Recuperação de tributos pagos a mais por clínica médica

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Imposto pago a mais não volta sozinho. Ele fica onde foi pago, e some com o tempo: a lei dá cinco anos para pedir de volta, e depois disso o direito acaba. Abaixo estão os quatro lugares em que a clínica médica costuma recolher mais do que devia, cada um com o artigo que sustenta a revisão, e o roteiro para conferir isso nos seus próprios papéis antes de falar com qualquer contador.

O que dá para pedir de volta — e o que não dá

Tributo pago a mais tem nome no direito tributário: indébito. E tem remédio previsto em lei. O art. 165 do Código Tributário Nacional garante a restituição total ou parcial do tributo, independentemente de prévio protesto, e o inciso II inclui expressamente o erro na determinação da alíquota aplicável e no cálculo do montante devido. É esse inciso que alcança quase tudo o que aparece na clínica médica: alíquota errada e conta errada.

O que não dá para pedir de volta é o tributo que estava correto. Se a clínica foi tributada no anexo certo, o ISS foi retido pela alíquota certa e a receita foi declarada como a lei manda, não existe indébito — existe imposto pago. Essa distinção é a parte mais importante desta página, porque é ela que separa revisão fiscal de promessa de dinheiro fácil.

Vale separar duas conversas que parecem a mesma. Planejamento tributário é decidir o que a clínica vai pagar daqui para a frente; revisão é conferir o que ela já pagou. As alavancas legais da clínica médica tratam do primeiro assunto. Esta página trata do segundo.

Os 4 pontos onde a clínica costuma pagar a mais

Cada linha da tabela abaixo tem artigo e parágrafo atrás. É isso que separa revisão fiscal de palpite: dá para abrir a norma e conferir. Os quatro pontos aparecem na ordem em que costumam pesar na clínica médica, do mais caro para o mais barato.

O anexo em que a receita foi tributada

Medicina é Anexo III quando a folha dos doze meses anteriores chega a 28% da receita, e Anexo V quando fica abaixo disso.

A LC 123 colocou medicina, inclusive laboratorial, no Anexo III pelo art. 18, § 5º-B, XIX. Mas o § 5º-M, I, manda essa mesma atividade para o Anexo V quando a relação entre folha de salários e receita bruta dos doze meses anteriores fica abaixo de 28%. São dois anexos com alíquotas bem diferentes sobre a mesma consulta. Clínica que contratou equipe e não recalculou a relação a cada mês pode ter continuado no anexo mais caro depois de já ter direito ao outro — e a diferença foi paga em todo DAS desde então.

A tabela das seis faixas em Anexo III ou Anexo V para clínica médica mostra a diferença faixa por faixa, e é por ela que dá para estimar o peso desse ponto antes de abrir qualquer processo. Quem prefere delegar a conferência pode falar com quem já atende o segmento: é o que a contabilidade para médicos faz no dia a dia.

A alíquota do ISS retido na nota

O convênio deve retirar o ISS pela alíquota efetiva que a clínica teve no mês anterior, não pela alíquota cheia do município.

O art. 21, § 4º, I, da LC 123 é direto: a alíquota aplicável na retenção é informada no documento fiscal e corresponde à alíquota efetiva de ISS a que a empresa estava sujeita no mês anterior à prestação. Numa clínica no Anexo III, essa efetiva costuma ficar entre 2% e 4%. Se a nota saiu sem essa informação, o inciso V manda o tomador aplicar a maior alíquota prevista — e é assim que convênio retém 5% de uma clínica que devia 2,8%. A diferença foi recolhida ao município e não volta sozinha.

A receita que já teve ISS retido

Receita que já teve ISS retido precisa ser informada em campo próprio no aplicativo — senão o ISS entra duas vezes.

O art. 18, § 4º-A, II, da LC 123 manda segregar as receitas sobre as quais houve retenção de ISS, e o § 12 determina que, na apuração do mês, sejam consideradas as reduções relativas ao que já foi recolhido ou retido. O art. 21, § 4º, VII, fecha: sobre a receita que sofreu retenção não há incidência de ISS a recolher no Simples. Quem lançou a receita do convênio como receita comum pagou o ISS dentro do DAS e o convênio já havia retido o mesmo imposto na nota.

O que o tomador retirou na fonte

IRPJ, CSLL, PIS e Cofins já estão dentro do DAS. Retenção desses tributos na nota cobra o que o regime já cobrou.

O art. 13 da LC 123 lista o que o recolhimento mensal unificado abrange, e nos incisos I, III, IV e V estão IRPJ, CSLL, Cofins e PIS. O § 1º do mesmo artigo enumera o que fica de fora — e retenção sobre serviço prestado a outra pessoa jurídica não está nessa lista. Na prática: hospital, operadora ou empresa que retém 1,5% de imposto de renda ou 4,65% das contribuições da nota de uma clínica do Simples está retendo tributo que o DAS daquele mês também cobrou. O informe de rendimentos anual mostra isso linha por linha.

Quanto pesa, em reais

Uma clínica com R$ 660.000 de receita nos últimos doze meses, com R$ 363.000 vindos de convênio com ISS retido na nota, tem esta diferença entre a alíquota que a lei manda reter e a alíquota cheia do município:

É a mesma consulta, o mesmo convênio e o mesmo mês. A única diferença está num campo do documento fiscal — e esse campo é preenchido pela clínica, não pelo convênio.

