Foto: Christina Morillo / Pexels
A sua empresa fatura em dólar e em real e declara tudo na mesma linha? Então você pode estar deixando de usar um limite que existe só para exportação — e correndo risco de sair do Simples sem precisar.
Empresa de tecnologia tem uma característica que complica a contabilidade: ela faz várias coisas diferentes dentro do mesmo CNPJ. Desenvolvimento, licenciamento, suporte, consultoria e mão de obra alocada não têm o mesmo tratamento no Simples Nacional. Nem a mesma resposta quando o cliente é de fora.
Contabilidade consultiva é a mesma contabilidade de sempre, com a informação chegando antes. Não é plano mais caro. É alguém olhando o seu contrato antes de ele virar receita no lugar errado.
Abaixo está o que muda na prática, com o calendário do ano e a conta do limite de exportação.
Resposta rápida
A contabilidade tradicional entrega guia e balancete. A consultiva usa os mesmos números para avisar antes: que o contrato novo é de suporte e não de desenvolvimento, o que muda o anexo; que a receita de exportação tem limite próprio, de mesmo valor que o interno (LC 123/2006, art. 3º, § 14); e que o Fator R está caindo porque a folha não acompanhou o crescimento. Desenvolvimento em estabelecimento do optante está no Anexo III (art. 18, § 5º-D, IV); suporte e análises técnicas estão no Anexo V (§ 5º-I, VI) e sobem para o III com folha de 28% ou mais.
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Falar com um contadorContabilidade que registra e contabilidade que avisa
As duas cumprem a mesma lei, no mesmo prazo. A diferença aparece depois que o mês fecha.
Na tradicional, o fechamento vira arquivo. O contrato novo entra na mesma linha do anterior e ninguém pergunta o que mudou.
Na consultiva, o fechamento gera uma segunda pergunta: o que esse número indica para os próximos meses? É daí que sai o aviso.
| Situação real | A que só registra | A que avisa antes |
|---|---|---|
| Você fecha um contrato novo de suporte | Entra na mesma linha do desenvolvimento | O anexo de cada receita é revisto antes da primeira nota |
| A empresa começa a faturar em dólar | Entra tudo junto com o faturamento interno | A receita de exportação é segregada e o limite adicional passa a valer |
| A folha caiu abaixo de 28% da receita | Aparece no DAS mais caro | Chega um aviso quando a razão começa a cair |
| A receita cresceu e está perto do teto | Você descobre na carta de exclusão | Você recebe a projeção com meses de antecedência |
| Você contrata dev PJ | Vira despesa no balancete | O contrato é revisto antes, com os pontos de risco apontados |
Comparativo de rotina, não de obrigação: as duas colunas cumprem a mesma legislação. O que muda é o momento em que a informação chega até quem decide.
Nenhuma linha da coluna do meio é irregular por si só. O problema é o momento: quando a informação chega, o contrato já foi assinado e a nota já foi emitida.
O calendário de decisões de uma empresa de tecnologia
Consultoria não é uma conversa solta. É saber que certas decisões só aparecem em certos meses — e chegar nelas com o número pronto, não correndo atrás depois.
| Quando | A decisão que aparece | O que precisa estar na mão |
|---|---|---|
| Janeiro | Revisar o pró-labore e a folha do ano | Folha e receita dos doze meses anteriores |
| Março | Entregar a DEFIS e revisar a distribuição de lucro | Balanço e demonstração do resultado fechados |
| Todo mês | Conferir o Fator R | Folha dos doze meses anteriores sobre a receita do mesmo período |
| Todo mês | Segregar receita interna e receita de exportação | Contratos, notas e comprovantes de ingresso |
| Antes de assinar contrato novo | Classificar a receita e o anexo correspondente | Escopo real do contrato, não o nome dele |
| Antes de contratar dev PJ | Revisar o contrato e a forma de trabalho | Rotina real: horário, subordinação, exclusividade |
| Meio do ano | Projetar o teto do Simples e comparar com o Lucro Presumido | Receita acumulada e projeção dos meses restantes |
| Ao receber investimento ou entrar sócio PJ | Conferir se a estrutura mantém o Simples | Quadro societário e participação de cada sócio |
Fontes: LC 123/2006, art. 3º, § 14 (limite adicional para exportação), art. 18, §§ 5º-D, IV e V, 5º-I, VI, 5º-J, 5º-K e 5º-M, II; Resolução CGSN nº 140/2018, art. 72, § 1º (DEFIS até 31 de março).
