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Trocar de contador não é escolher o mais barato. É escolher quem já sabe onde a sua clínica costuma perder dinheiro.
Contabilidade de clínica médica tem detalhes que não aparecem em outro tipo de empresa: o anexo do Simples muda conforme a folha, o convênio retém imposto na nota, existe uma obrigação anual que só o setor de saúde entrega e a distribuição de lucro depende de escrituração feita direito.
Um escritório que atende padaria, transportadora e clínica do mesmo jeito não erra por má-fé. Erra porque não conhece o detalhe. E o detalhe, aqui, custa caro todo mês.
Este texto não é sobre imposto. É sobre como testar o contador antes de assinar — com perguntas cuja resposta certa você vai saber de antemão.
Resposta rápida
Faça sete perguntas na primeira conversa. As mais reveladoras são duas: "em qual anexo do Simples minha clínica está e por qual artigo" e "qual foi meu Fator R nos últimos quatro meses". Quem atende clínica responde as duas na hora. Quem não atende, muda de assunto. Exija também balancete e DRE mensais no papel da proposta, e leia as cláusulas de prazo, multa e devolução de documentos antes de assinar.
Prefere pular o teste e falar direto com quem já atende clínica médica? A Hopecont atende em todo o Brasil, com atendimento humano por WhatsApp.
Falar com um contadorO que muda quando o contador conhece uma clínica médica
A diferença entre um contador genérico e um especializado não está no preço. Está no que ele percebe sem você precisar avisar.
Uma clínica pode estar no Anexo III ou no Anexo V do Simples Nacional. A diferença entre os dois é grande, e depende de uma conta simples que precisa ser refeita todo mês: quanto a clínica gasta com folha, comparado com o que faturou nos doze meses anteriores. Quem não acompanha isso mês a mês só descobre o problema quando o ano já acabou.
Some a isso o convênio, que segura uma parte do valor da nota, e uma obrigação anual própria da área de saúde. São três frentes que um escritório sem clientes do setor simplesmente não monitora.
Os erros que mais aparecem
- Dizer que "medicina é Anexo V" e parar por aí. A regra em vigor coloca a atividade no Anexo III; o Anexo V é a exceção que se aplica quando a folha fica abaixo de 28% da receita.
- Deixar o imposto retido pelo convênio se perder, em vez de controlar e compensar.
- Prometer equiparação hospitalar para qualquer clínica. Ela tem requisitos, e consulta simples não está entre os serviços alcançados.
- Não entregar balancete e DRE mensais — e depois autorizar distribuição de lucro sem ter contabilidade que a sustente.
- Tratar a obrigação anual da área de saúde como se toda clínica entregasse, ou como se nenhuma entregasse.
As sete perguntas de teste, com a resposta certa do lado
Você não precisa entender de imposto para saber se a pessoa na sua frente entende. Precisa das perguntas certas e da resposta certa anotada. Faça as sete abaixo na primeira conversa. Se três respostas destoarem da coluna do meio, procure outro escritório.
| Pergunta | A resposta certa | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| "Em qual anexo do Simples minha clínica está, e por qual artigo?" | Anexo III, pelo art. 18, § 5º-B, XIX, da LC 123/2006. Vai para o Anexo V só quando a folha fica abaixo de 28% da receita dos doze meses anteriores. | "Medicina é sempre Anexo V." Ou não saber dizer o artigo. |
| "Qual foi meu Fator R no mês passado e nos três anteriores?" | Quatro números, na hora ou no mesmo dia. | "A gente vê isso no fim do ano." |
| "Minha clínica tem equiparação hospitalar?" | "Depende. Exige sociedade empresária, atendimento às normas da Anvisa e serviços da lista da Lei 9.249/1995. Consulta simples não entra." | "Toda clínica tem." Ou "eu consigo isso pra você." |
| "Quem entrega a DMED, e até quando?" | A pessoa jurídica prestadora, até o último dia útil de fevereiro, pela IN RFB nº 2.074/2022. | Citar a IN 985/2009, que foi revogada. Ou dizer que o médico entrega como pessoa física. |
| "O que vocês fazem com o imposto que o convênio retém?" | "Controlamos e compensamos. E quem é optante pelo Simples não sofre a retenção de PIS, Cofins e CSLL." | "Isso aí é imposto perdido." |
| "Recebo balancete e DRE todo mês?" | "Sim, até o dia X de cada mês." | "Só no fechamento do ano." Ou "se você pedir, a gente faz." |
| "Posso distribuir lucro sem imposto?" | "Só o lucro que a escrituração contábil comprovar. E a partir de 2026 há retenção de 10% sobre o que ultrapassar R$ 50 mil por mês pagos por uma empresa a uma mesma pessoa física." | "Pode tirar o que quiser, é isento." |
Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, XIX, 5º-K e 5º-M, I; Lei 9.249/1995, art. 15, § 1º, III, "a"; IN RFB nº 2.074/2022, arts. 1º e 2º; Decreto 9.580/2018 (RIR/2018), art. 714, § 1º, XXIV; Lei 10.833/2003, art. 30, § 2º; Lei 15.270/2025, art. 6º-A.
