Contabilidade para autônomo: quanto você paga hoje e o que dá para deduzir

Foto: Gustavo Fring / Pexels

Quase todo mundo que procura contabilidade para autônomo chega com a mesma frase: "acho que estou pagando imposto demais". Quase sempre está mesmo — mas não pelo motivo que imagina. O problema raramente é a alíquota; é a base de cálculo que ninguém reduziu.

Antes de falar em abrir empresa, existe um conjunto de deduções legais que a maioria dos autônomos não usa. Aqui você vai ver como o carnê-leão é calculado em 2026, o que o livro-caixa permite abater da receita, a diferença real entre 20% e 11% de INSS, como funciona o ISS fixo e o que muda quando o cliente é uma empresa. A formalização entra só no fim — porque ela só faz sentido depois que você sabe quanto está pagando hoje.

Como o autônomo é tributado hoje

Autônomo, para o fisco, é pessoa física que recebe rendimentos do trabalho não assalariado. Não há CNPJ, não há DAS, não há Simples Nacional. Há três frentes independentes: imposto de renda, contribuição previdenciária e ISS municipal.

Carnê-leão: quando o cliente é pessoa física

O artigo 118 do RIR/2018 é direto: fica sujeita ao pagamento mensal do imposto — o carnê-leão — a pessoa física que receber de outra pessoa física, ou de fontes situadas no exterior, rendimentos que não tenham sido tributados na fonte no País. A norma cita casos clássicos: aluguéis recebidos de pessoas físicas, emolumentos e custas de serventuários da Justiça, alimentos e pensões, serviços de transporte prestados a pessoas físicas.

O denominador comum é sempre o mesmo — ninguém reteve imposto de você, então a obrigação de recolher é sua, todo mês. O recolhimento é feito por DARF gerado no próprio programa Carnê-Leão da Receita Federal, que preenche o código de receita e a data de vencimento. Confira sempre esses dois campos no documento emitido, em vez de confiar na memória.

Quando o cliente é empresa, não há carnê-leão

Se quem paga é pessoa jurídica, o artigo 685 do RIR/2018 manda a própria empresa reter o imposto na fonte pela tabela progressiva mensal. Não existe carnê-leão sobre aquele pagamento: o imposto saiu antes de o dinheiro chegar à sua conta.

Muita gente recolhe carnê-leão sobre tudo, inclusive sobre o que já veio retido, e paga duas vezes. Quem atende os dois públicos precisa separar os recebimentos todo mês.

A tabela progressiva mensal de 2026

A mesma tabela serve para o carnê-leão e para a retenção na fonte. Ela incide sobre a base de cálculo, não sobre a receita bruta — e é exatamente por isso que o livro-caixa importa tanto.

Fonte: Receita Federal — tabelas do IRPF 2026 (Lei 15.191/2025).

Três deduções entram antes da tabela e costumam ser esquecidas: as despesas do livro-caixa, a contribuição previdenciária que você mesmo recolhe e os dependentes, a R$ 189,59 por mês. Na declaração anual, existe ainda o desconto simplificado de R$ 17.640,00.

O redutor da Lei 15.270/2025

Desde janeiro de 2026 há uma redução do imposto sobre os rendimentos tributáveis sujeitos à incidência mensal do IRPF — e a redação alcança a base mensal, o que inclui o carnê-leão. São três faixas:

• Rendimentos tributáveis mensais até R$ 5.000,00: redução de até R$ 312,89, de modo que o imposto devido seja zero.
• De R$ 5.000,01 a R$ 7.350,00: redução de R$ 978,62 menos 0,133145 vezes os rendimentos do mês, encolhendo até zerar.
• Acima de R$ 7.350,00: não há redução alguma.

