O Que a Contabilidade de Consultório Deve Entregar Todo Mês

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Psicólogo, fisioterapeuta e nutricionista vivem o mesmo dia a dia — e três regras fiscais diferentes.

As três profissões ficam no mesmo anexo do Simples, têm o mesmo Fator R e o mesmo cálculo de pró-labore. Mas quando o assunto é Receita Saúde, DMED e dedução no Imposto de Renda do paciente, elas se separam — e a separação está na lei, não na prática de mercado. Este artigo mostra o que a contabilidade de consultório deve entregar todo mês, apontando exatamente onde cada profissão segue caminho próprio.

A lista de entregas do mês

Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, XVI e XXI, 5º-K e 5º-M, I; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 40, 63 e 72, § 1º; IN RFB nº 2.005/2021, art. 10; IN RFB nº 2.240/2024, arts. 2º e 3º; IN RFB nº 2.074/2022, arts. 1º e 2º; Decreto 9.580/2018 (RIR), arts. 68, 69 e 118.

Pessoa física ou pessoa jurídica: duas rotinas distintas

Antes de falar de entregas, é preciso saber de qual das duas rotinas estamos falando, porque elas quase não se parecem.

Como pessoa física, o profissional recebe, escritura um Livro Caixa, recolhe o carnê-leão quando cabível e declara tudo no ajuste anual. A tributação segue a tabela progressiva do IRPF, que em 2026 vai de isento até 27,5% — e é importante dizer que esses 27,5% incidem sobre a parcela do rendimento que ultrapassa a última faixa, depois das deduções, e não sobre o faturamento inteiro.

Como pessoa jurídica, existe CNPJ, nota fiscal, apuração mensal, escrituração contábil, folha e as declarações do regime. Mais estrutura e, na maior parte dos casos, carga menor — mas com custo fixo e obrigações que não desaparecem em mês parado.

A decisão entre as duas não é ideológica: é aritmética, e depende do faturamento, das despesas dedutíveis e de quanto o profissional pretende retirar. O que não funciona é ter CNPJ e continuar operando como pessoa física — receber no CPF, emitir nota só às vezes e não fazer escrituração.

Carnê-leão: quando ele é obrigatório

O art. 118 do Decreto 9.580/2018 (RIR) é objetivo: fica sujeita ao pagamento mensal do imposto a pessoa física que receber de outra pessoa física, ou de fontes situadas no exterior, rendimentos que não tenham sido tributados na fonte no país.

O carnê-leão é apurado mês a mês e recolhido até o último dia útil do mês seguinte. Atendimento online para paciente no exterior entra aqui também, porque a regra fala em fontes situadas no exterior.

Livro Caixa da pessoa física: o que dá e o que não dá para deduzir

É a principal ferramenta de quem atende como pessoa física, e a mais mal usada. O art. 68 do RIR permite deduzir da receita da atividade:

1. a remuneração paga a terceiros, desde que haja vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários correspondentes;
2. os emolumentos pagos a terceiros;
3. as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

E o parágrafo único do mesmo artigo exclui expressamente:

1. quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, e despesas de arrendamento;
2. despesas com locomoção e transporte, exceto para representante comercial autônomo.

Duas regras de limite, no art. 69: as deduções não podem exceder a receita mensal da atividade, e o excesso pode ser computado nos meses seguintes até dezembro — mas o excesso que sobrar no fim do ano não passa para o ano seguinte (§ 1º). O § 2º exige a escrituração em livro-caixa e a comprovação por documentação idônea, mantida à disposição da fiscalização.

Receita Saúde: aqui as três profissões se separam

Este é o ponto em que a regra muda de profissão para profissão, e em que mais se vê informação errada circulando.

A IN RFB nº 2.240/2024 instituiu o Receita Saúde, o recibo eletrônico de serviços de saúde. O art. 2º diz que ele só pode ser emitido por profissional de saúde pessoa física com registro regular no respectivo conselho. E o art. 3º lista, de forma fechada, quem é obrigado a emitir:

1. dentistas;
2. fisioterapeutas;
3. fonoaudiólogos;
4. médicos;
5. psicólogos; e
6. terapeutas ocupacionais.

