O Que a Contabilidade de Academia Deve Entregar Todo Mês

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Academia tem um problema que a maioria dos negócios não tem: vende hoje o que vai entregar durante doze meses.

O plano anual entra de uma vez no caixa e sai devagar da sala. O aluno some no terceiro mês e continua no contrato. O suplemento vendido na recepção é comércio no meio de um negócio de serviço. E o professor pode ser CLT, PJ ou sócio, com efeitos completamente diferentes. Este artigo é a lista do que a contabilidade de academia deve entregar todo mês, com a base legal de cada item — inclusive a que desmente uma das crenças mais repetidas do setor.

A lista de entregas do mês

Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-D, 5º-K e 5º-M, II; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 2º, II, 16, 40, 63, 72, § 1º, 77 e 78; IN RFB nº 2.005/2021, art. 10.

Os CNAEs reais, com o texto da CONCLA

Academia, box de CrossFit, estúdio de Pilates e personal trainer não compartilham um código só. As notas explicativas da CONCLA/IBGE separam as atividades com precisão:

• 9313-1/00 — Atividades de condicionamento físico. Compreende ginástica, musculação, yoga, pilates, alongamento corporal e anti-ginástica, realizadas em academias, centros de saúde física e outros locais especializados. Compreende também a hidroginástica e as atividades de instrutores de educação física, inclusive individuais (personal trainers). Não compreende fisioterapia nem hidroterapia.
• 8591-1/00 — Ensino de esportes. Compreende o ensino de esportes em escolas esportivas ou por professores independentes, "tais como futebol, basquete, vôlei, tênis, natação, artes marciais, equitação, mergulho". Não compreende condicionamento físico e esportes recreacionais.
• 8592-9/01 — Ensino de dança. Cursos independentes de dança, instrutores independentes e academias de danças folclóricas e populares.
• 8650-0/04 — Atividades de fisioterapia. Fisioterapeutas em centros e núcleos de reabilitação e de forma independente. A nota exclui expressamente hidroginástica e demais atividades de condicionamento físico.
• 4729-6/99 — Comércio varejista de produtos alimentícios em geral ou especializado em produtos não especificados anteriormente. Inclui produtos naturais e dietéticos — é por aí que entra a venda de suplementos.

O anexo: a crença que a redação vigente desmente

"Academia é Anexo V" é uma das frases mais repetidas do setor, e ela vem de uma redação que não está mais em vigor.

O que diz o texto atual da LC 123/2006, com a redação dada pela LC 155/2016:

E o § 5º-M completa o desenho: "Quando a relação entre a folha de salários e a receita bruta da microempresa ou da empresa de pequeno porte for inferior a 28%, serão tributadas na forma do Anexo V as atividades previstas: I — nos incisos XVI, XVIII, XIX, XX e XXI do § 5º-B deste artigo; II — no § 5º-D deste artigo."

Há uma consequência prática nessa diferença. Se a academia é vista como "Anexo V por natureza", ninguém acompanha a folha e ninguém percebe quando ela cruza os 28%. Se é vista como Anexo III com uma condição, o acompanhamento mensal passa a ser a tarefa — e ela é justamente uma das entregas da tabela acima.

Fator R na academia: o que entra na conta

Fator R é a razão entre a folha de salários e a receita bruta dos doze meses anteriores ao período de apuração (art. 18, § 5º-K). Academia é um dos setores em que ele costuma fechar com folga, porque o negócio é intensivo em gente — professores, recepção, limpeza.

O que entra no numerador: salários, encargos, FGTS, 13º, férias e o pró-labore dos sócios. O que não entra: nota fiscal de professor PJ, pagamento a autônomo sem vínculo, aluguel, energia e franquia.

Anexos III e V da LC 123/2006, redação da LC 155/2016. O valor pago é a alíquota efetiva do art. 18, § 1º: (RBT12 × alíquota − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

E o alerta de sempre: Anexo III não significa 6%. Os 6% são a alíquota nominal da primeira faixa; a academia paga a alíquota efetiva da fórmula do art. 18, § 1º, que sobe com a receita acumulada.

Professores: CLT, PJ ou sócio

Esta é a decisão que mais afeta o resultado de uma academia, e ela tem três camadas: trabalhista, previdenciária e tributária.

1. CLT. Professor com horário definido pela academia, aula na grade fixa, subordinação e exclusividade prática. Custo maior, e entra no Fator R.
2. PJ. Profissional com autonomia real sobre a própria agenda, que presta serviço com nota fiscal. Custo direto menor, mas não entra no Fator R — e, se a relação tiver pessoalidade, habitualidade, subordinação e onerosidade, a nota fiscal não define a natureza do vínculo. Essa discussão é trabalhista, não contábil, e o lugar de resolvê-la é no desenho do contrato, antes.
3. Sócio. Professor que entra no quadro societário, com pró-labore — que entra no Fator R — e participação no lucro.

Sobre o CREF: a Lei 9.696/1998, art. 1º, estabelece que o exercício das atividades de Educação Física e a designação de Profissional de Educação Física são prerrogativa dos profissionais regularmente registrados nos Conselhos Regionais. E a Lei 6.839/1980, art. 1º, obriga o registro da empresa e a anotação dos profissionais habilitados na entidade de fiscalização, em razão da atividade básica — ou seja, a academia registra a pessoa jurídica no CREF e indica responsável técnico, além do registro na Junta Comercial.

Planos anuais: dinheiro que entra antes do serviço

Aqui está a particularidade contábil da academia. O plano anual pago à vista em janeiro é caixa de janeiro e serviço de doze meses. A diferença entre as duas coisas é o que faz uma academia lucrativa parecer quebrada em julho.

