. Cada uma dessas peças gera uma obrigação ou um número que deveria chegar até você todo mês. Este artigo é a lista do que deve chegar — e o que fazer quando não chega.

A lista de entregas do mês

Este é o mínimo. Se algum item não chega, ou não está sendo feito, ou está sendo feito sem transparência.

Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, XX, 5º-K e 5º-M, I; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 40, 63 e 72, § 1º; IN RFB nº 2.005/2021, art. 10; IN RFB nº 2.074/2022, arts. 1º a 4º; IN RFB nº 2.240/2024, arts. 2º e 3º.

O CNAE odontológico atual — e o que saiu da tabela

Este é o ponto em que muito material desatualizado ainda tropeça. Na CNAE-Subclasses vigente, publicada pela CONCLA/IBGE, a classe 86.30-5 tem estas subclasses:

• 8630-5/01 — Atividade médica ambulatorial com recursos para realização de procedimentos cirúrgicos
• 8630-5/02 — Atividade médica ambulatorial com recursos para realização de exames complementares
• 8630-5/03 — Atividade médica ambulatorial restrita a consultas
• 8630-5/04 — Atividade odontológica
• 8630-5/06 — Serviços de vacinação e imunização humana
• 8630-5/07 — Atividades de reprodução humana assistida
• 8630-5/99 — Atividades de atenção ambulatorial não especificadas anteriormente

Uma exclusão importante consta da própria nota da CONCLA: laboratório de prótese dentária não é 8630-5/04 — é 3250-7/06. Isso muda o enquadramento, porque deixa de ser serviço de saúde e passa a ser fabricação. Consultório que também mantém laboratório precisa dos dois CNAEs e de separar as receitas.

Fator R: o número que define o seu anexo

A cadeia legal, na ordem exata: o art. 18, § 5º-B, XX, da LC 123/2006 coloca "odontologia e prótese dentária" no Anexo III. O § 5º-M, I determina que, se a relação entre folha de salários e receita bruta for inferior a 28%, a atividade passa para o Anexo V. E o § 5º-K manda medir pelos montantes pagos e auferidos nos doze meses anteriores ao período de apuração.

Traduzindo: o consultório não "é" do Anexo III nem "é" do Anexo V. Ele fica em um ou no outro conforme a proporção entre folha e receita, recalculada todo mês.

Alíquotas nominais e parcelas a deduzir dos Anexos III e V da LC 123/2006. O que se paga é a alíquota efetiva do art. 18, § 1º: (RBT12 × alíquota − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Detalhe que pega consultório pequeno: o protético terceirizado não entra na folha. Ele emite nota como PJ ou recebe como autônomo, e em nenhum dos dois casos o valor compõe o numerador do Fator R. Quem conta com esse gasto para chegar aos 28% erra a projeção inteira.

Pró-labore: a peça que sustenta o Fator R

Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho. Distinto do lucro, que remunera o capital. Sobre ele incide INSS e, conforme o valor, IRRF na tabela progressiva.

Em consultório odontológico ele costuma ser o principal componente da folha: muitos consultórios têm um ou dois auxiliares e o dentista sócio. Sem pró-labore, o Fator R desaba e o consultório vai para o Anexo V — onde a primeira faixa é de 15,50% em vez de 6,00%.

Para 2026, o teto do INSS é de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026); os 11% do sócio sobre o teto dão R$ 932,31 por mês. O piso é o salário mínimo, R$ 1.621,00. E há a razão que não é tributária: lucro distribuído não gera aposentadoria, auxílio-doença nem salário-maternidade. Pró-labore gera.

Folha, eSocial e DCTFWeb

ASB, TSB, recepção e auxiliar administrativo entram na folha comum. O que precisa chegar todo mês: folha calculada, recibos, guias de FGTS e INSS, e a confirmação dos eventos do eSocial transmitidos. A DCTFWeb vai até o dia 15 do mês seguinte aos fatos geradores (IN RFB nº 2.005/2021, art. 10).

Sobre o dentista que atende no consultório como PJ: a nota fiscal não decide a natureza da relação. Se há pessoalidade, habitualidade, subordinação e onerosidade, a discussão é trabalhista — e o lugar de resolvê-la é no desenho do contrato, antes.

Receita Saúde (PF) e nota fiscal (PJ): não é a mesma coisa

São dois documentos distintos, para duas situações distintas, e confundi-los gera problema nos dois lados.

