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Consultório de psicólogo, fisioterapeuta ou nutricionista costuma abrir pequeno, com uma sala, uma agenda e pouca papelada. É justamente por isso que os nove erros desta lista passam despercebidos — e aparecem meses depois, em reais. Aqui está cada um com o preço e com o prazo que ele fura.
Nenhuma das três profissões cabe no MEI: são regulamentadas e ficam fora da lista de ocupações permitidas. Isso significa que o consultório nasce já como empresa de verdade, com contrato social, CNPJ, inscrições e regime tributário a escolher — e com todos os relógios que vêm junto.
Os números desta página são de um consultório hipotético que fatura R$ 16.000,00 por mês, ou R$ 192.000,00 em doze meses. É um porte comum de começo: uma sala, uma profissional, agenda quase cheia. As alíquotas, os prazos e as multas são os oficiais, com a fonte ao lado de cada tabela.
Resposta rápida
O erro mais caro deste porte de consultório é perder a janela de 30 dias da opção pelo Simples. Quem perde não fica sem regime: fica no Lucro Presumido até 31 de dezembro, pagando R$ 2.708,80 por mês onde pagaria R$ 1.012,00. São R$ 1.696,80 por mês, R$ 20.361,60 no ano — mais que o faturamento de um mês inteiro.
Prefere abrir o consultório com cada prazo controlado por quem já faz isso todo mês?
Falar com um contadorOs nove erros e o preço de cada um, em reais
O artigo inteiro numa tela: o erro, quando a conta chega e quanto ele custa no consultório do exemplo. Cada um aparece detalhado logo abaixo, com a norma que fixa o prazo.
De onde vêm estes valores
Os números desta página são de um exemplo, montado para a conta fechar de ponta a ponta. Não são de nenhum cliente. As alíquotas, as parcelas a deduzir, os prazos e as multas são os das tabelas e das normas em vigor, e cada um está com a fonte ao lado da tabela. A sua empresa tem outros números — a conta só vale refeita com eles.
| O erro | Quando a conta chega | Quanto custa no exemplo |
|---|---|---|
| 1. Assinar a sala antes da consulta de viabilidade | nas primeiras semanas | R$ 3.600,00 de aluguel sem poder atender |
| 2. Abrir com o CNAE de uma profissão só | na nota do serviço que não está no objeto social | até R$ 7.619 em dez dias sem poder faturar aquela linha |
| 3. Atender e receber no CPF enquanto o CNPJ não sai | no carnê-leão do mês seguinte | R$ 3.491,27 em um único mês |
| 4. Deixar o arquivamento passar dos 90 dias do MAT | no dia 91 | registro cancelado e R$ 5.400,00 de aluguel já pagos |
| 5. Perder a janela de 30 dias da opção pelo Simples | no primeiro imposto do trimestre | R$ 1.696,80 por mês até 31 de dezembro |
| 6. Deixar o pró-labore para o segundo ano | em todo DAS dos 12 primeiros meses | R$ 1.493,00 por mês, R$ 17.916,00 no ano |
| 7. Pedir a inscrição municipal depois do CNPJ | na primeira nota que o plano de saúde pede | R$ 16.000,00 de atendimento sem poder faturar |
| 8. Deixar o registro da PJ no conselho para depois | na primeira fiscalização do CRP, CREFITO ou CRN | consultório pronto e sem poder atender |
| 9. Deixar a primeira declaração passar do prazo | em abril, com o consultório funcionando | 2% ao mês sobre os tributos, teto de 20%, mínimo de R$ 200,00 |
Valores calculados sobre o consultório do exemplo (R$ 16.000,00 por mês). Alíquotas: Anexos III e V da LC 123/2006. Lucro Presumido: Lei 9.249/1995, art. 15, § 1º, III, "a"; Lei 7.689/1988, art. 3º, III; PIS e COFINS cumulativos; INSS patronal de 20% pela Lei 8.212/1991, art. 22, I. Carnê-leão: última faixa da tabela progressiva mensal do IRPF. Multas: LC 123/2006, arts. 38 e 38-A.
Num consultório que fatura R$ 16.000,00, o erro 5 sozinho equivale a mais de um mês inteiro de trabalho por ano. E ele não exige nenhuma decisão errada: basta ninguém olhar o calendário.
