Recuperação de tributos pagos a mais por escritório de advocacia, engenharia e arquitetura

Foto: Pavel Danilyuk / Pexels

Advocacia, engenharia e arquitetura estão em anexos diferentes do Simples Nacional, e essa é a origem da maior parte do imposto pago a mais em escritório. A outra origem é o cliente pessoa jurídica que retira tributo na nota. Dois pontos de anexo, dois de retenção: quatro conferências, todas com documento que o escritório já arquiva.

O que dá para pedir de volta — e o que não dá

O nome é indébito tributário, e quem trata dele é o art. 165 do Código Tributário Nacional: a restituição é devida, total ou parcialmente, independentemente de prévio protesto, e o inciso II inclui o erro na determinação da alíquota aplicável. O art. 167 acrescenta que, restituído o tributo, os juros e as multas pagos sobre ele acompanham na mesma proporção.

Com a ressalva de sempre: escritório no anexo correto, com retenções conferidas nota por nota, não tem valor a pedir. A revisão termina em zero e isso encerra o assunto com segurança. Quem afirma que existe crédito antes de ver o contrato social e as notas emitidas está adivinhando.

Duas conversas que não se misturam: planejamento tributário é sobre o imposto dos próximos meses, e revisão é sobre os que já foram pagos. As alavancas legais do escritório tratam da primeira.

Os 4 pontos onde o escritório costuma pagar a mais

Quatro linhas, com a norma de cada uma na coluna final. As duas primeiras tratam de anexo e precisam ser lidas juntas: a lei trata advocacia de um modo e engenharia, arquitetura e representação comercial de outro.

A advocacia e o Anexo IV

Serviço advocatício é Anexo IV por determinação expressa da lei — e no Anexo IV não existe Fator R.

O art. 18, § 5º-C, VII, da LC 123 põe os serviços advocatícios no Anexo IV, e o mesmo parágrafo trata, no inciso I, de construção de imóveis e obras de engenharia. No Anexo IV a contribuição previdenciária patronal fica fora do documento único, por força do art. 13, VI, e é recolhida à parte. Duas consequências práticas: a relação folha sobre receita não muda o anexo de uma sociedade de advogados, e escritório apurado no Anexo III ou V por engano pagou alíquota que não era a dele — em qualquer dos dois sentidos.

A comparação entre os dois anexos, faixa por faixa, está em Anexo III ou V para arquitetura e engenharia. Manter cada sócio no anexo que a lei manda é trabalho de rotina da contabilidade para advogados e das demais áreas do escritório.

O anexo em que a receita foi tributada

Engenharia e representação comercial partem do Anexo V e sobem com 28% de folha; arquitetura parte do Anexo III e desce se ficar abaixo de 28%.

São duas direções opostas na mesma lei, e confundi-las é o erro mais comum em escritório com sócios de áreas diferentes. Engenharia, medição, topografia, perícia e representação comercial estão no art. 18, § 5º-I, VI e VII: Anexo V, que vira Anexo III quando a folha alcança 28% da receita (§ 5º-J). Arquitetura e urbanismo estão no § 5º-B, XVIII: começam no Anexo III e vão para o V se a folha ficar abaixo de 28% (§ 5º-M, I). O mesmo percentual, em sentidos contrários.

O que o tomador retirou na fonte

É o ponto mais frequente do escritório: o cliente pessoa jurídica retém tributo que o Simples já recolhe no DAS.

Escritório fatura quase tudo para empresa, e é aí que a retenção aparece com mais força. O art. 13, caput, da LC 123 inclui IRPJ, CSLL, Cofins e PIS no recolhimento unificado, nos incisos I, III, IV e V; o § 1º arrola as exceções, e a retenção na fonte sobre serviço prestado a pessoa jurídica não está entre elas. Com honorário alto e retenção de 1,5% mais 4,65% aplicada em todas as notas de um contrato longo, o valor recolhido em duplicidade cresce rápido — e está documentado nos informes anuais.

A alíquota do ISS retido na nota

O cliente pessoa jurídica retém pela efetiva do mês anterior — e quem informa essa alíquota é o escritório.

O art. 21, § 4º, I, da LC 123 atribui ao prestador o dever de informar, no documento fiscal, a alíquota efetiva de ISS do mês anterior à prestação; é ela que o tomador deve retirar. O inciso V trata do silêncio: sem a informação, aplica-se a maior alíquota prevista. Em escritório que fatura honorário alto para poucas empresas, dois pontos percentuais de diferença por nota viram valor relevante em cinco anos — e a conferência é simples, nota contra extrato.