A conta acima usa números de exemplo. Com os seus, a calculadora de Fator R mostra em que ponto a folha da clínica cruza os 28% — e é esse cruzamento que decide o anexo de cada competência.

Como conferir nos seus próprios números

Nada aqui exige software nem consultoria para começar. O que segue é o que dá para reunir em uma tarde, com acesso ao e-CAC e à pasta de notas da clínica. Com esses cinco documentos na mesa, qualquer contador consegue dizer em pouco tempo se existe ou não indébito.

• O extrato do Simples Nacional dos últimos 60 meses e o anexo em que cada mês foi apurado.
• A folha de pagamento dos mesmos meses, para calcular a relação folha sobre receita dos doze meses anteriores a cada apuração.
• As notas emitidas para convênios e hospitais, olhando o campo de ISS retido e a alíquota que a clínica informou no documento.
• Os informes de rendimento das pessoas jurídicas que pagaram a clínica, para ver se houve retenção de IRPJ, CSLL, PIS ou Cofins.
• Cada PGDAS-D do período, para checar se a receita com ISS retido foi lançada no campo de receita com retenção.

Quase tudo dessa lista mora atrás de login no e-CAC e no Portal do Simples, e o acesso ao histórico dos últimos cinco anos pede certificado digital.

Os cinco anos: até quando dá tempo

O prazo é de cinco anos, contados da data da extinção do crédito tributário — ou seja, do pagamento (CTN, art. 168, I). Cada mês pago tem o seu próprio prazo: o DAS de setembro de 2021 prescreve em setembro de 2026, o de outubro em outubro, e assim por diante. Na prática isso significa que a fila anda e todo mês de espera custa um mês de direito.

Há uma novidade de 2026 que quase ninguém escreveu ainda. A Lei Complementar 236/2026 incluiu o art. 165-A no Código Tributário Nacional, e ele manda atualizar o indébito pelos mesmos índices usados para atualizar os créditos tributários. Antes disso a correção dependia de discussão; agora está na lei.

O texto dos artigos citados está no Código Tributário Nacional, no site do Planalto. Uma observação prática: como a faixa do Simples é calculada sobre a receita dos doze meses anteriores, corrigir a base de um mês pode mudar a alíquota dos meses seguintes. O limite de faturamento da clínica médica explica como esse encadeamento funciona.

Restituir ou compensar: o caminho de cada tributo

Há dois caminhos, e eles não se escolhem por preferência: se escolhem pelo tributo. Tributo federal pago a mais fora do Simples segue o pedido eletrônico de restituição ou compensação na Receita Federal. Tributo apurado dentro do Simples Nacional tem rito próprio, fixado pelo Comitê Gestor (LC 123, art. 21, § 14). E ISS retido pelo convênio é município: o pedido vai para a prefeitura onde o imposto entrou.

Dentro do Simples a compensação é mais estreita do que parece. O art. 21, § 11, da LC 123 só a permite entre débito e crédito do mesmo ente federado e do mesmo tributo; o § 10 impede usar o crédito em outros débitos, salvo compensação de ofício ou depois da exclusão do regime; e o § 13 veda ceder o crédito a terceiro. Quem promete transformar crédito do Simples em dinheiro de outro imposto está prometendo o que a lei proíbe.

Se a revisão apontar que o enquadramento estava errado, o passo seguinte costuma ser corrigi-lo para a frente: como mudar de regime tributário sendo médico tem o calendário e os prazos. E se a conclusão for que o erro veio de quem cuidava da contabilidade, a troca de contador não tem multa nem fidelidade aqui.

O que não é recuperação de tributo

Esta seção existe porque o tema atrai promessa fácil. Recuperação de tributo é conferência de cálculo contra a lei, com documento na mesa. Três coisas costumam ser vendidas com esse nome e não são:

• Rever o passado mudando o que foi declarado. Alterar a natureza de uma receita depois do fato não é revisão, é retificação sem suporte — e o que sustenta um pedido é o documento da época, não a declaração nova.
• Tese sem trânsito para o caso concreto. Discussão em tribunal sobre matéria parecida não é crédito da clínica. Pedido de restituição precisa de erro no seu próprio cálculo, não de decisão no processo de outra pessoa.
• Crédito "aproveitável" em qualquer imposto. No Simples o crédito não atravessa ente nem tributo, e não se transfere (LC 123, art. 21, §§ 11 e 13).

Perguntas frequentes

O resumo

A clínica médica tem quatro pontos onde costuma pagar tributo a mais: o anexo em que foi tributada, a alíquota do ISS retido pelo convênio, a receita retida somada outra vez no aplicativo e a retenção na fonte de tributo que o DAS já cobria. Cada um tem artigo próprio, cada um se confere com documento que a clínica já tem, e cada competência tem cinco anos para ser revista. Pode terminar em zero — e, se terminar, o assunto fica encerrado com segurança. Quer essa revisão feita com os documentos da sua clínica? Veja os planos da Hopecont ou fale com um contador pelo WhatsApp.