A redução é limitada ao imposto apurado pela tabela. O exemplo oficial da Receita usa um rendimento de R$ 6.000,00: imposto de R$ 562,63, redução de R$ 978,62 − (0,133145 × 6.000) = R$ 179,75 e imposto final de R$ 382,88. No ajuste anual do ano-calendário de 2026, a redução chega a R$ 2.694,15 para rendimentos tributáveis anuais de até R$ 60.000,00.

O livro-caixa: a dedução que quase ninguém usa

Esta é a parte que faz diferença de verdade na contabilidade para autônomo. O livro-caixa não é manobra: é permissão expressa do artigo 68 do RIR/2018, com origem no artigo 6º da Lei 8.134/1990. Ele existe porque quem trabalha por conta própria tem custos para produzir aquela receita — e a lei reconhece isso.

Os três grupos que a lei autoriza

1. Remuneração paga a terceiros, desde que haja vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários correspondentes. A condição do vínculo está no texto da norma. Registrou uma recepcionista, uma auxiliar, um assistente? Salário e encargos entram. Antes de dar esse passo, vale entender o custo real de contratar o primeiro funcionário, porque a folha vira dedução, mas também vira obrigação mensal.

2. Os emolumentos pagos a terceiros — valores devidos a quem pratica atos com fé pública ou taxas ligadas à prática do seu serviço, típicos de quem lida com cartórios, registros e processos.

3. As despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. É o grupo mais largo e o mais mal aproveitado. A palavra-chave é necessárias: a despesa precisa existir por causa da atividade. Aluguel e condomínio da sala onde você atende, água, luz, telefone e internet do local de trabalho, material de consumo gasto no atendimento, seguro do espaço, manutenção do imóvel usado na atividade, anuidade do conselho profissional exigida para o exercício — tudo isso nasce do trabalho, não da vida pessoal.

O que a lei proíbe deduzir

O parágrafo único do mesmo artigo fecha três portas, e não adianta insistir nelas: quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos; despesas de arrendamento; e despesas com locomoção e transporte, com uma única exceção — o representante comercial autônomo. Combustível, aplicativo de transporte, passagem e estacionamento não entram para as demais profissões, por mais real que seja o deslocamento.

Fonte: Decreto 9.580/2018 (RIR/2018), art. 68, incisos I a III e parágrafo único; Lei 8.134/1990, art. 6º.

As duas regras de limite que ninguém conta

O artigo 69 impõe dois limites que mudam o planejamento do ano inteiro. O primeiro: as deduções não podem exceder a receita mensal da atividade. Faturou R$ 3.000 e teve R$ 4.000 de despesa dedutível? A dedução para no valor da receita.

O segundo: o excesso pode ser computado nos meses seguintes, até dezembro do mesmo ano-calendário. Aquele R$ 1.000 sobrando rola para frente — mas o excesso que ainda existir no fim do ano não é transposto para o ano seguinte. Em 31 de dezembro, o saldo morre. É por isso que livro-caixa não é tarefa de véspera de declaração: quem escritura em março do ano seguinte já perdeu o aproveitamento mês a mês.

Como escriturar sem correr risco

A exigência formal é modesta e por isso mesmo ignorada. Você deve escriturar receitas e despesas em livro-caixa e comprovar sua veracidade por documentação idônea, mantida em seu poder à disposição da fiscalização. O livro independe de registro — não vai a órgão nenhum.

Traduzindo: o que protege você não é o livro, é o comprovante atrás de cada linha. Nota fiscal, recibo, contrato de aluguel, fatura de energia no endereço do atendimento. Sem documento idôneo, a dedução não se sustenta em fiscalização — e a base volta a subir, agora com multa.

Quanto isso vale em dinheiro

Premissas da simulação: autônomo que atende apenas pessoas físicas, receita de R$ 9.000,00 no mês, INSS recolhido a 20% sobre o teto (R$ 1.695,11), sem dependentes, rendimento tributável mensal acima de R$ 7.350,00 — faixa em que a Lei 15.270/2025 já não concede redução; na coluna B, R$ 1.500,00 de despesas de custeio dedutíveis e comprovadas.

