O Que a Contabilidade de Clínica Médica Deve Entregar Todo Mês

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Todo mês chega uma guia. A guia não é a entrega — é o fim dela.

Entre o atendimento do paciente e o boleto que você paga existe um trabalho inteiro: apuração, escrituração, folha, retenções, livros e declarações. Quando esse trabalho não acontece, a guia continua chegando igual — e o problema só aparece meses depois, na malha, na fiscalização do município ou na hora de distribuir lucro. Este é o mapa do que uma contabilidade de clínica médica deve colocar na sua mão todo mês, com o dispositivo de cada item.

A lista, antes da explicação

A tabela abaixo é o contrato implícito. Se algum item não chega até você, ou ele não está sendo feito, ou está sendo feito e não está sendo mostrado — e as duas coisas trazem risco.

Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, 5º-K e 5º-M; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 40, 63 e 72; IN RFB nº 2.005/2021, art. 10; IN RFB nº 2.074/2022, arts. 2º e 4º; Decreto 9.580/2018 (RIR), art. 714; Lei 10.833/2003, arts. 30 e 31.

Repare que só três linhas são anuais. Onze são mensais — e é por isso que a conta de "deixar para depois" nunca fecha.

O bloco fiscal: a guia é a última etapa

A apuração fiscal começa na receita bruta do mês. No Simples Nacional, essa receita alimenta o PGDAS-D, que calcula a alíquota efetiva e gera o DAS. O prazo é o dia 20 do mês seguinte, pelo art. 40 da Resolução CGSN nº 140/2018, e a declaração é mensal mesmo quando a clínica não faturou nada.

No Lucro Presumido a mecânica é outra: IRPJ e CSLL são trimestrais, PIS e Cofins mensais, e cada um tem sua guia. O que não muda é a obrigação de você receber a memória de cálculo — o número que entrou, o percentual aplicado, o que saiu. Guia sem memória de cálculo é um boleto, não uma apuração.

Um ponto que os consultórios costumam descobrir tarde: a receita bruta do Simples exclui apenas vendas canceladas e descontos incondicionais (art. 2º, II, da Res. CGSN 140/2018). Glosa de convênio, taxa de administração e repasse retido não reduzem a base. Quem declara pelo líquido que caiu na conta está declarando a menos.

O bloco contábil: balancete e DRE

Esta é a parte que mais some. Muita clínica recebe guia todo mês e nunca viu um balancete. O balancete é a fotografia das contas no fim do mês: o que a clínica tem, o que deve, quanto entrou e quanto saiu. A DRE organiza esse movimento em resultado — receita, custos, despesas, lucro.

Não é burocracia. Três coisas dependem diretamente dessas duas peças:

1. Distribuir lucro com segurança. Lucro que se distribui é lucro apurado em escrituração contábil. Sem balanço e sem DRE, o valor que sai da conta da clínica para a sua não tem lastro contábil.
2. Saber se a clínica dá lucro. Faturamento alto com margem estreita é comum em consultório com equipe e sala alugada — e só aparece na DRE.
3. Provar tamanho para terceiros. Banco, locador, credenciamento e edital pedem balanço, não extrato.

Para quem está no Simples, o art. 63, § 2º, I, da Resolução CGSN nº 140/2018 é explícito: a empresa que mantém escrituração contábil nos termos da legislação fica dispensada do Livro Caixa. Ou seja: fazer contabilidade de verdade substitui o controle simplificado — e entrega balancete e DRE de quebra.

Folha, eSocial e DCTFWeb

Se a clínica tem recepcionista, técnico de enfermagem ou auxiliar, existe folha. E existe folha mesmo que a clínica não tenha nenhum empregado, porque o pró-labore do sócio também passa por ela.

O que precisa chegar todo mês: a folha calculada, os recibos de pagamento, as guias de FGTS e INSS, e a confirmação de que os eventos do eSocial foram transmitidos. Sobre o eSocial, a DCTFWeb é gerada e deve ser entregue até o dia 15 do mês seguinte ao dos fatos geradores (IN RFB nº 2.005/2021, art. 10).

