Contratar o primeiro funcionário: o passo a passo e quanto custa de verdade

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Você já não dá conta sozinho e tem até a pessoa em mente. Aí trava numa dúvida só: quanto custa, de verdade, o primeiro funcionário? O salário é a parte visível da conta — e é a invisível que estoura o caixa no terceiro mês.

Este guia junta duas coisas que raramente aparecem juntas: o passo a passo do que precisa acontecer antes do primeiro dia e a conta real dos custos do primeiro funcionário, que muda conforme o regime tributário. Base: norma vigente em agosto de 2026.

O que precisa estar pronto antes do primeiro dia?

Existe uma ordem certa, e ela não começa no dia em que a pessoa aparece para trabalhar. Dois itens vencem antes do primeiro dia — e são os que mais se esquecem.

1. Exame médico admissional e ASO

O exame admissional deve ser realizado antes que o empregado assuma suas atividades: é o único item com prazo obrigatoriamente anterior ao primeiro dia (NR-7, item 7.5.8, I). Para cada exame o médico emite o ASO — Atestado de Saúde Ocupacional, que precisa ser comprovadamente disponibilizado ao empregado e traz os riscos do PGR e a definição de apto ou inapto (NR-7, item 7.5.19).

MEI, ME e EPP de graus de risco 1 e 2 que declarem as informações digitais e não identifiquem exposições ocupacionais ficam dispensadas do PCMSO (NR-1, item 1.8.6) — mas essa dispensa não desobriga a empresa dos exames nem do ASO (NR-1, item 1.8.7.1): ela segue custeando o admissional, o demissional e os periódicos a cada dois anos (NR-7, item 7.7.1).

2. Registro do empregado e CTPS

O registro dos trabalhadores é obrigatório em todas as atividades, em livros, fichas ou sistema eletrônico (CLT, art. 41) — hoje ele nasce do eSocial. Reúna antes CPF, data de nascimento, endereço, dados bancários, dependentes, cargo e jornada. O empregador tem ainda 5 dias úteis para anotar na Carteira de Trabalho a data de admissão e a remuneração (CLT, art. 29), sob pena de auto de infração.

3. O salário certo

O salário mínimo a vigorar a partir de 1º de janeiro de 2026 é de R$ 1.621,00 (Decreto 12.797, de 23 de dezembro de 2025), com valores diário e horário de R$ 54,04 e R$ 7,37. Atenção a um erro que se espalhou: circulou em notícias de projeção orçamentária o valor de R$ 1.631,00. Esse não é o valor vigente — o confirmado em norma, e usado pelo eSocial, é R$ 1.621,00. E o piso da sua categoria, em convenção coletiva ou lei estadual, pode ser superior ao mínimo.

Qual é o prazo do eSocial que não dá para perder?

Se você guardar uma data deste artigo, guarde esta: o evento S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão deve ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços. Se a pessoa começa na segunda, o evento tem que estar transmitido até domingo. Não existe envio no primeiro dia — e dá para se antecipar, porque a recepção é habilitada 30 dias antes da admissão.

Faltou algum dado na véspera? O S-2190 — Registro Preliminar de Trabalhador é um evento opcional, alternativo ao S-2200, que exige só CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula e código de categoria. Usando-o, o S-2200 completo vai até o dia 15 do mês seguinte.

Fonte: Manual de Orientação do eSocial S-1.3, consolidado até a Nota de Orientação nº 10/2026 (gov.br/esocial).

Duas exceções do S-1200 merecem ir para a agenda: no 13º salário o prazo é o dia 20 de dezembro; e em desligamento entre o 1º e o 4º dia do mês, a remuneração do mês anterior vai até o décimo dia seguinte. O S-2200 também exige que os eventos S-1000 e S-1005 já estejam enviados.

Vou precisar de certificado digital?

Nem sempre — e isso é economia real para quem começa. Acessam os módulos web do eSocial sem certificado digital, por código de acesso ou login gov.br: empregadores domésticos, o MEI e as optantes pelo Simples com até 1 empregado — exatamente o caso da primeira contratação. Do segundo empregado em diante, e para não optantes, o certificado é exigido. A lógica dos eventos é a mesma do nosso guia sobre eSocial para profissionais da saúde.

Quanto custa um funcionário além do salário?

Há custos mensais e custos anuais que precisam ser provisionados todo mês, ou viram susto em dezembro.

FGTS de 8% ao mês. Todo empregador deposita, até o vigésimo dia de cada mês, 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior a cada trabalhador (Lei 8.036/1990, art. 15). A base inclui as parcelas dos arts. 457 e 458 da CLT e a gratificação de Natal — ou seja, o FGTS incide também sobre o 13º.