Quanto pesa, em reais

Um escritório com R$ 720.000 de honorários nos doze meses, dos quais R$ 504.000 faturados para pessoa jurídica, pode ter sofrido esta retenção sobre tributo que o DAS já cobrava:

Esses quatro tributos estão no caput do art. 13 da LC 123/2006, dentro do recolhimento unificado, e o § 1º do mesmo artigo lista o que fica de fora — sem essa retenção. Cada informe de rendimento recebido de cliente mostra, linha por linha, o que foi retido em cada ano.

Os valores são de exemplo. Para a parte de engenharia e arquitetura, a calculadora de Fator R mostra onde a folha cruza os 28% em cada competência.

Como conferir nos seus próprios números

No escritório a primeira conferência é o contrato social e o objeto social: é ele que define o anexo. Depois vêm as notas, uma por uma.

• O contrato social e o objeto social, comparados com o anexo em que o escritório foi apurado.
• O histórico de apuração dos últimos cinco anos, competência por competência.
• A folha e a receita dos doze meses anteriores a cada apuração, para os sócios de engenharia e arquitetura.
• As notas emitidas para pessoa jurídica, olhando retenção de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins.
• A alíquota de ISS informada em cada nota e o valor efetivamente retido pelo tomador.

O contrato social e as notas ficam com o escritório; extrato e declarações estão no e-CAC e no Portal do Simples, e o acesso ao histórico depende de certificado digital.

Os cinco anos: até quando dá tempo

Cinco anos contados do pagamento de cada competência (CTN, art. 168, I). No escritório em que o anexo foi definido errado na abertura, isso quer dizer que o erro mais antigo é também o primeiro a prescrever — e ele vence em silêncio, sem que ninguém avise.

Para quem é do ramo, vale o registro: o art. 165-A entrou no Código pela Lei Complementar 236/2026 e disciplinou a correção do indébito; o art. 167 já garantia que juros e multas pagos acompanhem, na mesma proporção, o que for restituído; e o art. 169 fixa dois anos para a anulatória.

O texto dos artigos citados está no Código Tributário Nacional, no site do Planalto. Vale considerar o encadeamento: a faixa do Simples vem da receita dos doze meses anteriores, e corrigir a base de um mês antigo altera a alíquota dos seguintes. O limite de faturamento do escritório mostra como essa conta funciona.

Restituir ou compensar: o caminho de cada tributo

Dois destinos, e o escritório costuma precisar dos dois. A retenção federal indevida de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins se pede na Receita Federal, com os informes recebidos dos clientes. A diferença de anexo foi paga dentro do DAS e segue o rito do Comitê Gestor do Simples (LC 123, art. 21, § 14). O ISS retido em excesso é do município.

Para o lado da compensação, o art. 21 impõe três condições que se somam: identidade de ente, identidade de tributo e impossibilidade de cessão (§§ 10, 11 e 13). Para um escritório que também assessora clientes nisso, vale ler os três na fonte.

Se o anexo estiver errado também daqui para a frente, como mudar de regime tributário sendo profissional liberal reúne prazos e janelas. E se o enquadramento nasceu errado na abertura, trocar de contador aqui é sem fidelidade e sem multa.

O que não é recuperação de tributo

Para quem trabalha com direito e engenharia, a fronteira aqui é conhecida — mas vale escrever, porque o mercado usa o nome de forma solta. Recuperação de tributo não é:

• Mudar o objeto social hoje para valer ontem. O anexo de cada competência se define pela atividade efetivamente exercida naquele período.
• Tomar tese judicial de terceiro como crédito. É fundamento possível, não indébito próprio.
• Tratar crédito do Simples como ativo negociável. A vedação de cessão e a amarra ao mesmo ente e tributo estão no art. 21, §§ 11 e 13.

Perguntas frequentes

O resumo

O escritório tem quatro pontos: advocacia no Anexo IV, engenharia e arquitetura com o corte de 28% de folha, retenção federal na fonte e alíquota do ISS retido na nota. A conferência começa no contrato social e termina nas notas emitidas para pessoa jurídica. Cinco anos por competência, e o art. 167 do CTN garante que juros e multas pagos acompanhem o que for restituído. Para revisar com o contrato social e as notas do seu escritório, veja os planos da Hopecont.