Como mudar de regime tributário sendo dentista, passo a passo

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Mudar o regime do consultório não é uma conversa que vira decisão no mesmo dia. É um pedido, feito num lugar específico, dentro de uma janela que abre e fecha — e são três janelas diferentes, dependendo de onde o consultório está hoje. Em odontologia a pressa é outra: quem trabalha com convênio tem retenção na fonte, e retenção errada aparece no extrato antes de aparecer na contabilidade.

O que você vai ler é o procedimento, não a escolha entre regimes. Se a dúvida ainda é qual paga menos no consultório, a conta está em Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual paga menos. Daqui para baixo, a decisão já está tomada: onde se pede, em que mês, o que trava o pedido e o que muda na nota da operadora.

As três portas de troca — e qual delas é a sua

Antes da data, uma pergunta: em qual regime o consultório está agora? A resposta muda o procedimento do começo ao fim.

As portas de troca de regime e onde cada uma se abre. Elaboração Hopecont a partir da Lei Complementar nº 123/2006, arts. 30 e 31, da Resolução CGSN nº 140/2018 e da Lei nº 9.430/1996, art. 26. Verificado em 25 de setembro de 2026.

Repare que as duas primeiras linhas não são a mesma coisa ao contrário. Entrar no Simples tem data marcada; sair pode ser comunicado quando você quiser, mas o efeito é que muda de ano.

O calendário, com a data de cada porta

Até agora a resposta era sempre janeiro. Para 2027 mudou: a solicitação de ingresso no Simples Nacional foi antecipada para setembro de 2026. Não é prorrogação nem janela extra — é a janela. Quem perde o dia 30 espera o ano seguinte.

Fonte: Resolução CGSN nº 186/2026, arts. 1º e 2º, e Resolução CGSN nº 140/2018, quanto à exclusão por opção e ao desenquadramento do SIMEI. Verificado em 25 de setembro de 2026.

Sair do Simples para o Lucro Presumido: onde se pede

Essa é a porta que mais gente procura e a que tem a regra menos divulgada. A saída voluntária do Simples Nacional chama-se exclusão por opção, e é feita pela própria empresa, sem intermediário:

1. Entre no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC da Receita Federal, com certificado digital ou código de acesso.
2. Vá em Exclusão › Exclusão do Simples Nacional.
3. Escolha Exclusão do Simples Nacional por opção — é essa, e não a comunicação obrigatória, que serve para quem está saindo por escolha própria.
4. Confirme e guarde o recibo. Ele é a prova da data, e a data é o que decide o ano de efeito.

O ponto que muda tudo é o mês. A comunicação registrada em janeiro produz efeito já a partir de 1º de janeiro do mesmo ano. Registrada em qualquer outro mês, o efeito só vem em 1º de janeiro do ano seguinte. Traduzindo: pedir em março não antecipa nada — a empresa fica no Simples até 31 de dezembro de qualquer jeito.

Existe ainda a exclusão obrigatória, que é outra coisa: vale quando a empresa passa de R$ 4.800.000,00 em doze meses ou incorre em vedação da lei. Aí não é escolha, é consequência.

Entrar no Simples vindo do Presumido: a janela de setembro

O que muda tudo é o mês. Comunicação feita em janeiro vale já a partir de 1º de janeiro do mesmo ano; feita em qualquer outro mês, o efeito só vem em 1º de janeiro do ano seguinte.

1. Antes de qualquer clique, consulte as pendências no Portal do Simples Nacional. Federal, estadual e municipal, as três. É aqui que a maior parte dos pedidos morre.
2. Dentro da janela, acesse Simples Nacional › Solicitação de Opção pelo Simples Nacional.
3. O sistema mostra na hora as pendências que impedem o deferimento. Regularize e peça nova análise ainda dentro do prazo — depois do último dia, acabou.
4. Acompanhe o resultado. Deferido, o regime começa em 1º de janeiro do ano seguinte.

Quem já é optante não precisa pedir nada: a permanência é automática. E quem pediu em setembro e se arrependeu tem até o último dia útil de janeiro para desistir.

Trocar entre Presumido e Real: a opção que se faz pagando

Essa é a porta mais silenciosa das três, e a que mais gera arrependimento — justamente porque ninguém percebe que passou por ela.

A opção se manifesta com o pagamento: não há formulário, protocolo nem pedido. Quando a empresa recolhe a primeira guia de IRPJ do ano no código do Lucro Presumido, escolheu — e a escolha vale o ano inteiro.

O que derruba o pedido antes da análise

O que mais derruba pedido não é conta errada: é cadastro. E cadastro leva tempo para acertar. No consultório odontológico, três pendências aparecem quase sempre:

• CNAE de consultório que virou clínica. Consultório odontológico, clínica com centro cirúrgico e laboratório de prótese são atividades distintas no cadastro. Quem cresceu e passou a fazer implante ou harmonização sem atualizar o CNAE carrega uma divergência que aparece na análise do pedido.
• Inscrição da pessoa jurídica no CRO. O consultório tem registro próprio no Conselho, com responsável técnico indicado. Registro vencido ou responsável técnico desatualizado é irregularidade cadastral, e ela costuma ser descoberta no pior momento.
• ISS retido e não recolhido. Convênio odontológico costuma reter o ISS na fonte. Quando a retenção não é declarada do jeito certo, o município enxerga débito em aberto — e débito municipal derruba o pedido de ingresso no Simples.
• Sócio com CPF irregular. Em consultório com mais de um sócio, uma pendência de CPF derruba o pedido inteiro. É a mais simples de resolver e a menos conferida.