A linha do tempo da abertura, com o prazo de cada etapa
Sete dos nove erros desta lista não são erros de opinião: são prazos. A abertura tem relógios correndo em paralelo, e quase nenhum deles avisa quando vence. O mais caro é o mais curto.
| A etapa | O prazo | O que acontece se passar |
|---|---|---|
| Consulta de viabilidade do endereço | antes de assinar o contrato do ponto | o endereço é indeferido com o aluguel já correndo |
| Registro do ato constitutivo na Junta | não tem prazo — mas é dele que os 90 dias do CNPJ começam a contar | nada; o relógio seguinte é que não começa |
| CNPJ pelo MAT, na Receita Federal | 90 dias contados do arquivamento | o arquivamento é cancelado e o registro tem de ser refeito |
| Inscrição municipal para emitir NFS-e | depende da prefeitura — costuma ser o último deferimento a sair | sem nota não há reembolso de plano nem comprovante para o paciente |
| Registro da pessoa jurídica no CRP, CREFITO ou CRN | antes do primeiro atendimento no nome da empresa | o consultório existe no CNPJ e não existe para o conselho |
| Opção pelo Simples Nacional | 30 dias contados do último deferimento de inscrição | a empresa fica no Lucro Presumido até 31 de dezembro |
| Primeiro DAS | dia 20 do mês seguinte ao da receita | multa e juros sobre o próprio DAS |
| Primeira DEFIS | 31 de março do ano seguinte | 2% ao mês sobre os tributos declarados, teto de 20%, mínimo de R$ 200,00 |
Prazo do CNPJ: FAQ do Módulo de Administração Tributária (MAT), Receita Federal. Prazo da opção: Resolução CGSN nº 140/2018, art. 6º, § 5º, I, na redação da Resolução CGSN nº 183, de 26/09/2025. DAS: art. 40. DEFIS: art. 72, § 1º. Multa: LC 123/2006, art. 38. Contador na inscrição estadual do Ceará: IN SEFAZ-CE nº 77/2019, art. 28, § 3º, II. Consultados em 16/09/2026. Inscrição municipal e licenciamento mudam de cidade — confirme os do seu município.
“depois de efetuar a inscrição no CNPJ, a inscrição municipal e, caso exigível, a estadual, a ME ou a EPP terá um prazo de até 30 (trinta) dias, contado do último deferimento de inscrição, para formalizar a opção pelo Simples Nacional”
Repare em duas coisas nessa redação, que é nova — vale desde 13 de outubro de 2025. A primeira: o prazo conta do último deferimento, não do primeiro. Quem demora a pedir a inscrição municipal está adiando o começo do próprio relógio, não o fim. A segunda: o inciso V do mesmo parágrafo diz que a opção, quando sai, produz efeitos a partir da data de inscrição no CNPJ — ou seja, quem cumpre o prazo não perde nenhum mês; quem perde o prazo perde o ano inteiro. Para quem divide sala com colegas de outras profissões, vale um alerta a mais: cada conselho registra a pessoa jurídica pela atividade que ela declara. Uma empresa que atende psicologia e nutrição precisa estar regular nos dois.
Se a dúvida for anterior a tudo isso — se a lei exige mesmo um contador para abrir e para manter —, a resposta completa, etapa por etapa e com a norma de cada uma, está em preciso de contador para abrir e manter uma empresa.
Erros 1 a 3: os que acontecem antes de a empresa existir
Os três primeiros acontecem antes de existir CNPJ. São baratos de evitar e caros de descobrir depois.
1. Assinar o contrato da sala antes da consulta de viabilidade
Prazo que ele fura: nenhum — é erro de ordem · Custa: R$ 3.600,00 no exemplo
A consulta de viabilidade é onde a prefeitura diz se o endereço aceita a atividade. Não tem taxa, sai rápido e vem antes de qualquer contrato. Em consultório pequeno ela é pulada com mais frequência do que nos outros ramos, porque "é só uma sala".
Só que sala em prédio residencial, sem acessibilidade ou em zona que não comporta saúde é indeferida do mesmo jeito. Dois meses de aluguel a R$ 1.800,00 são R$ 3.600,00 pagos por um endereço que não vai receber ninguém.