Cálculo da Hopecont com a tabela progressiva mensal do IRPF 2026 (Receita Federal / Lei 15.191/2025) e a tabela de contribuição do INSS 2026 (Portaria Interministerial MPS/MF 13/2026). Simulação ilustrativa: o resultado muda conforme dependentes, despesas e origem da receita.

São R$ 1.500 de despesa que você já paga de qualquer jeito. A diferença entre lançá-los e não lançá-los chega a quase cinco mil reais por ano — com base legal expressa, sem nenhum arranjo criativo.

Quanto de INSS pagar: 20% ou 11%?

Aqui está a decisão mais mal explicada da vida do autônomo. Parece escolha de preço, mas é escolha de futuro — e uma delas é praticamente irreversível sem dinheiro extra.

A regra geral: 20%

O artigo 21 da Lei 8.212/1991 é claro: a alíquota dos segurados contribuinte individual e facultativo é de 20% sobre o respectivo salário de contribuição. Em 2026, o piso é o salário mínimo de R$ 1.621,00 e o teto é R$ 8.475,55, após reajuste de 3,9%. A contribuição vai, portanto, de R$ 324,20 a R$ 1.695,11. Você escolhe o salário de contribuição dentro dessa faixa, e é ele que vai formar a média do seu benefício.

O plano simplificado: 11%

O parágrafo 2º do mesmo artigo criou a alternativa. No caso de opção pela exclusão do direito ao benefício de aposentadoria por tempo de contribuição, a alíquota sobre o limite mínimo mensal do salário de contribuição é de 11% para o contribuinte individual que trabalhe por conta própria, sem relação de trabalho com empresa, e para o segurado facultativo. Em 2026, são R$ 178,31 por mês. É mais barato — e o nome da opção já entrega o preço.

O que exatamente você perde ao optar pelos 11%

• A aposentadoria por tempo de contribuição. Não é efeito colateral: é o objeto da opção.
• A possibilidade de contribuir acima do mínimo. A base fica travada no salário mínimo, então o benefício tende a um salário mínimo.
• A elegibilidade, se você prestar serviço a empresa. Quem tem relação de trabalho com empresa não pode usar o plano simplificado.
• O tempo, se um dia mudar de ideia. Para contar aquele período na aposentadoria por tempo de contribuição ou em contagem recíproca, o parágrafo 3º exige complementar a diferença entre o percentual pago e 20%, sobre o salário mínimo da competência, com juros moratórios. E o parágrafo 5º diz que essa complementação pode ser exigida a qualquer tempo, sob pena de indeferimento do benefício.

Na prática: os 11% funcionam para quem já tem outra fonte de tempo de contribuição, para quem entrou tarde no mercado e mira a aposentadoria por idade, ou para atravessar um período de renda apertada. Para quem tem carreira longa pela frente e pretende puxar benefício acima do mínimo, o desconto de hoje vira conta com juros amanhã.

Fonte: INSS — tabela de contribuição mensal 2026 (Lei 8.212/1991, art. 21; Portaria Interministerial MPS/MF 13/2026).

Premissa da comparação anual: contribuinte individual por conta própria, sem relação de trabalho com empresa, recolhendo doze meses sobre o salário mínimo. A 20%, são R$ 3.890,40 no ano; a 11%, R$ 2.139,72. A diferença de R$ 1.750,68 é o que você troca pelo direito à aposentadoria por tempo de contribuição — e é também, com juros, o que a complementação custará se você mudar de ideia.

O ISS do autônomo é fixo — e por quê

O ISS incide sobre os serviços da lista anexa à Lei Complementar 116/2003 e é de competência dos municípios e do Distrito Federal. Existe, porém, um regime próprio para quem trabalha sozinho — desconhecido inclusive por quem paga a mais sem precisar.