13º salário. Equivale a 1/12 da remuneração devida em dezembro por mês de serviço, contando como mês integral o período de 15 dias ou mais (Lei 4.090/1962). Vai até o dia 20 de dezembro, com adiantamento de metade do salário do mês anterior entre fevereiro e novembro (Lei 4.749/1965).

Férias mais um terço. O direito nasce a cada 12 meses de contrato: 30 dias corridos quando o empregado não faltar mais de 5 vezes, caindo para 24 dias com 6 a 14 faltas, 18 com 15 a 23 e 12 com 24 a 32 (CLT, art. 130). Sobre a remuneração de férias incide o adicional de um terço (CF/1988, art. 7º, XVII). Some ainda, se for o caso, a CPP de 20% e o RAT de 1% a 3% — que só existem por fora em alguns regimes.

O que é desconto do empregado

Parte da conta não é custo da empresa: é retenção. A contribuição do segurado empregado, desde 1º de janeiro de 2026, é progressiva — cada alíquota incide só sobre a faixa correspondente.

Fonte: Portaria Interministerial MPS/MF nº 13, de 9 de janeiro de 2026, Anexo II (DOU de 12/01/2026). Teto do salário de contribuição em 2026: R$ 8.475,55; benefícios reajustados em 3,90%.

Passam pela folha ainda o salário-família, de R$ 67,54 por filho de até 14 anos ou inválido, devido a quem recebe até R$ 1.980,38 por mês; e o vale-transporte, em que o empregador arca com a parcela que exceder a 6% do salário básico — o desconto máximo do empregado é de 6% (Lei 7.418/1985, art. 4º).

Por que o seu regime tributário muda a conta?

Este é o ponto que separa um orçamento certo de uma surpresa: dois empresários podem contratar a mesma pessoa, pelo mesmo salário, e pagar encargos diferentes — porque o que muda é onde a Contribuição Patronal Previdenciária é recolhida.

A regra geral é a Lei 8.212/1991, art. 22, I: a contribuição da empresa para a Seguridade Social é de 20% sobre o total das remunerações pagas no mês aos segurados empregados. O Simples, em regra, absorve isso — a LC 123/2006, art. 13, VI, inclui a CPP no DAS, exceto para as ME e EPP que exerçam as atividades do art. 18, § 5º-C.

E o § 5º-C é literal: essas atividades serão tributadas na forma do Anexo IV, "hipótese em que não estará incluída no Simples Nacional a contribuição prevista no inciso VI do caput do art. 13, devendo ela ser recolhida segundo a legislação prevista para os demais contribuintes". A lista é curta: construção de imóveis e obras de engenharia em geral, inclusive subempreitada, paisagismo e decoração de interiores; vigilância, limpeza ou conservação; e serviços advocatícios.

Há uma prova estrutural disso na própria lei: a tabela do Anexo IV não tem coluna de CPP — só IRPJ, CSLL, COFINS, PIS/PASEP e ISS —, enquanto os Anexos I, II, III e V têm. A Receita Federal confirma que, no Anexo IV, a contribuição patronal não está incluída no documento único de arrecadação.

Fonte: LC 123/2006, arts. 13, 18 e 18-C; Lei 8.212/1991, art. 22; Lei 10.666/2003, art. 10 (planalto.gov.br) e orientação da Receita Federal sobre a CPP do Anexo IV (gov.br/receitafederal).

RAT, FAP e terceiros

Quem recolhe por fora não paga só os 20%. O RAT incide sobre o total das remunerações e vale 1% para risco leve, 2% para risco médio e 3% para risco grave (Lei 8.212/1991, art. 22, II). Sobre ele incide o FAP, que pode reduzi-lo em até cinquenta por cento ou aumentá-lo em até cem por cento (Lei 10.666/2003, art. 10) — o RAT ajustado vai, então, de 0,5% a 6%. A Receita Federal exemplifica a carga do Anexo IV como 20% de CPP mais 2% de RAT.

Nos terceiros há uma vantagem do Simples que vale para todos os anexos: as optantes ficam dispensadas das demais contribuições da União, inclusive as das entidades do sistema sindical (LC 123/2006, art. 13, § 3º). Ou seja, a empresa do Anexo IV recolhe CPP e RAT por fora, mas não recolhe terceiros. Presumido e Real recolhem também salário-educação, INCRA, SENAI/SENAC, SESI/SESC e SEBRAE, em total que varia conforme o código FPAS.

