Como mudar de regime tributário sendo lojista

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Mudar o regime da loja não é uma conversa que vira decisão no mesmo dia. É um pedido, feito num lugar específico, dentro de uma janela que abre e fecha — e são três janelas diferentes, dependendo de onde a loja está hoje. No comércio a mudança pesa mais que em serviço por um motivo só: é o ICMS que sai da guia única e passa a ser apurado por conta própria.

Esta página é sobre o procedimento, não sobre a escolha. Se a dúvida ainda é qual regime paga menos na loja, a conta está em Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual paga menos. Aqui a decisão já foi tomada, e o que falta é o caminho: onde se pede, em que mês, o que derruba o pedido e o que muda no ICMS.

As três portas de troca — e qual delas é a sua

Antes da data, o diagnóstico: em qual regime a loja está hoje? É essa resposta que define o procedimento do começo ao fim.

As portas de troca de regime e onde cada uma se abre. Elaboração Hopecont a partir da Lei Complementar nº 123/2006, arts. 30 e 31, da Resolução CGSN nº 140/2018 e da Lei nº 9.430/1996, art. 26. Verificado em 25 de setembro de 2026.

Repare que as duas primeiras linhas não são a mesma coisa ao contrário. Entrar no Simples tem data marcada; sair pode ser comunicado quando você quiser, mas o efeito é que muda de ano.

O calendário, com a data de cada porta

Até agora a resposta era sempre janeiro. Para 2027 mudou: a solicitação de ingresso no Simples Nacional foi antecipada para setembro de 2026. Não é prorrogação nem janela extra — é a janela. Quem perde o dia 30 espera o ano seguinte.

Fonte: Resolução CGSN nº 186/2026, arts. 1º e 2º, e Resolução CGSN nº 140/2018, quanto à exclusão por opção e ao desenquadramento do SIMEI. Verificado em 25 de setembro de 2026.

Sair do Simples para o Lucro Presumido: onde se pede

Essa é a porta que mais gente procura e a que tem a regra menos divulgada. A saída voluntária do Simples Nacional chama-se exclusão por opção, e é feita pela própria empresa, sem intermediário:

1. Entre no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC da Receita Federal, com certificado digital ou código de acesso.
2. Vá em Exclusão › Exclusão do Simples Nacional.
3. Escolha Exclusão do Simples Nacional por opção — é essa, e não a comunicação obrigatória, que serve para quem está saindo por escolha própria.
4. Confirme e guarde o recibo. Ele é a prova da data, e a data é o que decide o ano de efeito.

O ponto que muda tudo é o mês. A comunicação registrada em janeiro produz efeito já a partir de 1º de janeiro do mesmo ano. Registrada em qualquer outro mês, o efeito só vem em 1º de janeiro do ano seguinte. Traduzindo: pedir em março não antecipa nada — a empresa fica no Simples até 31 de dezembro de qualquer jeito.

Existe ainda a exclusão obrigatória, que é outra coisa: vale quando a empresa passa de R$ 4.800.000,00 em doze meses ou incorre em vedação da lei. Aí não é escolha, é consequência.

Entrar no Simples vindo do Presumido: a janela de setembro

O que muda tudo é o mês. Comunicação feita em janeiro vale já a partir de 1º de janeiro do mesmo ano; feita em qualquer outro mês, o efeito só vem em 1º de janeiro do ano seguinte.

1. Antes de qualquer clique, consulte as pendências no Portal do Simples Nacional. Federal, estadual e municipal, as três. É aqui que a maior parte dos pedidos morre.
2. Dentro da janela, acesse Simples Nacional › Solicitação de Opção pelo Simples Nacional.
3. O sistema mostra na hora as pendências que impedem o deferimento. Regularize e peça nova análise ainda dentro do prazo — depois do último dia, acabou.
4. Acompanhe o resultado. Deferido, o regime começa em 1º de janeiro do ano seguinte.

Quem já é optante não precisa pedir nada: a permanência é automática. E quem pediu em setembro e se arrependeu tem até o último dia útil de janeiro para desistir.

Trocar entre Presumido e Real: a opção que se faz pagando

Essa é a porta mais silenciosa das três, e a que mais gera arrependimento — justamente porque ninguém percebe que passou por ela.

A opção se manifesta com o pagamento: não há formulário, protocolo nem pedido. Quando a empresa recolhe a primeira guia de IRPJ do ano no código do Lucro Presumido, escolheu — e a escolha vale o ano inteiro.

O que derruba o pedido antes da análise

No comércio, o que derruba pedido quase nunca é cálculo: é cadastro, e cadastro estadual demora. Três pendências aparecem quase sempre:

• Inscrição estadual irregular. Loja sem inscrição estadual ativa, ou com situação cadastral suspensa na Sefaz, tem pendência estadual — e o estado participa da análise do pedido de ingresso no Simples do mesmo jeito que a Receita Federal.
• ICMS de substituição tributária em aberto. Muita loja recolhe ST sem perceber e deixa competência para trás. Esse débito estadual derruba o pedido, e regularizar exige apuração retroativa, que não se faz em três dias.
• CNAE de comércio que não cobre o que você vende. Quem abriu a loja com um mix e hoje vende outro carrega CNAE desatualizado. Isso muda o ICMS, muda a substituição tributária e vira divergência na análise.
• Sócio com CPF irregular. Basta um sócio com pendência de CPF para o pedido não passar, mesmo com o estadual e o municipal limpos.