O parágrafo 1º do artigo 9º do Decreto-Lei 406/1968 diz que, na prestação de serviços sob a forma de trabalho pessoal do próprio contribuinte, o imposto será calculado por alíquotas fixas ou variáveis, em função da natureza do serviço ou de outros fatores pertinentes, nestes não compreendida a importância paga a título de remuneração do próprio trabalho. É a base do ISS fixo do profissional autônomo. Repare no fecho: a remuneração do próprio trabalho não entra na base. Não é percentual sobre o que você fatura.

E esse artigo ainda vale. A Lei Complementar 116/2003 revogou expressamente apenas os artigos 8º, 10, 11 e 12 do Decreto-Lei 406/1968 — o artigo 9º não foi revogado, o que preserva tanto o ISS fixo quanto o regime das sociedades uniprofissionais do parágrafo 3º, em que o imposto é calculado em relação a cada profissional habilitado que preste serviço em nome da sociedade. Para quem está fora do regime de trabalho pessoal, valem as alíquotas percentuais, de 2% a 5%, definidas por lei municipal.

Sobre o valor, é preciso ser honesto: não existe número nacional. O valor do ISS fixo anual, a periodicidade e o procedimento de inscrição no cadastro municipal de contribuintes — chamado, conforme a cidade, de CCM, CMC ou Cadastro Mobiliário — são definidos por lei de cada município. Qualquer conteúdo que anuncie um valor único para o Brasil está inventando. Consulte a lei do seu município e a tabela vigente da prefeitura, ou peça ao seu contador que traga o valor por escrito.

Há um detalhe prático que fecha essa seção: se o município exige o cadastro e o autônomo não se inscreve, o tomador pessoa jurídica pode ser obrigado a reter o ISS sobre o preço do serviço. A hipótese e a forma de retenção são definidas em norma municipal — mais um motivo para resolver a inscrição antes de fechar contrato com empresa.

Quando a empresa contratante retém imposto de você

Com cliente pessoa jurídica, boa parte da tributação sai antes de o dinheiro chegar. Saber o que a empresa retém evita dois problemas: pagar duas vezes e reclamar de um desconto que é legal.

Imposto de renda. O artigo 685 do RIR/2018 sujeita à retenção na fonte, pela tabela progressiva, os rendimentos do trabalho não assalariado pagos por pessoas jurídicas — inclusive cooperativas e pessoas jurídicas de direito público — a pessoas físicas. Há bases reduzidas no artigo 686: no transporte de carga pago por PJ a PF, o imposto incide sobre 10% do rendimento bruto; no transporte de passageiros, sobre 60%. Os 10% valem também para serviços com trator, máquina de terraplenagem, colheitadeira e assemelhados.

Contribuição previdenciária. Pelo artigo 4º da Lei 10.666/2003, a empresa é obrigada a arrecadar a contribuição do contribuinte individual a seu serviço, descontando-a da remuneração, e a recolher o valor junto com a contribuição a seu cargo até o dia 20 do mês seguinte. Quando o serviço é prestado por intermédio de cooperativa de trabalho, a cooperativa arrecada dos associados e recolhe até o dia 15. Do lado da contratante existe ainda a contribuição patronal de 20% sobre o total das remunerações pagas no mês a contribuintes individuais, na forma do artigo 22, inciso III — custo dela, não seu, mas que explica por que tantas empresas preferem contratar CNPJ.

E de onde vêm os 11% do seu recibo? Do artigo 30, § 4º: o contribuinte individual que presta serviço a uma ou mais empresas pode deduzir da sua contribuição mensal 45% da contribuição da empresa efetivamente recolhida ou declarada sobre a remuneração que ela lhe pagou, limitada a dedução a 9% do respectivo salário de contribuição. Vinte por cento menos nove é onze. Não é bondade nem plano simplificado: é a lei.

Fonte: RIR/2018, arts. 118, 685 e 686; Lei 10.666/2003, art. 4º e § 1º; Lei 8.212/1991, arts. 22, III, e 30, §§ 4º e 5º.

