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O contador do seu consultório precisa saber três coisas que o contador da loja da esquina não precisa saber. Este texto mostra como descobrir se ele sabe.
Consultório odontológico não é uma empresa comum. O anexo do Simples muda conforme o peso da folha, o convênio segura imposto na nota, existe uma obrigação anual só da área de saúde e há um código de atividade que muita gente ainda escreve errado porque ele foi extinto e continua circulando em modelo antigo.
Nada disso aparece quando o contador atende principalmente comércio. E o preço do honorário não avisa: escritório caro erra do mesmo jeito que escritório barato quando não conhece o setor.
A seguir estão as perguntas que resolvem isso em quinze minutos de conversa — com a resposta certa ao lado, para você conferir na hora.
Resposta rápida
Pergunte duas coisas antes de qualquer outra: "qual é o CNAE do meu consultório" e "qual foi o meu Fator R nos últimos quatro meses". A atividade odontológica é a 8630-5/04 — o antigo 8630-5/05 não existe mais. E odontologia fica no Anexo III do Simples, indo para o Anexo V só quando a folha cai abaixo de 28% da receita dos doze meses anteriores. Quem atende consultório responde as duas na hora.
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Falar com um contadorO que muda quando o contador conhece um consultório odontológico
A diferença entre contador genérico e contador do setor aparece em três lugares: no cadastro, no cálculo do mês e no que ele entrega sem você pedir.
No cadastro, porque a atividade odontológica tem código próprio e o código antigo saiu de circulação. No cálculo, porque a conta que define o anexo precisa ser refeita todos os meses e não uma vez por ano. E na entrega, porque um consultório precisa de balancete e DRE para saber o que sobra — não só da guia paga.
Some o convênio, que retém imposto de renda na nota, e a obrigação anual de informar pagamentos recebidos. São quatro frentes que só quem atende o setor acompanha de rotina.
Os erros que mais aparecem
- Cadastrar ou repetir o CNAE 8630-5/05, que não existe mais. A atividade odontológica é a 8630-5/04, que cobre consultas e tratamento odontológico de qualquer tipo.
- Dizer que odontologia é Anexo V por natureza. A regra em vigor coloca odontologia e prótese dentária no Anexo III.
- Prometer equiparação hospitalar. Odontologia não está na lista de serviços da Lei 9.249/1995.
- Falar em "aproveitar crédito" na compra de cadeira ou de scanner. Empresa no Simples Nacional não se apropria nem transfere créditos.
- Deixar o imposto retido pelo convênio parado, sem controle e sem compensação.
As sete perguntas de teste, com a resposta certa do lado
Você não precisa entender de imposto para saber se a pessoa na sua frente entende. Precisa das perguntas certas e da resposta certa anotada. Faça as sete abaixo na primeira conversa. Se três respostas destoarem da coluna do meio, procure outro escritório.
| Pergunta | A resposta certa | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| "Qual é o CNAE do meu consultório?" | 8630-5/04 — Atividade odontológica. Laboratório de prótese é outro código, o 3250-7/06. | Falar em 8630-5/05, que foi extinto. |
| "Em qual anexo do Simples estou, e por qual artigo?" | Anexo III, pelo art. 18, § 5º-B, XX, da LC 123/2006, que cita odontologia e prótese dentária. Anexo V só quando a folha fica abaixo de 28% da receita dos doze meses anteriores. | "Odontologia é Anexo V." Ou não saber o artigo. |
| "Qual foi meu Fator R no mês passado e nos três anteriores?" | Quatro números, na hora ou no mesmo dia. | "Isso a gente vê no fechamento do ano." |
| "Consigo equiparação hospitalar?" | "Não. A lista da Lei 9.249/1995 não alcança odontologia." | "Consigo sim, deixa comigo." |
| "Compro uma cadeira nova. Aproveito crédito?" | "No Simples, não. A LC 123 diz que o optante não se apropria nem transfere créditos. O equipamento entra na contabilidade como ativo e é depreciado." | "Claro, dá para abater tudo." |
| "O que vocês fazem com o imposto retido pelo convênio?" | "Controlamos e compensamos. São 1,5% de imposto de renda na fonte sobre serviços de odontologia." | "Isso aí você perde mesmo." |
| "O que eu entrego por ano que uma loja não entrega?" | A DMED, quando o consultório é pessoa jurídica prestadora, até o último dia útil de fevereiro. E, para quem atende como pessoa física, existe o Recibo Saúde. | Não saber que existe, ou citar a IN 985/2009, que foi revogada. |
Fontes: CNAE-Subclasses 2.3 (CONCLA/IBGE), classe 86.30-5 e subclasse 3250-7/06; LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, XX, 5º-K e 5º-M, I, e art. 23; Lei 9.249/1995, art. 15, § 1º, III, "a"; IN RFB nº 2.074/2022; IN RFB nº 2.240/2024, art. 3º, I; Decreto 9.580/2018 (RIR/2018), art. 714, § 1º, XXVI.