Se o regime ainda não está definido, comece pela comparação entre Simples Nacional e Lucro Presumido e pelo guia sobre qual regime tributário escolher.

O que passa a ser obrigatório todo mês?

Com o primeiro empregado a empresa entra num calendário novo: passa a elaborar folha e a declarar os dados do FGTS por escrituração digital (Lei 8.036/1990, art. 17-A).

Fonte: Manual do FGTS Digital v1.50, de 20/03/2026 (gov.br/trabalho-e-emprego); Manual DCTFWeb (gov.br/receitafederal); Manual do eSocial S-1.3; Lei 8.036/1990, arts. 15 e 17-A.

O mito do "dia 15" da DCTFWeb

Vale insistir, porque é o engano mais repetido na internet: a DCTFWeb não vence no dia 15. Ela é, de regra, mensal e vai até as 23h59min59s do último dia útil do mês seguinte ao dos fatos geradores. O dia 15 é o prazo dos eventos de folha do eSocial, S-1200 e S-1210. Duas datas, duas obrigações. O DARF é pago até o dia 20.

O FGTS mudou de data e de sistema

O FGTS mensal vence até o dia 20 do mês seguinte à competência, em substituição ao antigo dia 7. Para apurar o valor devido, o FGTS Digital usa os eventos e totalizadores gerados pelo eSocial — se o eSocial está errado, a guia sai errada.

E o controle de ponto? Não, você não precisa

Terceiro mito que vale desmontar. A CLT, art. 74, § 2º, na redação da Lei 13.874/2019, diz: "Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico [...] permitida a pré-assinalação do período de repouso".

Com um empregado só, portanto, o controle de jornada não é obrigatório por esse dispositivo — o limite antigo de "mais de dez trabalhadores" foi superado, e muita gente ainda repete o número velho. Ainda assim, registrar a jornada segue sendo a melhor defesa numa discussão sobre horas extras.

E se eu for MEI: dá para contratar?

Dá, com uma regra apertada. Pode enquadrar-se como MEI o empresário individual que possua um único empregado que receba exclusivamente 1 salário mínimo ou o piso da categoria (LC 123/2006, art. 18-C). É um, e com salário limitado.

A compensação está no encargo. O MEI recolhe a CPP "à alíquota de 3% sobre o salário de contribuição", e não os 20% do regime geral (art. 18-C, § 1º, III). Com o FGTS, o custo patronal fica em 11% sobre o salário: com o mínimo de R$ 1.621,00, são R$ 48,63 de INSS patronal e R$ 129,68 de FGTS por mês. No afastamento legal do único empregado é permitida a contratação de outro, até que cessem as condições do afastamento.

No recolhimento, o MEI paga o FGTS mensal pelo DAE do eSocial; só o FGTS rescisório com direito a saque e a multa vão pela Guia do FGTS Digital, para fatos geradores a partir de 1º de março de 2024. Fique atento: a página oficial "Como contratar um empregado" do Portal do Empreendedor ainda menciona GFIP e vencimento no dia 7, informação superada. Se a contratação vier com crescimento de faturamento, entenda antes quando deixar de ser MEI.

Quanto custa se der errado: a conta da rescisão

Ninguém contrata pensando em demitir. Mas o custo da saída faz parte do custo da entrada.

Aviso prévio: 30 dias para quem tem até 1 ano de serviço na mesma empresa, acrescidos de 3 dias por ano de serviço, até o máximo de 60 dias — total de até 90 dias (Lei 12.506/2011).

Multa do FGTS: na despedida sem justa causa, o empregador deposita importância igual a 40% do montante de todos os depósitos realizados durante o contrato, atualizados e acrescidos de juros (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º). Repare: 40% sobre o saldo histórico dos depósitos, não sobre o último salário. Em culpa recíproca ou força maior reconhecida pela Justiça do Trabalho, cai para 20%. Somam-se saldo de salário, férias vencidas e proporcionais com um terço e 13º proporcional — total que depende do salário, do tempo de casa e do saldo de FGTS, e por isso deve ser provisionado mês a mês.

Prazos: o FGTS rescisório vence em até 10 dias após o desligamento — e, se esse décimo dia não for útil, vale o dia útil anterior. O evento S-2299 também tem até 10 dias do fim do contrato.