O que muda se você virar PJ

Antes do "quando", vale entender o "o quê". Virar pessoa jurídica não é só trocar de guia: muda a mecânica das retenções e o tratamento do que sobra no fim do mês.

O imposto na fonte muda de natureza. Sai da tabela progressiva e passa para alíquota fixa de 1,5% sobre as importâncias pagas por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional, na forma do artigo 714 do RIR/2018. A lista do parágrafo 1º cobre boa parte dos autônomos qualificados: advocacia, arquitetura, assessoria e consultoria técnica, auditoria, avaliação e perícia, cálculo em geral, contabilidade, desenho técnico, economia, elaboração de projetos, engenharia, ensino e treinamento, entre outros.

O desconto previdenciário do prestador desaparece. Como o vínculo passa a ser entre duas empresas, não há segurado contribuinte individual prestando serviço à contratante: some a retenção da sua contribuição e some também a patronal de 20% do artigo 22, III. O INSS só volta a ser retido, a 11% do valor bruto da nota fiscal, na hipótese de cessão de mão de obra, inclusive em regime de trabalho temporário, na forma do artigo 31 da Lei 8.212/1991.

O que sobra passa a poder ser distribuído como lucro. Na PJ optante do Simples, os lucros distribuídos ao titular ou sócio são isentos de imposto de renda, salvo pró-labore, aluguéis e serviços prestados. Sem escrituração contábil, a isenção fica limitada ao percentual de presunção do artigo 15 da Lei 9.249/1995 sobre a receita bruta, menos o valor devido no Simples no período — como detalhamos em quanto dá para distribuir de lucro sem pagar imposto. É uma vantagem que não existe para o prestador pessoa física.

Em troca, entram obrigações permanentes: escrituração, PGDAS-D mensal, DEFIS anual e multas que passaram a correr do dia seguinte ao vencimento do prazo. As faixas e alíquotas por anexo estão em tabelas e alíquotas do Simples Nacional. Uma nota de transparência: os anexos da Lei Complementar 123/2006 trazem remissão à Lei Complementar 214/2025, da reforma tributária, com produção de efeitos própria — esses efeitos sobre as alíquotas do Simples não foram apurados aqui e devem ser confirmados antes de qualquer decisão de longo prazo.

A partir de quanto formalizar compensa

A resposta honesta é que não existe um valor único de virada. A conta depende de seis variáveis que mudam de pessoa para pessoa: se o cliente é pessoa física (carnê-leão) ou jurídica (imposto retido e INSS descontado); do volume de despesas realmente dedutíveis no livro-caixa; dos dependentes e das despesas médicas e de instrução que você já usa na declaração; da alíquota de INSS escolhida; de a sua atividade ser permitida ao MEI; e do ISS fixo cobrado pelo seu município. Para dar a ordem de grandeza do outro lado da balança: o MEI prestador de serviços paga em 2026 um DAS de R$ 86,05 por mês, R$ 1.032,60 no ano, dentro de um limite de receita bruta de R$ 81.000,00 no ano-calendário anterior.

O que dá para dizer com segurança é o gatilho: quando a base tributável mensal supera com folga o alcance do redutor da Lei 15.270/2025 e as despesas dedutíveis já foram todas aproveitadas, a pessoa física começa a perder para o CNPJ — desde que a atividade seja permitida e que você aceite o custo de conformidade. Essa comparação completa entre pessoa física, MEI e ME, com os números lado a lado, é o assunto do artigo irmão deste: vale a pena abrir empresa para emitir nota fiscal. Antes de decidir, confira também quem pode ser MEI, porque a lista de ocupações permitidas costuma resolver a dúvida antes de qualquer planilha.

Quando ainda não vale a pena

Formalizar nem sempre é melhor. Há situações em que abrir CNPJ aumenta custo e risco sem reduzir imposto nenhum.