A pergunta 1 é a que mais separa os escritórios. Se a resposta vier sem artigo, o resto da conversa provavelmente também virá sem base.
Quanto custa errar: um exemplo de cálculo
Isto é um exemplo
Os números abaixo são hipotéticos, escolhidos para a conta ficar redonda. Não são de nenhum cliente. As alíquotas e as parcelas a deduzir são as das tabelas oficiais em vigor. A sua empresa tem outros números — a conta só vale feita com eles.
A pergunta do Fator R parece técnica demais para importar. Não é. Ela é a diferença entre dois valores de guia no mesmo faturamento.
Imagine uma clínica que fatura R$ 40 mil por mês, ou seja, R$ 480 mil nos últimos doze meses. Nessa faixa, as tabelas oficiais do Simples dão o seguinte:
| Cenário | Alíquota efetiva | DAS do mês sobre R$ 40 mil |
|---|---|---|
| Folha igual ou acima de 28% da receita — Anexo III | 9,83% | R$ 3.930,00 |
| Folha abaixo de 28% da receita — Anexo V | 17,44% | R$ 6.975,00 |
| Diferença | — | R$ 3.045,00 por mês |
Exemplo hipotético. Cálculo pela fórmula do art. 18, § 1º, da LC 123/2006, com receita bruta acumulada de R$ 480.000,00 nos doze meses anteriores — 3ª faixa nos dois anexos. Anexo III: 13,50% de alíquota nominal e R$ 17.640,00 de parcela a deduzir. Anexo V: 19,50% e R$ 9.900,00. Percentuais arredondados na segunda casa; os valores em reais são os exatos. Não inclui ISS retido, retenções na fonte nem tributos fora do DAS.
São R$ 3.045,00 de diferença por mês na mesma clínica, com o mesmo faturamento. O que separa um cenário do outro é a folha chegar a 28% da receita dos doze meses anteriores — nessa faixa, cerca de R$ 11.200,00 por mês somando salários, encargos e pró-labore.
Repare no que isso significa na prática: existe um ponto em que aumentar o pró-labore reduz o total pago. Existe também o ponto em que não reduz. Descobrir de que lado a sua clínica está é conta de contador — e só dá para fazer com o número dos últimos doze meses na mão, todo mês.
Nada aqui é promessa. É a demonstração de por que a pergunta 2 do teste importa mais do que o preço do honorário.
Quer essa conta feita com os números da sua clínica, e não com os do exemplo? Fale com um contador da Hopecont pelo WhatsApp.
Falar com um contadorO que precisa estar escrito na proposta
Proposta boa é a que diz o que chega na sua mão e quando. Se o papel só tem o valor e a palavra "contabilidade completa", ele não serve para comparar nada. Peça que estes itens apareçam com nome e prazo:
Itens que devem estar no papel
- Apuração mensal com memória de cálculo, não só a guia.
- Fator R calculado e informado todo mês, com o número dos doze meses anteriores.
- Balancete e DRE mensais, com data de entrega.
- Controle das retenções dos convênios e a compensação delas.
- Folha, pró-labore, eSocial e DCTFWeb, com os prazos escritos.
- DEFIS anual e, quando a clínica for obrigada, a DMED.
- Quem é o contador responsável, com nome, e por qual canal você fala com ele.
- Prazo do contrato, multa (se houver) e como os documentos são devolvidos na saída.
Com essa lista na mão, comparar duas propostas deixa de ser comparar preço. Passa a ser comparar escopo — e é aí que a diferença aparece. Se quiser o passo a passo genérico de comparação, ele está em como escolher um bom contador.
Respostas que são sinal vermelho
Estas frases aparecem com frequência e todas têm o mesmo problema: são genéricas demais para um negócio que não é genérico.
- "Deixa comigo, você não precisa entender." Você precisa. É o seu CNPJ que responde.
- "Clínica médica paga 6%." Seis por cento é a alíquota da primeira faixa, no papel. O que você paga é a alíquota efetiva, que sobe com o faturamento.
- "A gente vê o Fator R no fim do ano." No fim do ano o dinheiro já foi.
- "Equiparação hospitalar eu consigo pra você." Equiparação não se consegue: ou os requisitos existem, ou não existem.
- "Balancete só se você precisar de banco." Sem balancete, a distribuição de lucro fica sem base.
Como trocar sem parar o atendimento
Trocar de contador não para a operação. O que atrapalha é trocar sem lista. A ordem abaixo é a que funciona em clínica que atende todo dia:
- Junte o que você já tem: contrato social, cartão CNPJ, senhas do e-CAC e do município, e as guias dos últimos doze meses.
- Peça ao escritório novo a lista do que falta antes de avisar o antigo. Assim você já sabe o tamanho do buraco.
- Avise o escritório atual por escrito, por e-mail ou WhatsApp, guardando a confirmação.
- Peça a devolução dos documentos e dos arquivos digitais — livros, balancetes, folha e as declarações entregues.
- Transfira as procurações eletrônicas e os acessos. Isso costuma ser o passo mais lento; comece por ele.
- Confira, com o escritório novo, se há obrigação em atraso antes da virada.