Regras operacionais para quem está obrigado: a emissão é feita pelo App Receita Federal ou pelo e-CAC (arts. 5º e 6º); considera-se efetivada a prestação no momento do pagamento, e havendo vários pagamentos, emite-se um recibo para cada um (art. 3º, §§ 1º e 2º) — o que importa em pacote de dez sessões pago em parcelas; o recibo com erro pode ser cancelado em dez dias (art. 7º); e a emissão retroativa é permitida antes de procedimento de ofício (art. 8º). A falta ou a incorreção sujeita o profissional à multa do art. 57, I, "c", da MP 2.158-35/2001 (art. 4º).

Por que a nutrição fica de fora: a raiz da diferença

A explicação não é arbitrária, e conhecê-la evita discussão. O art. 73 do RIR/2018, que reproduz o art. 8º, II, "a", da Lei 9.250/1995, lista as despesas com saúde dedutíveis na declaração de ajuste anual: pagamentos a médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, terapeutas ocupacionais e hospitais, além de exames laboratoriais, serviços radiológicos, aparelhos ortopédicos e próteses ortopédicas e dentárias.

Compare com a lista do Receita Saúde: são as mesmas profissões. Faz sentido — o Receita Saúde existe para dar lastro à dedução do paciente. Como o pagamento a nutricionista não é dedutível como despesa médica na declaração, não há dedução a comprovar, e por isso a profissão fica fora tanto do Receita Saúde quanto da DMED.

DMED: mesma lógica, aplicada à pessoa jurídica

A DMED é a contrapartida da dedução do paciente do lado do prestador. A norma vigente é a IN RFB nº 2.074/2022 — a IN 985/2009, ainda muito citada, foi revogada.

O art. 1º, parágrafo único, define quais são os serviços de saúde alcançados: os prestados por psicólogos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais, fonoaudiólogos, dentistas, hospitais, laboratórios, clínicas médicas de qualquer especialidade, estabelecimento geriátrico classificado como hospital pelo Ministério da Saúde e entidades de ensino destinadas à instrução de deficiente físico ou mental, além dos serviços radiológicos e de próteses ortopédicas ou dentárias. O art. 2º, I, coloca a obrigação sobre as pessoas jurídicas ou equiparadas prestadoras desses serviços. O prazo é o último dia útil de fevereiro.

Traduzindo para as três profissões: clínica de psicologia e clínica de fisioterapia constituídas como PJ entregam DMED; a lista do art. 1º não menciona nutrição; e quem atende só como pessoa física não é obrigado, porque a obrigação é da PJ.

Anexo III ou Anexo V: onde cada profissão está na LC 123

Aqui as três voltam a andar juntas, com dispositivos diferentes:

• Fisioterapia — art. 18, § 5º-B, XVI (incluído pela LC 147/2014) → Anexo III.
• Psicologia e psicanálise — art. 18, § 5º-B, XXI (incluído pela LC 155/2016) → Anexo III. O mesmo inciso alcança terapia ocupacional, acupuntura, podologia e fonoaudiologia.
• Clínicas de nutrição — também no art. 18, § 5º-B, XXI → Anexo III.

E o § 5º-M, I manda os incisos XVI, XVIII, XIX, XX e XXI para o Anexo V quando a relação entre folha de salários e receita bruta for inferior a 28%. Ou seja: as três profissões seguem exatamente a mesma mecânica de Fator R.

Fator R: o número que decide

Fator R é a razão entre a folha de salários e a receita bruta dos doze meses anteriores ao período de apuração (art. 18, § 5º-K). Igual ou acima de 28%, Anexo III; abaixo, Anexo V. É recalculado todo mês, sobre uma janela móvel.