A linha da classificação do contrato é a que mais custa. O nome que o cliente dá ao contrato não define o anexo — o escopo define. E depois que a nota saiu, corrigir dá muito mais trabalho do que ter perguntado antes.
Os números que sustentam essas decisões
Balancete, DRE e guia são obrigação — chegam de qualquer jeito. O que separa a contabilidade consultiva é o que ela calcula em cima disso e leva para a conversa:
O que deveria estar na sua mesa
- O Fator R do mês, com os doze meses anteriores — e a projeção dos próximos três.
- A receita por tipo de contrato: desenvolvimento, licença, suporte, consultoria, alocação.
- A receita interna e a de exportação, cada uma com o seu acumulado no ano.
- A projeção do teto: em que mês a empresa chega ao limite, no ritmo atual.
- O custo por pessoa, CLT e PJ, com a comparação real dos dois caminhos.
- A margem por contrato e o custo da hora do time.
Nada disso pede sistema novo. Sai do balancete, da folha e dos contratos que a empresa já tem.
Uma decisão com número: exemplo de cálculo
Isto é um exemplo
Os números abaixo são hipotéticos, escolhidos para a conta ficar redonda. Não são de nenhum cliente. As alíquotas e as parcelas a deduzir são as das tabelas oficiais em vigor. A sua empresa tem outros números — a conta só vale feita com eles.
A conta que mais salva empresa de tecnologia é a do limite de exportação — e ela quase nunca é feita.
O art. 3º, § 14, da LC 123/2006 dá à empresa de pequeno porte um limite adicional de mesmo valor para a receita decorrente de exportação. Ou seja: o teto do mercado interno vale para o mercado interno, e existe outro teto, de igual tamanho, só para o que sai do país.
Imagine uma empresa que fatura R$ 4,0 milhões no Brasil e R$ 3,0 milhões em exportação no ano. Veja as duas leituras:
| Como a receita é tratada | O que o Simples enxerga | Resultado |
|---|---|---|
| Tudo na mesma linha | R$ 7,0 milhões contra um teto só | Acima do limite — exclusão |
| Segregada: interna e exportação | R$ 4,0 mi no limite interno | Dentro |
| Segregada: interna e exportação | R$ 3,0 mi no limite adicional de exportação | Dentro |
| Segregada: interna e exportação | — | A empresa permanece no Simples |
Exemplo hipotético. Base: LC 123/2006, art. 3º, II e § 14 — a empresa de pequeno porte pode auferir, no ano-calendário, receita bruta decorrente de exportação de mercadorias ou serviços até o limite adicional de igual valor ao do mercado interno. A segregação precisa estar refletida na escrituração, nas notas e na apuração; não é um ajuste feito depois. Cada limite é conferido separadamente, e ultrapassar qualquer um deles tem efeito próprio.
Duas empresas com exatamente a mesma receita, e destinos diferentes. A única diferença é que uma delas separou a receita de exportação desde a primeira nota e a outra não.
Não é uma manobra: é o que a lei prevê, para quem tem receita de exportação de verdade e a controla como tal. O que não existe é fazer isso depois — a segregação precisa estar na escrituração e na apuração desde o começo.
Esse é o trabalho da contabilidade consultiva numa empresa de tecnologia: olhar o contrato antes da primeira nota, dizer onde aquela receita mora e montar a apuração certa. Depois, o que resta é corrigir — o que sempre custa mais.
Fatura para fora e quer conferir se a segregação está certa? Fale com um contador da Hopecont.
Falar com um contadorComo é uma reunião que vale a pena
Reunião de contabilidade consultiva não é "está tudo certo?". Tem pauta, tem número na mesa e termina com decisão anotada. A pauta de uma empresa de tecnologia costuma ser esta:
- O Fator R dos últimos meses e a projeção — está subindo ou descendo?
- A receita por tipo de contrato e o anexo de cada uma.
- O acumulado interno e o de exportação, cada um contra o seu limite.
- A projeção do teto: quando a empresa chega lá, no ritmo atual.
- O que está previsto para os próximos três meses: contrato novo, contratação, sócio, investimento.