1. Dentista atendendo como pessoa física. A IN RFB nº 2.240/2024 instituiu o Receita Saúde, o recibo eletrônico de serviços de saúde. O art. 3º lista os profissionais obrigados a emitir, e dentistas estão no inciso I. O art. 2º exige que o emitente seja profissional de saúde pessoa física com registro regular no conselho.
2. Consultório atendendo como pessoa jurídica. Nota fiscal de serviço eletrônica, pela legislação do município. O Receita Saúde não substitui a nota, e a nota não substitui o Receita Saúde.

Regras operacionais que valem conhecer: a emissão é feita pelo App Receita Federal ou pelo e-CAC (arts. 5º e 6º); a prestação se considera efetivada no momento do pagamento, e havendo mais de um pagamento para o mesmo tratamento, emite-se um recibo por pagamento (art. 3º, §§ 1º e 2º); o recibo emitido com erro pode ser cancelado em até dez dias (art. 7º); e é permitida a emissão retroativa antes de qualquer procedimento de ofício (art. 8º). A falta de emissão, ou a emissão incorreta, sujeita o profissional à multa do art. 57, I, "c", da MP 2.158-35/2001 (art. 4º).

Quem tem CNPJ e também atende alguns pacientes como pessoa física convive com os dois controles — e a soma dos dois é o que aparece na declaração do ano.

DMED: a declaração que cruza com o IR do paciente

A DMED é o cruzamento entre o que o paciente deduziu de despesa médica e o que o prestador declarou ter recebido. Para consultório odontológico ela é especialmente sensível, porque tratamento parcelado em doze vezes vira doze pagamentos a informar.

A norma vigente é a IN RFB nº 2.074/2022 — a IN 985/2009, ainda muito citada, foi revogada. O art. 1º, parágrafo único, inclui expressamente os dentistas entre os prestadores de serviços de saúde alcançados, e o art. 2º, I, coloca a obrigação sobre as pessoas jurídicas ou equiparadas. O prazo é o último dia útil de fevereiro do ano seguinte.

Balancete, DRE e balanço: o que some primeiro

É a parte que mais falta. Consultório recebe guia todo mês há anos e nunca viu um balancete.

O balancete mostra as contas no fim do mês. A DRE organiza o movimento em resultado. O balanço fecha o ano. As três peças sustentam quatro coisas concretas:

1. Distribuir lucro com lastro. Lucro que se distribui é lucro apurado em escrituração contábil.
2. Saber a margem real. Consultório fatura bem e sobra pouco com frequência — material, protético, aluguel e folha comem a diferença, e isso só aparece na DRE.
3. Financiar equipamento. Banco pede balanço, não extrato.
4. Preencher a DEFIS sem chutar. O lucro distribuído por sócio sai da contabilidade do ano.

Para quem está no Simples, o art. 63, § 2º, I, da Resolução CGSN nº 140/2018 é direto: quem mantém escrituração contábil regular fica dispensado do Livro Caixa. Fazer contabilidade completa substitui o controle simplificado e entrega as peças de quebra.

Equipamentos: o que a compra faz, e o que ela não faz

Cadeira, raio-x, scanner intraoral, autoclave e fresadora são compras grandes. É comum ouvir que "dá para descontar do imposto". Vale separar o que é verdade do que não é.

1. No Simples Nacional não há crédito. O art. 23 da LC 123/2006 diz que as optantes não farão jus à apropriação nem transferirão créditos relativos aos tributos abrangidos pelo Simples. A compra do equipamento não reduz o DAS.
2. No Lucro Presumido também não há crédito de PIS e Cofins. O regime é cumulativo, e no cumulativo não existe apropriação de crédito sobre aquisições. A base do IRPJ e da CSLL é presumida sobre a receita — a despesa real, inclusive a depreciação, não a reduz.
3. No Lucro Real a depreciação é despesa dedutível. Aqui, sim, o equipamento reduz a base tributável ao longo da vida útil do bem. É o único dos três regimes em que isso acontece.
4. Crédito de ICMS não se aplica. Consultório presta serviço sujeito ao ISS, não é contribuinte do ICMS, e portanto não tem ativo permanente gerador de crédito de ICMS.

CRO, responsável técnico e vigilância sanitária

Três obrigações que não são tributárias, mas que interditam o consultório quando faltam — e que a contabilidade precisa acompanhar porque dependem do mesmo cadastro.