Nenhuma das três se resolve em uma semana, e ICMS-ST atrasado pode levar muito mais. Conferir antes da decisão é parte de uma contabilidade para e-commerce bem feita.

O que muda da loja no dia seguinte

Sair do Simples tira o ICMS da guia única, muda a regra de PIS e COFINS e mexe no crédito da compra. São quatro efeitos que aparecem logo:

• O ICMS sai do DAS e passa a ser apurado à parte. É a mudança mais pesada para o comércio. No Simples, o ICMS vem dentro da guia única; fora dele, você apura crédito e débito de ICMS todo mês, com obrigação acessória própria. Isso muda a rotina da loja, não só o imposto.
• PIS e COFINS mudam de regra. No Lucro Presumido eles são cumulativos, a 0,65% e 3,00%, sem crédito sobre as compras. No Lucro Real são não cumulativos, com alíquotas maiores e direito a crédito. Para loja com margem apertada e compra alta, essa diferença costuma decidir o regime.
• A presunção do comércio é baixa, e isso ajuda. No Presumido, a base do IRPJ é 8% e a da CSLL é 12% sobre a receita da venda de mercadoria — bem abaixo dos 32% do serviço. É por isso que, no comércio, o Presumido às vezes passa na frente antes do que se imagina.
• A obrigação acessória troca de nome. Sai o PGDAS-D mensal e entram EFD ICMS/IPI, EFD-Contribuições e DCTF. No comércio é a mudança de rotina mais pesada da lista: passa a haver escrituração fiscal de entrada e saída, mês a mês.

O que a loja precisa avisar — e a quem

O marketplace e o sistema de emissão guardam o cadastro fiscal da loja, e é dele que sai cada documento. Trocar de regime sem atualizar isso gera nota errada em série, uma por venda.

O marketplace vem primeiro, porque emite ou valida nota por você. Cadastro fiscal desatualizado na plataforma gera documento errado em série, uma nota por venda, e isso não se conserta com um ajuste no fim do mês. Depois vem o sistema de emissão próprio, que carrega o regime no cadastro da empresa.

A Sefaz entra em seguida: fora do Simples, o ICMS deixa de vir dentro do DAS e passa a ser apurado por crédito e débito, com obrigação acessória própria. E vale avisar o fornecedor, porque o aproveitamento do que entra muda: no Real há crédito de PIS e COFINS sobre a compra, no Presumido e no Simples não há.

A conta que decide — e o que a troca não resolve

Comércio entra no Anexo I da LC 123/2006, que começa em 4,00% na primeira faixa e já traz o ICMS dentro do DAS. Não há Fator R no comércio: a folha não muda o anexo.

Uma loja que fatura R$ 80.000 por mês está na faixa do Anexo I com o ICMS dentro do DAS. Passando de R$ 3,6 milhões de receita em doze meses, o ICMS sai da guia única mesmo sem sair do Simples: é o sublimite. Quem chega perto desse número precisa decidir antes, porque a saída do sublimite muda a rotina fiscal da loja no meio do caminho, e não no começo do ano.

É aqui que mais loja se engana. Muita gente procura a troca de regime para resolver um problema que não é de regime: inscrição estadual irregular, CNAE que ficou atrás do mix, margem apertada por causa de compra sem nota. Passe os seus números pela calculadora Simples ou Presumido antes. Se o que precisa mudar é a estrutura, o assunto é contabilidade para loja de roupas.

Se o que sobrou é a dúvida se o outro lado compensa, com número e ponto de virada, a conta está em Lucro Presumido para loja virtual.

O que ter em mãos antes de abrir o pedido

O que a reforma tributária faz com essa decisão

A antecipação para setembro não foi capricho: a CBS entra em vigor em 1º de janeiro de 2027, e dali em diante quem é optante do Simples passa a ter uma escolha a mais sobre como paga IBS e CBS.

São duas decisões diferentes correndo no mesmo mês, e elas se confundem o tempo todo: entrar no Simples é uma; escolher como pagar IBS e CBS, já sendo optante, é outra.

Loja que vende para consumidor final quase sempre fica fora da segunda decisão. Loja que vende no atacado entra nela, porque o comprador vai cobrar crédito. O recorte está em Simples Nacional para loja virtual.

Os cinco erros que mais custam caro

O resumo

Três portas, três meses: entrar no Simples só nessa janela, e o pedido de 2027 fecha em 15 de outubro de 2026; sair, quando quiser, com efeito no mesmo ano só se a comunicação for de janeiro; Presumido ou Real, na primeira guia.

O que decide se o pedido passa não é a vontade: é o cadastro. No comércio, o trio que mais derruba é inscrição estadual irregular, ICMS-ST em aberto e CNAE que ficou atrás do mix. Conferir isso antes é o que separa o pedido deferido do ano perdido.

Essa conferência e a comparação com os números da loja são o trabalho de todo mês da contabilidade mensal da Hopecont. Os planos da Hopecont começam em R$ 295,00, sem fidelidade e sem multa.

Perguntas frequentes