Alíquotas nominais e parcelas a deduzir dos Anexos III e V da LC 123/2006. O valor pago é a alíquota efetiva do art. 18, § 1º: (RBT12 × alíquota − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Em consultório individual, quem sustenta o Fator R é quase sempre o pró-labore — não há folha grande para fazer esse papel. Por isso, nessas três profissões, decidir o valor do pró-labore é decidir o anexo.

E vale o alerta de sempre: Anexo III não quer dizer 6%. Os 6% são a alíquota nominal da primeira faixa; o que se paga é a alíquota efetiva, que sobe com a receita acumulada. Veja o detalhamento em Anexo III ou V para psicólogo e em Anexo III ou V para nutricionista.

Pró-labore

É a remuneração do sócio pelo trabalho, distinta do lucro. Sobre ele incide INSS e, conforme o valor, IRRF pela tabela progressiva. Em 2026 o teto de contribuição é de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026) — os 11% do sócio sobre o teto dão R$ 932,31 por mês — e o piso é o salário mínimo, R$ 1.621,00.

Duas funções, ambas importantes: ele constrói o Fator R e ele constrói a previdência. Lucro distribuído não gera aposentadoria, auxílio-doença nem salário-maternidade. Para profissional autônomo de consultório, sem empregador por trás, isso pesa mais do que costuma parecer.

Folha, eSocial e DCTFWeb

Havendo recepcionista, auxiliar ou estagiário, existe folha — e existe folha mesmo sem empregado, porque o pró-labore passa por ela. O que deve chegar: folha calculada, recibos, guias de FGTS e INSS e a confirmação dos eventos do eSocial. A DCTFWeb vai até o dia 15 do mês seguinte (IN RFB nº 2.005/2021, art. 10).

ISS: onde cada profissão está na lista da LC 116

A lista anexa à LC 116/2003 é o que o município usa como referência. No item 4 — "Serviços de saúde, assistência médica e congêneres" — as três aparecem em subitens distintos:

• 4.08 — Terapia ocupacional, fisioterapia e fonoaudiologia
• 4.10 — Nutrição
• 4.16 — Psicologia (e 4.15 — Psicanálise)
• 4.09 — Terapias de qualquer espécie destinadas ao tratamento físico, orgânico e mental

A alíquota é municipal e varia de 2% a 5%, com o piso de 2% fixado na própria LC 116. E o art. 6º permite ao município atribuir a responsabilidade pelo recolhimento ao tomador do serviço — o que acontece quando o consultório atende uma empresa. Quem está no Simples precisa informar o ISS retido no PGDAS-D para abatê-lo (LC 123/2006, art. 18, § 6º); retenção sofrida e não informada é imposto pago duas vezes.

Atendimento online: o que muda e o que não muda

Terapia por vídeo, acompanhamento nutricional a distância e orientação de exercícios por telechamada mudaram a rotina dos consultórios. Do ponto de vista contábil, mudam menos do que parece — e mudam em pontos específicos:

1. Não muda a natureza do serviço. Continua sendo o mesmo serviço da lista da LC 116, com a mesma tributação e o mesmo anexo.
2. Muda o controle da receita. Pagamento por link, cartão e aplicativo entra com taxa de intermediação descontada. A base tributável é o valor bruto — a taxa é despesa, e aparece na DRE, não como redução de receita.
3. Muda a atenção ao ISS. A regra geral do art. 3º da LC 116 é o imposto ser devido no estabelecimento do prestador, com as exceções que o próprio artigo lista. Atender paciente de outra cidade não transfere o ISS automaticamente — mas cada município tem sua legislação, e é ela que resolve o caso concreto.
4. Muda quando o paciente está no exterior. Aí entram regras de exportação de serviço e, para quem atende como PF, o carnê-leão do art. 118 do RIR.

Sobre a permissão profissional para atendimento remoto, quem define é o conselho de cada categoria — CFP, COFFITO e CFN têm normas próprias, com requisitos próprios. É consulta ao conselho, não ao contador.