2. Abrir com o CNAE de uma profissão só
Prazo que ele fura: nenhum — mas limita o que pode ser faturado · Custa: até R$ 7.619 em dez dias sem faturar aquela linha
São códigos diferentes para atividades diferentes: 8650-0/02 para nutrição, 8650-0/03 para psicologia e psicanálise, 8650-0/04 para fisioterapia. Todos existem na tabela oficial e todos cabem no mesmo CNPJ, desde que estejam declarados.
O problema aparece quando a sociedade começa com uma profissional e a segunda entra depois. A empresa continua com o CNAE de origem, a nova profissional atende, e a nota do serviço dela não encontra código para sair. Com R$ 762 de receita por dia útil, dez dias esperando a alteração valem R$ 7.619 — e a alteração é feita na Junta, com prazo próprio.
3. Atender e receber no CPF enquanto o CNPJ não sai
Prazo que ele fura: o carnê-leão vence no último dia útil do mês seguinte · Custa: R$ 3.491,27 em um mês de R$ 16.000,00
A sala está alugada, a agenda começou e o CNPJ ainda não saiu. Atender e receber no PIX pessoal parece o meio-termo óbvio — e é o mais caro por real recebido.
O que entra no CPF é renda de pessoa física e vai para o carnê-leão. Num mês de R$ 16.000,00 sem deduções, são 27,5% menos a parcela a deduzir de R$ 908,73: R$ 3.491,27. O mesmo mês com o consultório aberto no Anexo III custaria R$ 1.012,00 de DAS. Vale registrar que o livro-caixa permite deduzir despesas da atividade — e que, mesmo assim, a conta raramente chega perto do DAS.
Erros 4 a 6: os da semana da abertura
Os três do meio se resolvem em minutos, na semana da abertura, e valem doze meses cada um.
4. Deixar o arquivamento na Junta passar dos 90 dias do MAT
Prazo que ele fura: 90 dias contados do arquivamento · Custa: registro cancelado e R$ 5.400,00 já gastos
Desde 1º de dezembro de 2025 o CNPJ é pedido em passo separado do registro, no Módulo de Administração Tributária da Receita Federal, com prazo de 90 dias contados do arquivamento. Passou o prazo, o arquivamento é cancelado.
Em consultório pequeno esse prazo estoura com facilidade, porque o processo costuma ficar parado esperando uma assinatura digital, um documento do sócio que mora em outra cidade ou, no Ceará, a inscrição estadual, que a IN SEFAZ-CE nº 77/2019 manda indeferir sem contador designado. Três meses de aluguel são R$ 5.400,00 pagos por uma empresa que voltou à estaca zero.
5. Perder a janela de 30 dias da opção pelo Simples
Prazo que ele fura: 30 dias do último deferimento de inscrição · Custa: R$ 1.696,80 por mês até 31 de dezembro
Este é o erro mais caro do consultório deste porte, e o mais silencioso. A empresa nasce, as inscrições saem, e a opção pelo Simples fica para "quando sobrar tempo". O prazo é de 30 dias contados do último deferimento de inscrição.
Perdido o prazo, a empresa não fica sem regime — fica no Lucro Presumido até 31 de dezembro. Pagaria R$ 1.012,00 de DAS e passa a pagar R$ 1.812,80 de tributos federais mais R$ 896,00 de INSS patronal, total de R$ 2.708,80. A diferença de R$ 1.696,80 por mês equivale a R$ 20.361,60 em doze meses.
6. Deixar o pró-labore para o segundo ano
Prazo que ele fura: o Fator R olha os 12 meses anteriores · Custa: R$ 1.493,00 por mês, R$ 17.916,00 no ano
Psicologia, fisioterapia e nutrição começam no Anexo V e só caem para o Anexo III quando a folha dos doze meses anteriores chega a 28% da receita do mesmo período. Em consultório sem funcionário, essa folha é o pró-labore das sócias — e só ele.
No exemplo, a folha precisa somar R$ 53.760,00 em doze meses. Começar no mês 1 em vez do mês 13 é a diferença entre R$ 1.012,00 e R$ 2.505,00 de DAS por mês. Quando há duas ou três sócias dividindo a mesma sala e o mesmo CNPJ, os 28% aparecem sem contratar ninguém — basta formalizar o que já está sendo retirado.
Erros 7 a 9: os que só cobram a conta depois
Os três últimos aparecem com a empresa já aberta, quando todo mundo acha que a parte burocrática acabou.