- Uma decisão anotada, com prazo e responsável.
Trinta a quarenta minutos, uma vez por trimestre, resolvem a maior parte disso. O que não funciona é descobrir tudo em março, quando o ano já fechou.
Sinais de que a sua contabilidade só registra
Nenhum destes é ilegal. Todos são sinal de que ninguém está olhando o seu negócio, só a sua obrigação.
Se você reconhecer três, vale conversar
- Todos os seus contratos entram na mesma linha da apuração.
- Você fatura para o exterior e ninguém nunca falou em limite adicional.
- Ninguém nunca te explicou o que é o seu Fator R nem por que ele importa.
- Você só fala com o escritório quando tem guia para pagar.
- Ninguém te disse em que mês a empresa chega ao teto do Simples.
- Os contratos de dev PJ nunca foram revisados por ninguém.
O que pedir ao seu contador atual antes de trocar
Trocar não é o primeiro passo. O primeiro passo é pedir — por escrito, com prazo — e ver o que volta. Peça estes cinco itens:
- O Fator R dos últimos seis meses, mês a mês.
- A DRE com a receita separada por tipo de contrato e por mercado, interno e exportação.
- O acumulado de cada limite no ano e a projeção de quando cada um se esgota.
- Uma classificação por escrito de cada tipo de contrato e o anexo correspondente.
- O lucro distribuível apurado na escrituração até o mês passado.
Se voltar tudo em uma semana, você já tem consultoria e não sabia. Se não voltar nada, você tem a resposta. E se decidir trocar, o caminho está em como trocar de contabilidade — na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento.
O resumo
Contabilidade consultiva não é um serviço extra. É a mesma contabilidade entregando a informação antes da decisão.
Numa empresa de tecnologia isso se concentra em três pontos: classificar cada contrato antes da primeira nota, segregar a receita de exportação desde o começo e acompanhar o Fator R mês a mês.
O exemplo acima mostra o tamanho disso: a mesma receita pode manter a empresa no Simples ou tirá-la dele, dependendo só de como foi declarada.
Para ver essa consultoria na prática: contabilidade para empresa de tecnologia e os serviços de contabilidade.
A Hopecont atende empresas de tecnologia e desenvolvedores PJ em todo o Brasil com receita classificada por contrato, segregação de exportação e Fator R acompanhado todo mês — sem fidelidade e sem multa de cancelamento. Nota 5,0 no Google, 242 avaliações.
Falar com um contadorPerguntas frequentes
Empresa de software fica no Anexo III ou no Anexo V?
Depende do que ela faz. O art. 18, § 5º-D, IV e V, da LC 123/2006 coloca no Anexo III a elaboração de programas de computador, inclusive jogos, desde que desenvolvidos em estabelecimento do optante, e o licenciamento ou cessão de direito de uso de programas. Já suporte técnico e análises técnicas e tecnológicas estão no § 5º-I, VI, que começa no Anexo V e sobe para o III pelo § 5º-J quando a folha dos doze meses anteriores é de 28% ou mais da receita.
Existe limite separado para exportação no Simples?
Sim. O art. 3º, § 14, da LC 123/2006 prevê um limite adicional de igual valor ao do mercado interno para a receita decorrente de exportação de mercadorias ou serviços. Os dois limites são conferidos separadamente, e a segregação precisa estar na escrituração e na apuração.
Dev PJ pode receber do exterior?
Pode, com contrato, nota e ingresso dos valores pelos meios previstos. O tratamento tributário e as obrigações de câmbio estão detalhados em dev PJ recebendo do exterior.
Contratar dev PJ gera risco de vínculo?
O risco existe quando a rotina real tem os elementos de uma relação de emprego — horário controlado, subordinação, pessoalidade e habitualidade — independentemente do que está escrito no contrato. A revisão dos contratos e da forma de trabalho é preventiva: depois que a reclamação chega, o que vale é a prova do dia a dia.
Quanto custa a contabilidade de uma empresa de tecnologia?
Depende do porte, do número de sócios, do tamanho da folha, dos tipos de contrato e do volume de notas. Veja planos e quanto custa a contabilidade mensal.
Preciso pagar multa para trocar de contador?
Depende do contrato atual — prazo mínimo e multa valem quando estão escritos. Na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento; a migração está em trocar de contador.
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