Nada disso sai em uma semana. Por isso a consulta de pendências vem antes da decisão — é o tipo de bastidor que se espera de uma contabilidade para clínica odontológica bem feita.

O que muda do consultório no dia seguinte

Sair do Simples muda a nota que vai para a operadora, o caixa do mês e o custo do material. São quatro efeitos que aparecem logo:

• A nota para convênio muda. Fora do Simples, a nota destaca PIS e COFINS e sofre retenção de IRRF quando o tomador é pessoa jurídica. Operadora de plano odontológico retém na fonte, e o repasse chega menor já no primeiro mês.
• O Fator R deixa de existir para você. No Lucro Presumido não há Anexo III nem Anexo V. O pró-labore continua pesando no INSS e no seu imposto de renda pessoal, mas ele não decide mais a alíquota do consultório.
• A prótese e o material entram na conta de outro jeito. No Presumido, a apuração é sobre a receita com presunção fixa, e o custo do material não reduz esse cálculo. Quem tem custo alto de material precisa olhar se o Lucro Real não faz mais sentido do que o Presumido.
• A obrigação acessória troca de nome. Sai o PGDAS-D mensal e entram EFD-Contribuições e DCTF. O consultório que só tinha uma guia por mês passa a ter calendário de entrega — e atraso aí tem multa que não depende de imposto devido.

O que o consultório precisa avisar — e a quem

A operadora guarda um cadastro fiscal do prestador, e é por ele que calcula a retenção. Mudar de regime sem atualizar esse cadastro é o caminho mais curto para a primeira nota do ano voltar.

A operadora do convênio vem primeiro, porque é ela que retém. Fora do Simples, a nota passa a destacar PIS e COFINS e a sofrer retenção de IRRF de tomador pessoa jurídica. Cadastro desatualizado na operadora produz retenção errada, e retenção errada não se conserta com telefonema: volta como nota cancelada e glosa.

Depois vem a prefeitura, por causa da NFS-e, que carrega o regime no cadastro do prestador. E, se o consultório compra prótese e material com nota, vale avisar o fornecedor: mudando o regime, muda o aproveitamento do que entra — no Lucro Real há crédito de PIS e COFINS, no Presumido não há.

A conta que decide — e o que a troca não resolve

A odontologia entra no Anexo III por natureza (art. 18, § 5º-B, XIX, da LC 123/2006) e cai para o Anexo V quando a folha dos doze meses anteriores fica abaixo de 28% da receita.

Um consultório que fatura R$ 25.000 por mês e tem R$ 7.500 de folha nos doze meses anteriores fica com Fator R em 30%, acima dos 28% — Anexo III. Com R$ 6.000 de folha, o Fator R cai para 24% e o consultório vai para o Anexo V. Na faixa inicial isso é a diferença entre 6,00% e 15,50% de alíquota. A troca de regime não muda esse ponto: quem decide é a folha.

Aqui está a confusão mais comum. Muito consultório busca troca de regime para resolver algo que não é de regime: folha curta, CNAE de consultório num lugar que virou clínica, prótese faturada como serviço. Rode os seus números na calculadora Simples ou Presumido primeiro. Se o que precisa mudar é a estrutura, o caminho é planejamento tributário.

Falta saber se o outro lado compensa de verdade, com número e ponto de virada? Essa parte está em Lucro Presumido para consultório odontológico.

O que ter em mãos antes de abrir o pedido

O que a reforma tributária faz com essa decisão

A antecipação para setembro não foi capricho: a CBS entra em vigor em 1º de janeiro de 2027, e dali em diante quem é optante do Simples passa a ter uma escolha a mais sobre como paga IBS e CBS.

São duas decisões diferentes correndo no mesmo mês, e elas se confundem o tempo todo: entrar no Simples é uma; escolher como pagar IBS e CBS, já sendo optante, é outra.

Consultório que atende particular quase sempre fica fora da segunda decisão. Quem fatura para empresa entra nela, porque o cliente vai querer crédito. O recorte está em Simples Nacional para consultório odontológico.

Os cinco erros que mais custam caro

O resumo

Três portas, três meses: entrar no Simples só nessa janela, e o pedido de 2027 fecha em 15 de outubro de 2026; sair, quando quiser, com efeito no mesmo ano só se a comunicação for de janeiro; Presumido ou Real, na primeira guia.

O que decide se o pedido passa não é a vontade: é o cadastro. No consultório, o trio que mais derruba é inscrição no CRO, CNAE que ficou atrás do que o consultório virou e ISS retido sem declaração certa. Conferir isso antes é o que separa o pedido deferido do ano perdido.

Conferir pendência e montar a comparação com os números do consultório é o que a contabilidade mensal da Hopecont faz todo mês. Os planos da Hopecont começam em R$ 295,00, sem fidelidade e sem multa.

Perguntas frequentes