Faturamento baixo, irregular ou atividade fora da lista

O MEI paga o DAS mensal independentemente da receita auferida no mês — está no caput do artigo 18-A da Lei Complementar 123/2006. Quem passa meses sem faturar paga assim mesmo; na pessoa física, mês sem receita é mês sem carnê-leão. E só pode optar pelo MEI quem exerce ocupação constante do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018; também não pode quem exerce atividade tributada na forma dos Anexos V ou VI, salvo autorização específica do CGSN. Se a sua profissão está fora da lista, a alternativa não é o MEI: é uma ME, com custo de conformidade bem maior. Vale conferir o passo a passo de abertura do MEI só para confirmar se a sua ocupação aparece.

Você já é sócio de outra empresa ou tem dívida em aberto

Não pode ser MEI quem possua mais de um estabelecimento, participe de outra empresa como titular, sócio ou administrador, ou esteja constituído na forma de startup. O MEI também pode ter no máximo um empregado, com piso da categoria ou um salário mínimo, e não pode abrir filial — as vedações cruzadas estão em ter duas empresas no mesmo CPF. E não pode optar pelo Simples quem possua débito com o INSS ou com as Fazendas Federal, Estadual ou Municipal cuja exigibilidade não esteja suspensa: abrir empresa com pendência apenas adia a exclusão.

Você tem carteira assinada e emite nota de vez em quando

A Lei 8.212/1991 não veda a acumulação, mas o empregado CLT já é segurado obrigatório pelo vínculo. Na prestação eventual como contribuinte individual, a contribuição incide sobre o total das remunerações do mês, respeitado o teto único de R$ 8.475,55 em 2026. Se o salário registrado já atinge o teto, a contribuição adicional como autônomo pode ser desnecessária — a forma de comprovar isso entre várias fontes pagadoras deve ser confirmada caso a caso com o seu contador.

Você emite nota esporádica só para empresas

Quem presta serviço eventual a pessoa jurídica já tem imposto de renda retido na fonte e contribuição previdenciária descontada pela contratante. Nesses casos, virar PJ pode não reduzir a carga — e adiciona obrigações acessórias mensais permanentes. O atraso do PGDAS-D já tem multa desde o dia seguinte ao vencimento, com mínimo de R$ 50,00 por mês, e a omissão por dois exercícios pode levar à inaptidão do CNPJ. Esse custo simplesmente não existe para a pessoa física. Caso à parte: quem atua dentro de salões de beleza tem um regime próprio de repasse criado pela Lei 13.352/2016 — comece por como funciona a Lei do Salão-Parceiro antes de discutir CNPJ.

Conclusão

A maior parte do dinheiro que o autônomo perde para o imposto não se perde na alíquota: perde-se na base de cálculo que ninguém reduziu e nas deduções que ninguém escriturou. O livro-caixa do artigo 68 do RIR/2018 existe há décadas, não exige registro em órgão nenhum e depende de uma disciplina simples — lançar receita e despesa no mês em que acontecem e guardar o comprovante. Na simulação deste artigo, R$ 1.500 de despesa já paga viraram R$ 412,50 de imposto a menos por mês.

A segunda decisão é previdenciária e tem prazo longo. Os 11% custam R$ 178,31 por mês em 2026, contra R$ 324,20 dos 20% sobre o mínimo, mas a lei é literal ao dizer que a opção é pela exclusão do direito à aposentadoria por tempo de contribuição — e que voltar atrás exige complementação com juros, exigível a qualquer tempo. Não é escolha de orçamento do mês; é escolha de projeto de vida.

Só depois de arrumar essas duas frentes a pergunta da formalização fica honesta. Uma boa contabilidade para autônomo começa por reduzir o que é reduzível dentro da lei hoje e, com o número na mão, mostrar se o CNPJ melhora ou piora a sua conta. Se você ainda não tem esse número, é ele que deveria buscar antes de abrir qualquer empresa — e o primeiro passo é saber o que perguntar antes de contratar um contador.

Perguntas frequentes