A pergunta 1 costuma resolver a conversa sozinha. Se o escritório ainda trabalha com um código extinto, o problema não é odontologia — é a base de consulta que ele usa.
Quanto custa errar: um exemplo de cálculo
Isto é um exemplo
Os números abaixo são hipotéticos, escolhidos para a conta ficar redonda. Não são de nenhum cliente. As alíquotas e as parcelas a deduzir são as das tabelas oficiais em vigor. A sua empresa tem outros números — a conta só vale feita com eles.
A pergunta do Fator R parece detalhe técnico. Veja o que ela vale em dinheiro.
Imagine um consultório que fatura R$ 20 mil por mês — R$ 240 mil nos últimos doze meses. Nessa faixa, pelas tabelas oficiais:
| Cenário | Alíquota efetiva | DAS do mês sobre R$ 20 mil |
|---|---|---|
| Folha igual ou acima de 28% da receita — Anexo III | 7,30% | R$ 1.460,00 |
| Folha abaixo de 28% da receita — Anexo V | 16,12% | R$ 3.225,00 |
| Diferença | — | R$ 1.765,00 por mês |
Exemplo hipotético. Cálculo pela fórmula do art. 18, § 1º, da LC 123/2006, com receita bruta acumulada de R$ 240.000,00 nos doze meses anteriores — 2ª faixa nos dois anexos. Anexo III: 11,20% de alíquota nominal e R$ 9.360,00 de parcela a deduzir. Anexo V: 18,00% e R$ 4.500,00. Percentuais arredondados na segunda casa; os valores em reais são os exatos. Não inclui ISS retido, retenções na fonte nem tributos fora do DAS.
R$ 1.765,00 por mês de diferença, no mesmo consultório e no mesmo faturamento. A linha que separa os dois cenários é a folha alcançar 28% da receita dos doze meses anteriores — nesse exemplo, cerca de R$ 5.600,00 por mês somando salários, encargos e pró-labore.
Isso não quer dizer que aumentar a folha compense sempre. Às vezes o custo de subir a folha é maior que a economia. Quer dizer que a conta existe, que ela muda todo mês e que alguém precisa estar olhando.
É por isso que a pergunta 3 vale mais do que uma tabela de preços.
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Falar com um contadorO que precisa estar escrito na proposta
Proposta boa é a que diz o que chega na sua mão e quando. Se o papel só tem o valor e a palavra "contabilidade completa", ele não serve para comparar nada. Peça que estes itens apareçam com nome e prazo:
Itens que devem estar no papel
- Apuração mensal com memória de cálculo, não apenas a guia.
- Fator R calculado e informado todo mês.
- Balancete e DRE mensais, com data de entrega.
- Controle e compensação das retenções dos convênios.
- Cadastro conferido: CNAE, objeto social e atividades secundárias.
- Folha, pró-labore, eSocial e DCTFWeb, com prazos escritos.
- DEFIS anual e, quando o consultório for obrigado, a DMED.
- Nome do contador responsável e o canal em que você fala com ele.
- Prazo do contrato, multa se houver, e como os documentos voltam para você na saída.
Com essa lista na mão, comparar duas propostas deixa de ser comparar preço. Passa a ser comparar escopo — e é aí que a diferença aparece. Se quiser o passo a passo genérico de comparação, ele está em como escolher um bom contador.
Respostas que são sinal vermelho
Estas frases aparecem com frequência e todas têm o mesmo problema: são genéricas demais para um negócio que não é genérico.
- "Dentista paga 6%." Seis por cento é a alíquota da primeira faixa no papel. O que se paga é a efetiva, que sobe com o faturamento.
- "O CNAE tanto faz." Não tanto faz. Ele define anexo, obrigação e fiscalização.
- "Equiparação hospitalar eu consigo." Para odontologia, não existe essa porta.
- "A gente calcula o Fator R uma vez por ano." Uma vez por ano é tarde.
- "Balancete é burocracia." Sem balancete não há base para distribuir lucro.