1. Registro da pessoa jurídica no CRO. A Lei 6.839/1980, art. 1º, torna obrigatório o registro das empresas e a anotação dos profissionais habilitados nas entidades de fiscalização profissional, em razão da atividade básica ou daquela pela qual prestem serviços a terceiros. Consultório odontológico tem atividade básica odontológica: registra-se no CRO, além da Junta Comercial ou do Cartório.
2. Responsável técnico. O consultório indica um cirurgião-dentista como responsável técnico perante o Conselho, e essa indicação acompanha o registro da PJ.
3. Licença sanitária. É municipal, emitida pela vigilância sanitária local, e depende de inspeção. O que ela cobra em consultório: esterilização e controle da autoclave, condições do raio-x, descarte de resíduos e perfurocortantes, e o plano de gerenciamento de resíduos de serviços de saúde.

As exigências específicas da licença variam por município — o mesmo equipamento pode ter requisito diferente em duas cidades vizinhas. Por isso a lista definitiva é sempre a da vigilância sanitária do seu município, e não uma lista de internet.

Distribuição de lucros: o que mudou em 2026

A regra antiga era direta: lucro apurado em contabilidade regular saía isento para o sócio pessoa física. A Lei 15.270/2025 alterou parte desse desenho a partir de janeiro de 2026.

1. Art. 6º-A: lucros e dividendos pagos por uma mesma PJ a uma mesma PF acima de R$ 50.000,00 em um mês passam a sofrer 10% de IRRF, sem deduções.
2. Art. 16-A: a PF com rendimentos totais acima de R$ 600.000,00 no ano entra na tributação mínima — 10% a partir de R$ 1,2 milhão, e (rendimento ÷ 60.000) − 10 entre R$ 600 mil e R$ 1,2 milhão.

Para a maioria dos consultórios isso não muda nada na prática, porque as retiradas ficam abaixo desses patamares. Para clínica com vários sócios e faturamento alto, muda o desenho da retirada — e é uma conta que precisa ser refeita a cada ano. Veja pró-labore ou distribuição de lucros.

Simples ou Lucro Presumido

Não existe regime melhor em abstrato. A tabela abaixo mostra a carga federal do Lucro Presumido para serviço odontológico, para você comparar com a alíquota efetiva do seu Simples.

Cálculo aritmético a partir da Lei 9.249/1995, arts. 3º, 15 e 20; Lei 7.689/1988, art. 3º, II; Lei 9.715/1998, art. 8º, I; Lei 9.718/1998, art. 8º. O adicional de IRPJ de 10% sobre a parcela da base que exceder R$ 20.000,00 por mês não está incluído no subtotal.

Some, no Presumido, os 20% de contribuição patronal sobre o pró-labore, que no Simples já estão dentro do DAS. O teto do Presumido é de R$ 78 milhões de receita anual (Lei 9.718/1998, art. 8º); o do Simples, R$ 4,8 milhões.

A leitura prática: com Fator R acima de 28%, o Anexo III costuma vencer com folga em consultório de porte comum. Abaixo de 28%, o Anexo V e o Presumido ficam próximos, e a decisão passa a depender do ISS do município e do tamanho do pró-labore.

Equiparação hospitalar: por que quase nunca cabe em odontologia

Vale dizer isso com clareza, porque é oferecido com frequência e raramente se sustenta.

O art. 15, § 1º, III, "a", da Lei 9.249/1995, na redação da Lei 11.727/2008, excepciona da presunção de 32% os "serviços hospitalares e de auxílio diagnóstico e terapia, patologia clínica, imagenologia, anatomia patológica e citopatologia, medicina nuclear e análises e patologias clínicas, desde que a prestadora destes serviços seja organizada sob a forma de sociedade empresária e atenda às normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária – Anvisa".

E uma correção de vocabulário que evita ilusão: percentual de presunção não é alíquota. Os 8% seriam a fatia do faturamento sobre a qual o IRPJ de 15% incidiria — resultando em 1,2% do faturamento, não 8%.

Checklist para comparar contadores

Perguntas de resposta objetiva. A dificuldade em respondê-las já é informação.

Se a quarta pergunta da segunda lista não fechar, pare por aí: divergência entre nota emitida e receita declarada é o cruzamento mais simples que a fiscalização faz.

O que fica

Três entregas mensais separam uma contabilidade que funciona de uma que só emite guia: a apuração com memória de cálculo, o balancete com a DRE e o número do Fator R. Com essas três, as declarações anuais são consequência. Sem elas, março vira emergência e a distribuição de lucro vira aposta.

Se o seu cadastro ainda traz o 8630-5/05, já há uma conversa pendente — e provavelmente ela não é a única.

Perguntas frequentes