7. Pedir a inscrição municipal depois do CNPJ
Prazo que ele fura: trava a NFS-e e adia o início dos 30 dias · Custa: R$ 16.000,00 de atendimento sem poder faturar
Sem inscrição municipal não há NFS-e. Em consultório isso pesa duas vezes: o paciente que pede reembolso ao plano precisa da nota, e o paciente que vai lançar a despesa no Imposto de Renda também. Sem nota, os dois procuram outro lugar.
E há o efeito de calendário: o prazo da opção pelo Simples conta do último deferimento de inscrição. Adiar a municipal não dá mais tempo — apenas atrasa o início da contagem, com o consultório sem poder faturar nesse meio-tempo.
8. Deixar o registro da pessoa jurídica no conselho para depois
Prazo que ele fura: antes do primeiro atendimento no nome da empresa · Custa: consultório pronto e sem poder atender
O registro da profissional no CRP, no CREFITO ou no CRN é uma coisa. O registro da empresa no mesmo conselho é outra, e é ele que autoriza o consultório a existir no nome do CNPJ, com responsável técnico indicado.
Quem abre a empresa e começa a atender sem esse registro fica numa situação incômoda: regular na Receita, irregular no conselho. E quando a sala é dividida entre profissões diferentes, o problema multiplica — cada conselho quer a empresa registrada na sua atividade.
9. Deixar a primeira declaração passar do prazo
Prazo que ele fura: DAS dia 20 do mês seguinte, DEFIS até 31 de março · Custa: 2% ao mês, teto de 20%, mínimo de R$ 200,00
A DEFIS, declaração anual do Simples, vence em 31 de março do ano seguinte; a apuração mensal no PGDAS-D tem prazo próprio. O art. 38 da LC 123/2006 cobra 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, com teto de 20% e mínimo de R$ 200,00; o art. 38-A cobra mínimo de R$ 50,00 por mês de referência.
Em consultório pequeno a multa mal chega a doer. O que dói é a certidão negativa que não sai — e sem ela não se credencia plano de saúde, não se participa de edital de atendimento público e não se consegue crédito para reformar a sala.
Quer essa conta refeita com o faturamento real do seu consultório?
Falar com um contador
A simulação do erro mais caro: o que muda por mês fora do Simples
Quando a janela de 30 dias passa, a empresa não fica "sem regime": ela cai no Lucro Presumido, onde cada tributo é apurado e pago separadamente. A tabela abaixo abre a conta tributo a tributo, para o consultório do exemplo, com a mesma receita de R$ 16.000,00 por mês.
| No Lucro Presumido, mês a mês | Como se calcula | Valor |
|---|---|---|
| IRPJ | 15% sobre a presunção de 32% da receita | R$ 768,00 |
| CSLL | 9% sobre a presunção de 32% da receita | R$ 460,80 |
| PIS | 0,65% sobre a receita | R$ 104,00 |
| COFINS | 3,00% sobre a receita | R$ 480,00 |
| INSS patronal | 20% sobre o pró-labore de R$ 4.480,00 | R$ 896,00 |
| Total fora do Simples | soma das cinco linhas acima | R$ 2.708,80 |
| O mesmo mês no Anexo III | efetiva de 6,33% sobre R$ 16.000,00, tudo num boleto só | R$ 1.012,00 |
| Diferença por mês | R$ 2.708,80 menos R$ 1.012,00 | R$ 1.696,80 |
| Diferença em doze meses | R$ 1.696,80 × 12 | R$ 20.361,60 |
Presunção de 32% para serviços: Lei 9.249/1995, art. 15, § 1º, III, "a". CSLL de 9%: Lei 7.689/1988, art. 3º, III. PIS e COFINS cumulativos. INSS patronal de 20%: Lei 8.212/1991, art. 22, I. Anexo III da LC 123/2006 com RBT12 de R$ 192.000,00 — alíquota nominal de 11,20% e parcela a deduzir de R$ 9.360,00. ISS de fora dos dois lados, porque a alíquota muda de município: no Simples ele já está dentro do DAS e no Presumido vem em guia própria — ou seja, a diferença real é maior que a da tabela.
São cinco guias diferentes contra uma. E a diferença de R$ 1.696,80 por mês, num consultório que fatura R$ 16.000,00, é mais de 10% de tudo o que entra.