Há um recado específico para clínica com médico contratado como PJ: se a relação tem pessoalidade, habitualidade, subordinação e onerosidade, não é a nota fiscal que define a natureza do vínculo. Essa discussão é trabalhista, não contábil, e o lugar de resolvê-la é antes — no desenho do contrato.

Pró-labore: o que é, e por que não é opcional

Pró-labore é a remuneração do sócio que trabalha na empresa. É a contrapartida do trabalho — distinta do lucro, que é a contrapartida do capital. Sobre ele incide INSS e, dependendo do valor, IRRF na tabela progressiva.

Duas razões pelas quais ele não é um detalhe:

1. É o que constrói o Fator R. O pró-labore entra na folha de salários do cálculo. Sem pró-labore, o Fator R tende a zero e a clínica cai no Anexo V.
2. É o que gera a sua previdência. Lucro distribuído não conta para aposentadoria, auxílio-doença ou salário-maternidade. Pró-labore conta.

Para 2026, o teto de contribuição do INSS é de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026). O desconto de 11% do sócio sobre o teto chega a R$ 932,31 por mês; acima do teto, o valor não sobe. O piso é o salário mínimo, R$ 1.621,00.

Fator R: o número que decide o seu anexo

Esta é a informação mais cara que a contabilidade de uma clínica no Simples pode entregar — e a que menos chega.

A base legal, na ordem: o art. 18, § 5º-B, XIX, da LC 123/2006 coloca "medicina, inclusive laboratorial, e enfermagem" no Anexo III. O § 5º-M, I, do mesmo artigo determina que, quando a relação entre folha de salários e receita bruta for inferior a 28%, essas atividades passam a ser tributadas pelo Anexo V. E o § 5º-K define como medir: os montantes pagos e auferidos nos doze meses anteriores ao período de apuração.

Ou seja: o anexo não é uma escolha nem uma característica fixa da clínica. É um resultado, recalculado todo mês, sobre uma janela móvel de doze meses. A tabela abaixo mostra o tamanho da diferença nas primeiras faixas.

Alíquotas nominais e parcelas a deduzir dos Anexos III e V da LC 123/2006. A alíquota efetiva de cada mês se calcula pela fórmula do art. 18, § 1º: (RBT12 × alíquota − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

O que a sua contabilidade deve entregar aqui é simples de descrever e raro de receber: o Fator R do mês, o dos meses anteriores, e o aviso quando ele estiver se aproximando dos 28% por baixo. Descobrir em dezembro que a clínica passou o ano inteiro no Anexo V é descobrir tarde.

Notas fiscais: três caminhos diferentes

Clínica médica emite documento em situações que seguem regras distintas, e confundi-las é fonte de autuação municipal:

1. Atendimento pela pessoa jurídica. Nota fiscal de serviço eletrônica, emitida pela clínica, conforme a legislação do município. É o caso padrão.
2. Atendimento como pessoa física. O médico que atende sem CNPJ usa o Receita Saúde, o recibo eletrônico de serviços de saúde da Receita Federal, instituído pela IN RFB nº 2.240/2024, emitido pelo app ou pelo e-CAC.
3. Atendimento pela clínica com médico PJ credenciado. Aqui existem duas notas: a da clínica para o paciente ou convênio, e a do médico PJ para a clínica.

Quem atua nos dois formatos ao mesmo tempo — tem CNPJ e também atende alguns pacientes como pessoa física — precisa manter os dois controles separados. Não é uma escolha entre um e outro: é a soma dos dois na declaração de cada ano.

Retenções: o imposto que sai antes de você ver

Quando a clínica presta serviço para outra pessoa jurídica — hospital, convênio, operadora, outra clínica —, parte do imposto é retida na fonte por quem paga. Se essas retenções não forem controladas e compensadas, a clínica paga duas vezes.

Fontes: Decreto 9.580/2018 (RIR), art. 714, caput e § 1º, XXIV; Lei 10.833/2003, arts. 30 e 31; LC 116/2003, art. 6º; LC 123/2006, art. 13, § 3º, e art. 18, § 6º.

DMED: quem entrega, e quem não entrega

A DMED é a declaração pela qual a Receita Federal cruza o que o paciente deduziu no Imposto de Renda com o que o prestador declarou ter recebido. Ela existe justamente para pegar dedução médica inflada.