Contabilmente, o valor recebido antecipadamente é uma obrigação: a academia deve doze meses de acesso. A receita é reconhecida conforme o serviço é prestado. Uma DRE que reconhece tudo em janeiro mostra um lucro que não existe e depois onze meses de prejuízo aparente — e, o que é pior, serve de base para uma distribuição de lucro que na verdade é dinheiro de serviço ainda não entregue.

Para a tributação do Simples, a regra é outra: a base é a receita bruta, apurada por competência como padrão. O art. 2º, II, da Resolução CGSN nº 140/2018 diz que da receita bruta só se excluem vendas canceladas e descontos incondicionais concedidos — nada mais.

Regime de caixa e inadimplência

Academia convive com inadimplência estrutural: o aluno para de ir e para de pagar, e a mensalidade continua sendo receita pelo regime de competência.

A Resolução CGSN nº 140/2018 permite optar pela apuração da receita bruta pelo regime de caixa, o que resolve parte do problema — só se tributa o que entrou. Mas a opção vem com uma condição pesada: o art. 77 exige a manutenção do registro dos valores a receber, no modelo do Anexo IX da Resolução, com todos os campos previstos. E o art. 78 determina que a falta desse controle leva à desconsideração de ofício da opção, com recálculo de tudo pelo regime de competência.

Traduzindo: o regime de caixa é uma boa ferramenta para academia — e só funciona se alguém mantiver o controle. É uma decisão que a contabilidade deve apresentar com os dois lados, e não vender como solução automática.

Vale lembrar que inadimplência não é desconto incondicional. Só cancelamento formal do contrato reduz a receita. Aluno que simplesmente parou de pagar gera receita tributável pelo regime de competência, e o valor vira perda contábil, não redução de base.

Suplementos: serviço e comércio na mesma recepção

Venda de whey, creatina, barra de proteína e bebida é comércio, e comércio tem tratamento próprio:

• Anexo I, não Anexo III. E, por ser comércio, sem Fator R — a regra do § 5º-M não alcança a receita de venda de mercadoria.
• ICMS, não ISS. Exige inscrição estadual e emissão de NF-e.
• Estoque, com nota de entrada, controle de saída e Registro de Inventário em 31 de dezembro.
• Muitos desses produtos estão sujeitos a substituição tributária em diversos estados. Quando é o caso, a receita precisa ser segregada no PGDAS-D para que o sistema retire a parcela do ICMS da alíquota — sem isso, a academia paga um imposto já recolhido. Se isso se aplica a cada item depende da legislação do seu estado e da NCM do produto.

Anexo I da LC 123/2006, redação da LC 155/2016. Aplica-se à parcela de receita de venda de mercadoria.

A faixa de receita considerada é a total da empresa, somando serviço e produto; o que se separa é a receita sobre a qual cada anexo incide. Por isso a apuração precisa vir com as duas linhas discriminadas.

Fluxo de caixa: a peça que a academia mais precisa

Em quase todo negócio, o fluxo de caixa é um relatório útil. Em academia, ele é o relatório essencial, e por um motivo específico: a receita entra desalinhada do custo.

O plano anual entra em janeiro. A folha, o aluguel e a energia saem todo mês. A reposição de equipamento sai de uma vez. A matrícula tem sazonalidade forte — janeiro e a volta das férias concentram as vendas, e o meio do ano não repõe. Uma academia pode ter lucro no ano inteiro e não ter dinheiro em agosto.

O que o fluxo precisa mostrar: entradas projetadas por tipo de plano, saídas fixas, a curva de renovação e o efeito de cada plano anual vendido — que aumenta o caixa hoje e cria obrigação de serviço por doze meses. Junto com a DRE segmentada, é o que permite decidir preço de plano com alguma base.

Balancete, DRE e o que eles revelam

A DRE de academia precisa separar, no mínimo: mensalidades, planos anuais, aulas e serviços extras (personal, avaliação física), venda de produtos, e os custos de cada linha. O agregado esconde o que decide o negócio.

Duas descobertas frequentes: o personal trainer parceiro costuma ter margem melhor que a mensalidade, porque não consome estrutura adicional; e a venda de suplementos pode carregar margem relevante em relação ao espaço que ocupa. Nenhuma das duas aparece no extrato bancário.

O balancete e o balanço ainda sustentam a distribuição de lucro com lastro contábil e o crédito para financiar equipamento — banco analisa balanço, não movimentação.

Pró-labore

Remuneração do sócio pelo trabalho, com INSS e, conforme o valor, IRRF. Em 2026: teto de contribuição de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026), 11% do sócio chegando a R$ 932,31 por mês, piso no salário mínimo de R$ 1.621,00.

Em academia o pró-labore tem peso duplo: entra no Fator R — e portanto ajuda a manter o Anexo III — e constrói a previdência do sócio. Em academia pequena, onde a folha é enxuta, ele costuma ser justamente o item que decide o anexo.

Checklist para comparar contadores

A pergunta 1 é a mais reveladora do lote. Se a resposta for "Anexo V, porque academia é Anexo V", o escritório está trabalhando com uma redação revogada.

O que fica

Academia é um negócio de serviço intensivo em pessoas, com receita antecipada e um pedaço de comércio na recepção. As três características apontam para as mesmas três entregas: apuração separada por tipo de receita, Fator R acompanhado mês a mês e fluxo de caixa junto com a DRE.

E vale repetir o ponto que sustenta o resto: a redação vigente do § 5º-D coloca academias no Anexo III. O Anexo V é a exceção que se aplica quando a folha cai abaixo de 28% da receita — não o ponto de partida.

Perguntas frequentes