A parte que mais incomoda é que o erro não tem conserto dentro do ano: a próxima opção pelo Simples só produz efeito em 1º de janeiro. Quem abre em fevereiro e perde a janela paga a diferença por onze meses.
As alíquotas nominais e as parcelas a deduzir usadas nestas contas estão reunidas em Simples Nacional: tabelas e alíquotas, e a comparação completa entre os dois regimes está em Simples Nacional ou Lucro Presumido.
O erro mais caro do consultório: a janela de 30 dias
Entre os nove, o mais caro para este porte de consultório não é de licença nem de CNAE: é um prazo de trinta dias que quase ninguém sabe que está correndo. Ele começa no dia em que sai o último deferimento de inscrição — e ninguém recebe aviso desse dia.
A regra é nova: a redação em vigor veio com a Resolução CGSN nº 183, de setembro de 2025, e vale desde 13 de outubro daquele ano. Ela também tem um lado bom pouco divulgado: feita dentro do prazo, a opção produz efeitos desde a data de inscrição no CNPJ — ou seja, quem cumpre o prazo não perde nenhum mês.
Como fica com o erro
- Opção deixada para "quando organizar"
- Trinta dias contados do último deferimento, sem nenhum aviso
- Lucro Presumido até 31 de dezembro, com cinco guias por mês
- R$ 2.708,80 por mês onde pagaria R$ 1.012,00
- Total de R$ 20.361,60 a mais em doze meses
Como fica sem o erro
- Opção pedida no mesmo movimento do CNPJ, pela Redesim
- Inscrição municipal pedida junto, para o relógio começar cedo
- Efeitos retroativos à data de inscrição no CNPJ
- Um boleto por mês, de R$ 1.012,00
- Pendência impeditiva, se houver, regularizada nos 30 dias que o inciso VI dá
A ordem que não deixa nenhum dos nove acontecer
Nenhum dos nove exige esperteza — todos exigem ordem. Esta é a sequência que faz cada relógio começar na hora certa:
Na ordem, com o relógio de cada passo
- Consulta de viabilidade do endereço — antes do contrato da sala.
- CNAE e objeto social escritos por todas as profissões que vão atender no CNPJ, e não só pela primeira.
- Contrato social e quadro societário resolvidos antes do protocolo.
- Arquivamento na Junta — daqui correm os 90 dias do CNPJ.
- CNPJ pelo MAT, com contador designado, exigido na inscrição estadual do Ceará.
- Inscrição municipal no mesmo movimento — é dela que sai a NFS-e.
- Opção pelo Simples dentro dos 30 dias, com o pró-labore já definido.
- Registro da PJ no CRP, CREFITO ou CRN — um por atividade exercida.
- Calendário marcado: DAS todo dia 20 e DEFIS até 31 de março.
O que pesa mais: a mensalidade ou o erro
Em consultório pequeno, a dúvida sobre contabilidade é sempre a mesma: o faturamento ainda é baixo, será que compensa? A tabela responde em reais: a janela perdida custa R$ 20.361,60 em doze meses, e o pró-labore começado tarde custa mais R$ 17.916,00.
Os dois são decisões de calendário, não de estratégia. Quem acompanha a abertura sabe em que dia o relógio começou, faz a opção dentro da janela e define o pró-labore no mês 1. Depois, nenhuma das duas coisas se conserta sem pagar a diferença.
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O resumo
São nove erros e sete deles são prazos. O mais caro, neste porte de consultório, é a janela de 30 dias da opção pelo Simples: R$ 1.696,80 por mês, R$ 20.361,60 em doze meses.
O segundo é o pró-labore adiado, que mantém o consultório no Anexo V enquanto os doze meses de histórico não se formam: mais R$ 1.493,00 por mês.
Se o consultório ainda não abriu, dá para acertar a ordem sem gastar nada. Se já abriu e ficou fora do Simples, a próxima janela é em janeiro — e vale se preparar antes.
Quer abrir o seu consultório com cada prazo cumprido e o regime certo desde o primeiro mês?
Falar com um contadorPerguntas frequentes
Psicopedagogo pode ser MEI?
Psicólogo, fisioterapeuta e nutricionista podem ser MEI?
Qual é o prazo para optar pelo Simples Nacional na abertura?
Dá para ter psicologia, fisioterapia e nutrição no mesmo CNPJ?
Quanto custa a contabilidade de um consultório?
Preciso pagar multa para trocar de contador?
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