Como trocar sem parar o atendimento
Trocar de contador não para a operação. O que atrapalha é trocar sem lista. A ordem abaixo é a que funciona em consultório com agenda cheia:
- Reúna contrato social, cartão CNPJ, alvará, registro no conselho, senhas do e-CAC e do município e as guias dos últimos doze meses.
- Peça ao escritório novo a lista do que falta antes de avisar o atual.
- Comunique a saída por escrito e guarde a confirmação.
- Peça a devolução dos livros, balancetes, folha e declarações entregues, em arquivo digital.
- Transfira as procurações eletrônicas. Comece por aqui, é o passo mais lento.
- Confira se há obrigação em atraso antes da virada.
- Vire no início do mês, nunca no meio.
O passo a passo completo da troca, com o que o escritório anterior é obrigado a devolver, está em como trocar de contabilidade. E se você ainda está na dúvida se é hora de trocar, os sinais de que está na hora ajudam a decidir.
Fidelidade e multa: o que olhar no contrato
Contrato de contabilidade é contrato de prestação de serviço. Prazo mínimo e multa por saída antecipada não são proibidos — mas precisam estar escritos, com o valor e a forma de cálculo. O que não pode é você descobrir a multa na hora de sair.
Antes de assinar, leia três cláusulas: prazo, aviso prévio para encerrar e devolução de documentos. Se o contrato exige aviso longo e ainda condiciona a devolução dos seus arquivos ao pagamento de alguma coisa, você está comprando um problema junto com o serviço.
Como é na Hopecont
O contrato da Hopecont não tem fidelidade e não tem multa de cancelamento. Se você quiser sair, sai — e leva os seus documentos. A migração de quem vem de outro escritório está descrita em trocar de contador.
O resumo
Escolher contador para consultório odontológico é testar conhecimento, não negociar preço. As sete perguntas levam quinze minutos e mostram mais do que qualquer apresentação comercial.
Se for para guardar duas: o CNAE certo é 8630-5/04 e o seu Fator R é um número que você deveria receber todo mês. Quem erra essas duas dificilmente acerta o resto.
E a troca em si é tranquila. Com lista pronta e virada no começo do mês, o consultório não perde um dia de atendimento.
A Hopecont atende consultórios odontológicos em todo o Brasil, com Fator R acompanhado todo mês, balancete e DRE mensais e atendimento humano por WhatsApp — sem fidelidade e sem multa de cancelamento. Nota 5,0 no Google, 242 avaliações.
Falar com um contadorPerguntas frequentes
Dentista pode ser MEI?
Não. Odontologia é atividade regulamentada por conselho profissional e não consta da lista de ocupações permitidas ao MEI. O caminho é abrir ME ou EPP. O tema está detalhado em dentista pode ser MEI?.
Qual é o CNAE certo do consultório odontológico?
A subclasse 8630-5/04 — Atividade odontológica, que segundo as notas explicativas da CONCLA compreende as consultas e o tratamento odontológico de qualquer tipo. Laboratório de prótese dentária é atividade industrial e tem código próprio, a subclasse 3250-7/06. O antigo 8630-5/05 não integra mais a estrutura da classe 86.30-5.
Consultório odontológico fica no Anexo III ou no Anexo V?
Começa no Anexo III: o art. 18, § 5º-B, XX, da LC 123/2006 cita expressamente odontologia e prótese dentária. O § 5º-M, I, manda essas atividades para o Anexo V apenas quando o Fator R fica abaixo de 28% — ou seja, quando a folha dos doze meses anteriores representa menos de 28% da receita bruta do mesmo período. A comparação está em Anexo III ou V para consultório odontológico.
Quanto custa a contabilidade de um consultório odontológico?
Depende do porte, do número de sócios, do tamanho da folha e do volume de notas — desconfie de quem dá o valor sem perguntar nada disso. Os planos estão em planos, e o que influencia o preço está explicado em quanto custa a contabilidade mensal.
Dá para aproveitar crédito na compra de equipamento?
No Simples Nacional, não. O art. 23 da LC 123/2006 diz que as microempresas e empresas de pequeno porte optantes não fazem jus à apropriação nem transferem créditos relativos a impostos ou contribuições abrangidos pelo Simples. O equipamento entra na contabilidade como bem do ativo e é depreciado — o que afeta o resultado, não a guia do mês.
Preciso pagar multa para trocar de contador?
Depende do contrato que você assinou. Prazo mínimo e multa por saída antecipada são cláusulas válidas, desde que expressas. Leia antes de avisar. Na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento; a migração está em trocar de contador.
Fale com um contador da Hopecont
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