A norma vigente é a IN RFB nº 2.074/2022 — e vale registrar que a IN 985/2009, ainda citada em muito conteúdo, foi revogada. Pelo art. 2º, I, são obrigadas a apresentar a DMED as pessoas jurídicas ou equiparadas prestadoras dos serviços de saúde listados no parágrafo único do art. 1º — lista que inclui clínicas médicas de qualquer especialidade, hospitais, laboratórios, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais e fonoaudiólogos. Os incisos II e III alcançam as operadoras de planos e as entidades que operam assistência à saúde. O prazo é o último dia útil de fevereiro do ano seguinte.

DEFIS e o resto do calendário anual

A DEFIS é a declaração anual de quem está no Simples. O art. 72, § 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018 fixa o prazo até 31 de março do ano-calendário seguinte, e a entrega é feita pelo próprio módulo do PGDAS-D.

É nela que a clínica informa, entre outras coisas, os lucros distribuídos a cada sócio no ano. Esse número não se constrói em março: ele é a soma do que foi registrado mês a mês na contabilidade. Sem balancete durante o ano, a DEFIS vira estimativa — e estimativa declarada é risco.

O custo do atraso está na LC 123/2006, art. 38: multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, ainda que integralmente pagos, limitada a 20%, mais R$ 100,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. Pelo art. 38-B, a multa cai 50% para ME e EPP e 90% para MEI. Para o PGDAS-D, o art. 38-A traz a mesma lógica com piso de R$ 50,00 por mês de referência.

Distribuição de lucros: o que mudou em 2026

Durante muitos anos a regra foi simples: lucro apurado em contabilidade regular saía isento para o sócio pessoa física. A Lei 15.270/2025 mudou parte desse desenho a partir de janeiro de 2026, e clínica com faturamento alto precisa saber disso antes de programar retiradas.

1. Art. 6º-A: os lucros e dividendos pagos por uma mesma pessoa jurídica a uma mesma pessoa física que ultrapassarem R$ 50.000,00 em um mês passam a sofrer 10% de IRRF, sem deduções.
2. Art. 16-A: a pessoa física com rendimentos totais acima de R$ 600.000,00 no ano entra na tributação mínima. A partir de R$ 1,2 milhão a alíquota mínima é de 10%; entre R$ 600 mil e R$ 1,2 milhão, ela é calculada por (rendimento ÷ 60.000) − 10.

Isso não torna a distribuição de lucros ruim — ela continua sendo, na maior parte dos casos, a forma mais eficiente de remunerar o sócio. O que mudou é que o desenho da retirada virou uma decisão com número, e essa conta precisa ser refeita todo ano. Veja o detalhamento em pró-labore ou distribuição de lucros.

Simples ou Lucro Presumido: a conta por trás da escolha

Não existe regime melhor em tese. Existe o regime melhor para uma clínica, com aquela folha e aquele faturamento — e a conta muda quando qualquer um dos dois muda.

Cálculo aritmético a partir da Lei 9.249/1995, arts. 3º, 15 e 20; Lei 7.689/1988, art. 3º, II; Lei 9.715/1998, art. 8º, I; Lei 9.718/1998, art. 8º. O adicional de IRPJ de 10% incide sobre a parcela da base que exceder R$ 20.000,00 por mês e não está incluído na linha de subtotal.

Some a isso, no Presumido, os 20% de contribuição patronal sobre o pró-labore, que no Simples já estão dentro do DAS. E lembre que o teto do Lucro Presumido é de R$ 78 milhões de receita anual (Lei 9.718/1998, art. 8º), enquanto o do Simples é de R$ 4,8 milhões.

Equiparação hospitalar: a ressalva que muda tudo

A chamada equiparação hospitalar é o que permite reduzir a presunção de IRPJ de 32% para 8% e a de CSLL para 12%. A diferença é grande — a tabela acima mostra o tamanho dela. Justamente por isso, os requisitos são específicos.