Convênios e repasses: o mês em que a conta não fecha

Quem atende por convênio ou por clínica parceira convive com três descompassos:

1. Competência e caixa. O atendimento é de um mês, o repasse cai em outro.
2. Bruto e líquido. A base do Simples é a receita bruta, que exclui apenas vendas canceladas e descontos incondicionais (Res. CGSN 140/2018, art. 2º, II). Glosa e taxa de administração não reduzem a base tributável.
3. Retenção sofrida. Clínica ou convênio que retém ISS precisa informar, e o profissional precisa aproveitar.

Existe a apuração pelo regime de caixa no Simples, que resolve o primeiro descompasso — mas o art. 77 da Res. CGSN 140/2018 exige manter o registro dos valores a receber no modelo do Anexo IX, e o art. 78 determina que o descumprimento leva à desconsideração de ofício da opção, com recálculo pelo regime de competência. É uma escolha que só funciona com controle.

Balancete, DRE e balanço

É o que mais falta em consultório pequeno, e o que mais faz diferença quando existe. O balancete mostra as contas do mês; a DRE mostra se sobra; o balanço fecha o ano e é o que banco, locador e credenciamento pedem.

Sem essas peças, três coisas ficam no escuro: o lucro que pode ser distribuído com lastro, a margem real — consultório costuma faturar bem e sobrar pouco depois de aluguel, sala compartilhada e software de agenda — e o número da DEFIS, que em março passa a ser estimativa.

Para quem está no Simples, o art. 63, § 2º, I, da Res. CGSN 140/2018 dispensa do Livro Caixa quem mantém escrituração contábil regular. Fazer contabilidade completa substitui o controle simplificado e entrega as peças de quebra.

Distribuição de lucros

Lucro apurado em escrituração contábil regular continua sendo, na maior parte dos casos, a forma mais eficiente de o sócio retirar. A Lei 15.270/2025 mudou parte do desenho a partir de janeiro de 2026: o art. 6º-A criou 10% de IRRF sobre lucros e dividendos pagos por uma mesma PJ a uma mesma PF acima de R$ 50.000,00 em um mês, e o art. 16-A instituiu a tributação mínima para a PF com rendimentos totais acima de R$ 600.000,00 no ano.

Para consultório de porte comum esses patamares não são alcançados. Para clínica com vários sócios, podem ser — e a conta precisa ser refeita a cada ano. Veja pró-labore ou distribuição de lucros.

Conselhos profissionais e o registro da pessoa jurídica

A Lei 6.839/1980, art. 1º, torna obrigatório o registro das empresas e a anotação dos profissionais habilitados nas entidades de fiscalização, em razão da atividade básica ou daquela pela qual prestem serviços a terceiros. Na prática: a clínica não registra só na Junta Comercial ou no Cartório — registra também no conselho da profissão.

• Psicologia — Conselho Regional de Psicologia (CRP).
• Fisioterapia — Conselho Regional de Fisioterapia e Terapia Ocupacional (CREFITO).
• Nutrição — Conselho Regional de Nutricionistas (CRN).

Cada um exige a indicação de um responsável técnico habilitado, e a licença sanitária municipal é exigência à parte, com requisitos que variam por município e por tipo de procedimento realizado no local.

Checklist de troca de contador

Perguntas com resposta objetiva. Se o escritório atual hesita em alguma, você já sabe onde está o buraco.

Não existe época certa para trocar: pode ser a qualquer momento do ano. O que existe é transição organizada — e ela depende de a documentação acima estar completa.

O que fica

As três profissões compartilham quase tudo: mesmo anexo, mesmo Fator R, mesma conta de pró-labore, mesmas entregas mensais. Separam-se na pessoa física — psicólogo e fisioterapeuta estão obrigados ao Receita Saúde e a clínica deles entrega DMED; nutricionista não está na lista de nenhum dos dois, e o motivo está no art. 73 do RIR, que define quais despesas com saúde o paciente pode deduzir.

Contabilidade que trata as três igual está trabalhando por analogia. E analogia, em obrigação acessória, costuma custar caro dos dois lados.

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