Multas por errar o registro: manter empregado não registrado nos termos do art. 41 da CLT custa R$ 3.000,00 por empregado, com igual valor em cada reincidência — valor que cai para R$ 800,00 em microempresa e empresa de pequeno porte (CLT, art. 47 e § 1º). Não informar os dados do parágrafo único do art. 41 custa R$ 600,00 por empregado prejudicado (art. 47-A). E a multa do art. 287, caput, do Regulamento da Previdência Social varia, em 2026, de R$ 460,43 a R$ 46.046,43 (Portaria MPS/MF nº 13/2026). Não existe multa autônoma pelo simples atraso no eSocial: as penalidades vêm da CLT e do RPS.

Estágio, autônomo ou aprendiz: qual o risco de cada um?

Antes de fechar pelo CLT, muita gente procura um caminho mais barato. Há alternativas legais — e o teste de todas é o art. 3º da CLT: empregado é "toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário". São os requisitos de fato — pessoalidade, não eventualidade, subordinação e onerosidade — e não o rótulo do contrato que caracterizam o vínculo.

Estágio

Requisitos: matrícula e frequência regular do educando, termo de compromisso entre educando, parte concedente e instituição de ensino, e compatibilidade entre as atividades e o termo (Lei 11.788/2008, art. 3º). O risco é literal na lei: descumpri-los "caracteriza vínculo de emprego do educando com a parte concedente do estágio para todos os fins da legislação trabalhista e previdenciária". Estágio mal formalizado não é economia; é passivo.

A jornada máxima é de 6 horas diárias e 30 semanais no ensino superior, na educação profissional de nível médio e no ensino médio regular; e de 4 horas e 20 semanais na educação especial e nos anos finais do fundamental na modalidade profissional de EJA. No estágio não obrigatório são compulsórias a bolsa e o auxílio-transporte, com recesso de 30 dias quando durar 1 ano ou mais. Há ainda limite: 1 estagiário para empresas de 1 a 5 empregados; até 2 para 6 a 10; até 5 para 11 a 25; e até 20% acima de 25.

Autônomo e RPA

A CLT, art. 442-B, diz que "a contratação do autônomo, cumpridas por este todas as formalidades legais, com ou sem exclusividade, de forma contínua ou não, afasta a qualidade de empregado prevista no art. 3º". A expressão-chave é "cumpridas todas as formalidades legais": havendo na prática pessoalidade, subordinação, habitualidade e onerosidade, o vínculo é reconhecido. E não é isento de encargo — a empresa recolhe 20% sobre as remunerações pagas no mês aos contribuintes individuais que lhe prestem serviços (Lei 8.212/1991, art. 22, III). Vale entender também a tributação do autônomo pessoa física antes de propor esse formato.

Jovem aprendiz

Os estabelecimentos de qualquer natureza são obrigados a matricular nos cursos dos Serviços Nacionais de Aprendizagem número de aprendizes de, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% dos trabalhadores cujas funções demandem formação profissional (CLT, art. 429). É contrato de trabalho especial, com registro em carteira — caminho de formação, não atalho para baratear mão de obra.

Como se preparar antes de contratar?

Contratar bem é um problema de sequência. Antes de divulgar salário, monte a planilha do custo mensal completo: salário, FGTS de 8%, provisão de 1/12 de 13º, provisão de férias mais um terço, vale-transporte acima dos 6% e, no Anexo IV, no Presumido ou no Real, CPP de 20% mais RAT. É essa soma que precisa caber no caixa.

Depois, leia a convenção coletiva: piso, adicionais, benefícios e regras de jornada podem estar lá. E teste os acessos — optante do Simples com até 1 empregado usa o eSocial por login gov.br; fora disso, providencie o certificado digital com antecedência.

Separe bem quanto retirar de pró-labore do salário do empregado: são retiradas com regras diferentes que competem pelo mesmo caixa. E tenha quem responda pela folha, porque departamento pessoal é rotina de calendário. Se ainda vai contratar contador, o guia sobre como escolher um bom contador lista o que perguntar antes de assinar.

Conclusão

Contratar o primeiro funcionário não é caro por acidente: é caro quando a conta é feita pela metade. O orçamento é a soma dos encargos que existem em qualquer regime — FGTS de 8%, 13º e férias mais um terço — com a CPP de 20%, que aparece por fora ou não conforme o enquadramento.

Guarde os três pontos que mais gente erra: o salário mínimo vigente é de R$ 1.621,00 (Decreto 12.797/2025); a DCTFWeb vence no último dia útil do mês seguinte, e não no dia 15, que é prazo do eSocial; e o controle de ponto só é obrigatório com mais de 20 empregados (CLT, art. 74, § 2º).

E a data que não se recupera: o S-2200 tem que estar transmitido até o dia imediatamente anterior ao início do trabalho. Planejar essa sequência é o que separa uma contratação tranquila de um auto de infração.

Perguntas frequentes