O art. 15, § 1º, III, "a", da Lei 9.249/1995 concede o percentual de 8% aos serviços hospitalares e a determinados serviços de auxílio diagnóstico e terapia, desde que a prestadora seja organizada sob a forma de sociedade empresária e atenda às normas da Anvisa. O art. 20 aplica a mesma lógica à CSLL, com 12%.

Outro ponto de confusão que vale desfazer: percentual de presunção não é alíquota. Os 8% são a fatia do faturamento sobre a qual o IRPJ de 15% incide — o imposto resultante é 1,2% do faturamento, não 8%.

Plantões: a receita que não passa pela clínica

Médico que tem clínica e também faz plantão vive duas realidades fiscais ao mesmo tempo, e a contabilidade precisa tratar as duas.

Se o plantão é pago à pessoa física, o hospital retém IRRF na tabela progressiva e recolhe a contribuição previdenciária. Se é pago ao CNPJ, entra como receita da empresa, com as retenções da tabela da seção anterior. Se há vínculo, é folha. São três tratamentos distintos, e a pergunta certa não é qual deles é o melhor — é qual deles corresponde ao que efetivamente acontece.

O que a contabilidade deve entregar aqui: o mapa da receita por origem, para que a soma no PGDAS-D esteja completa e para que as retenções sofridas em cada frente sejam compensadas no lugar certo.

Convênios: o mês em que a receita não bate

Operadora de plano de saúde paga com atraso, glosa procedimento e desconta taxa. Isso cria três descompassos que o consultório sente e não sabe nomear:

1. Competência × caixa. O atendimento é de março, o repasse cai em maio. Sem controle, a receita entra no mês errado.
2. Bruto × líquido. Já foi dito acima e vale repetir, porque é o erro mais caro: a base do Simples é o bruto. Glosa e taxa não reduzem a receita tributável — elas são despesa, e aparecem na DRE.
3. Glosa recuperada. Procedimento glosado e depois pago precisa voltar ao controle, ou vira receita não declarada.

Existe a possibilidade de apurar pelo regime de caixa no Simples, o que resolve o primeiro descompasso. Mas o art. 77 da Resolução CGSN nº 140/2018 exige a manutenção do registro dos valores a receber, no modelo do Anexo IX, com todos os campos previstos — e o art. 78 determina que o descumprimento leva à desconsideração de ofício da opção, com recálculo de tudo pelo regime de competência. É uma escolha que só funciona com controle.

Sociedade médica: o que precisa estar controlado

Quando a clínica tem mais de um sócio, quatro controles deixam de ser opcionais:

1. Pró-labore de cada sócio, individualizado, com o INSS de cada um.
2. Lucro por sócio, apurado na contabilidade e informado na DEFIS.
3. Distribuição desproporcional, quando existir — precisa de previsão no contrato social e de lastro contábil.
4. Registro no Conselho. A Lei 6.839/1980 exige o registro da pessoa jurídica no conselho profissional da atividade básica, e a normativa do CFM impõe que o diretor técnico seja médico.

Vale um lembrete sobre a natureza jurídica: o art. 966, parágrafo único, do Código Civil diz que não se considera empresário quem exerce profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística, salvo se o exercício da profissão constituir elemento de empresa. É por isso que a escolha entre sociedade simples e sociedade empresária não é cosmética — ela é, inclusive, um dos requisitos da equiparação hospitalar.

Checklist para comparar escritórios

Use esta lista na conversa com o contador atual ou com um novo. As perguntas são propositalmente concretas: todas têm resposta objetiva, e a dificuldade em respondê-las já é a resposta.

Se a quinta pergunta da segunda lista não fechar, pare por aí. Divergência entre nota emitida e receita declarada é o cruzamento mais simples que a fiscalização faz.

O que fica

Uma contabilidade de clínica médica que funciona entrega, todo mês, três coisas: a apuração com a memória de cálculo, o balancete e a DRE, e o número do Fator R. As declarações anuais vêm de graça quando essas três existem — e viram trabalho de emergência quando não existem.

O resto do que este artigo descreve — retenções, DMED, equiparação, regime de caixa, distribuição de lucros — são decisões que dependem da estrutura real da sua clínica. Nenhuma delas se resolve por regra geral, e nenhuma delas deveria estar sendo tomada sem você ver o número.

Perguntas frequentes