- Vire a chave no início de um mês. Meio de mês duplica trabalho e dobra a chance de erro.
O passo a passo completo da troca, com o que o escritório anterior é obrigado a devolver, está em como trocar de contabilidade. E se você ainda está na dúvida se é hora de trocar, os sinais de que está na hora ajudam a decidir.
Fidelidade e multa: o que olhar no contrato
Contrato de contabilidade é contrato de prestação de serviço. Prazo mínimo e multa por saída antecipada não são proibidos — mas precisam estar escritos, com o valor e a forma de cálculo. O que não pode é você descobrir a multa na hora de sair.
Antes de assinar, leia três cláusulas: prazo, aviso prévio para encerrar e devolução de documentos. Se o contrato exige aviso longo e ainda condiciona a devolução dos seus arquivos ao pagamento de alguma coisa, você está comprando um problema junto com o serviço.
Como é na Hopecont
O contrato da Hopecont não tem fidelidade e não tem multa de cancelamento. Se você quiser sair, sai — e leva os seus documentos. A migração de quem vem de outro escritório está descrita em trocar de contador.
O resumo
Escolher contador para clínica médica é menos sobre preço e mais sobre encaixe. As sete perguntas do teste custam quinze minutos e revelam mais do que qualquer proposta comercial.
Se você levar só uma coisa deste texto, leve esta: peça o número do seu Fator R. É um número só, é dos últimos doze meses e quem atende clínica tem ele na ponta da língua. Quem não tem, provavelmente também não tem o resto.
E lembre que a mudança não precisa ser dramática. Feita com lista e no começo do mês, a troca acontece sem a clínica parar um dia.
A Hopecont atende clínicas médicas em todo o Brasil, com Fator R acompanhado todo mês, balancete e DRE mensais e atendimento humano por WhatsApp — sem fidelidade e sem multa de cancelamento. Nota 5,0 no Google, 242 avaliações.
Falar com um contadorPerguntas frequentes
Médico pode ser MEI?
Não. A atividade de medicina não está na lista de ocupações permitidas ao MEI, e atividades regulamentadas por conselho profissional ficam de fora desse enquadramento. O caminho é abrir ME ou EPP com o CNAE da atividade. O assunto está detalhado em médico pode ser MEI?.
Quanto custa a contabilidade de uma clínica médica?
Depende do porte, do número de sócios, de quantas pessoas há na folha e de quantas notas a clínica emite por mês — não existe preço único e desconfie de quem dá um valor antes de perguntar isso. Os planos da Hopecont estão em planos, e o que costuma pesar no preço está explicado em quanto custa a contabilidade mensal.
Quem tem direito à equiparação hospitalar?
A Lei 9.249/1995, no art. 15, § 1º, III, "a", com a redação da Lei 11.727/2008, reduz a base de cálculo do IRPJ no Lucro Presumido para serviços hospitalares e de auxílio diagnóstico e terapia, patologia clínica, imagenologia, anatomia patológica e citopatologia, medicina nuclear e análises e patologias clínicas — desde que a prestadora seja organizada como sociedade empresária e atenda às normas da Anvisa. Consulta médica simples não está na lista, e clínica no Simples Nacional não usa esse mecanismo. Mais detalhes em equiparação hospitalar para clínicas.
Como funciona a retenção que o convênio faz na nota?
Sobre serviços de medicina há retenção de imposto de renda na fonte de 1,5%, prevista no art. 714, § 1º, XXIV, do RIR/2018, com exceções para ambulatório, banco de sangue, casa de saúde, casa de recuperação ou repouso, hospital e pronto-socorro. Já a retenção de 4,65% de PIS, Cofins e CSLL da Lei 10.833/2003 não se aplica a quem é optante pelo Simples Nacional, por força do art. 30, § 2º. O valor retido não é imposto perdido: é adiantamento, e precisa ser controlado.
Toda clínica médica entrega DMED?
Não. A obrigação da IN RFB nº 2.074/2022 alcança as pessoas jurídicas e equiparadas prestadoras de serviços de saúde, entre elas clínicas médicas de qualquer especialidade, hospitais e laboratórios. O prazo é o último dia útil de fevereiro. Médico que atende apenas como pessoa física não entrega DMED — para a pessoa física existe o Recibo Saúde, tratado em Receita Saúde.
Preciso pagar multa para trocar de contador?
Depende do que está escrito no seu contrato atual. Prazo mínimo e multa por saída antecipada são cláusulas válidas em contrato de prestação de serviço, desde que estejam expressas. Leia o contrato antes de avisar o escritório. Na Hopecont não existe fidelidade nem multa de cancelamento — a migração está descrita em trocar de contador.
Qual regime é melhor para clínica médica: Simples ou Lucro Presumido?
Não há resposta única. A comparação depende do faturamento, do peso da folha, do ISS do município e de a clínica se enquadrar ou não nos serviços da Lei 9.249/1995. O que dá para afirmar é o método: só se decide com os doze meses de receita e a folha na mão, refazendo a conta pelo menos uma vez por ano. Há um comparativo em qual regime tributário escolher.
Fale com um contador da Hopecont
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