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Alguém já sentou com você para calcular quanto de pró-labore o seu consultório deveria pagar? Ou o valor foi escolhido no chute e nunca mais mudou?
Consultório de psicologia, fisioterapia ou nutrição costuma ter estrutura pequena e uma decisão grande parada há anos: o pró-labore. Ele define o Fator R, o Fator R define o anexo, e o anexo define quase metade do que você paga de imposto.
Contabilidade consultiva é a mesma contabilidade de sempre — mesma guia, mesmo prazo, mesma obrigação — com uma diferença: alguém olha esse número antes do ano fechar e te diz o que ele está custando.
As três profissões dividem quase tudo, mas se separam em pontos que mudam a rotina. Vale ver os dois lados.
Resposta rápida
A contabilidade tradicional entrega guia e balancete. A consultiva usa os mesmos números para avisar antes: que o pró-labore atual está deixando o consultório no Anexo V, que a receita do trimestre mudou a faixa, que o convênio novo vai reter na nota. Psicologia e fisioterapia estão no Anexo III pelo art. 18, § 5º-B, XVI e XXI, da LC 123/2006, e vão para o Anexo V só quando a folha fica abaixo de 28% da receita dos doze meses anteriores. O que muda não é o serviço — é quando você fica sabendo.
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Falar com um contadorContabilidade que registra e contabilidade que avisa
As duas cumprem a mesma lei, no mesmo prazo. A diferença aparece depois que o mês fecha.
Na tradicional, o fechamento vira arquivo. Se você perguntar, ele responde bem. Se não perguntar, ninguém puxa o assunto — e o pró-labore continua o mesmo do ano passado.
Na consultiva, o fechamento gera uma segunda pergunta: o que esse número indica para os próximos meses? É dessa pergunta que sai o aviso.
| Situação real | A que só registra | A que avisa antes |
|---|---|---|
| O pró-labore está baixo demais para o Fator R | Fica como está, ano após ano | Você recebe a conta de quanto isso custa por mês |
| A folha caiu abaixo de 28% da receita | Aparece no DAS mais caro | Chega um aviso quando a razão começa a cair |
| Você vai alugar uma sala maior | Vira despesa no balancete | Você vê antes quantos atendimentos a mais a sala precisa pagar |
| Um convênio começa a reter na nota | Vira diferença no depósito | Entra no controle de retenções desde a primeira nota |
| Você atende também como pessoa física | Fica em duas contabilidades separadas | Alguém compara os dois caminhos com números |
Comparativo de rotina, não de obrigação: as duas colunas cumprem a mesma legislação. O que muda é o momento em que a informação chega até quem decide.
Nenhuma linha da coluna do meio é irregular. Está tudo certo e no prazo — só chega depois que o ano passou.
O calendário de decisões de um consultório
Consultoria não é uma conversa solta. É saber que certas decisões só aparecem em certos meses — e chegar nelas com o número pronto, não correndo atrás depois.
| Quando | A decisão que aparece | O que precisa estar na mão |
|---|---|---|
| Janeiro | Revisar o pró-labore do ano | Folha e receita dos doze meses anteriores |
| Fevereiro | Fechar a DMED, quando o consultório for obrigado | Pagamentos recebidos de pessoas físicas no ano anterior |
| Março | Entregar a DEFIS e revisar a distribuição de lucro | Balanço e demonstração do resultado fechados |
| Todo mês | Conferir o Fator R | Folha dos doze meses anteriores sobre a receita do mesmo período |
| Antes de alugar sala ou contratar | Simular o efeito no anexo e no ponto de equilíbrio | Custo total, não só o valor do aluguel ou do salário |
| Ao emitir recibo para pessoa física | Conferir o que a profissão exige | Regras da sua profissão para o Receita Saúde e a DMED |
| Meio do ano | Comparar Simples e Lucro Presumido | Receita acumulada, folha e ISS do município |
| Sempre que entrar convênio novo | Ajustar o controle de retenções | Contrato e a primeira nota emitida |
Fontes: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-B, XVI e XXI, 5º-K e 5º-M, I; Resolução CGSN nº 140/2018, art. 72, § 1º (DEFIS até 31 de março); IN RFB nº 2.074/2022 (DMED, último dia útil de fevereiro); IN RFB nº 2.240/2024, art. 3º (Receita Saúde).
Um ponto que separa as três profissões: o Receita Saúde, o recibo eletrônico de pessoa física, alcança dentistas, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, médicos, psicólogos e terapeutas ocupacionais — a lista do art. 3º da IN RFB nº 2.240/2024. Nutricionista não está nessa lista. Contador que trata as três profissões como uma coisa só erra aqui.
Os números que sustentam essas decisões
Balancete, DRE e guia são obrigação — chegam de qualquer jeito. O que separa a contabilidade consultiva é o que ela calcula em cima disso e leva para a conversa:
O que deveria estar na sua mesa
- O Fator R do mês, com os doze meses anteriores — e a projeção dos próximos três.
- O pró-labore ideal: quanto seria preciso pagar para o consultório ficar no Anexo III, e quanto isso custa de INSS.
- A receita por origem: particular, convênio, empresa contratante, plataforma de atendimento on-line.
- A ocupação da agenda: horas atendidas sobre horas disponíveis, e o custo da hora vaga.
- O retido na fonte acumulado no ano e quanto já foi compensado.
- O ponto de equilíbrio: quantos atendimentos por mês pagam sala, folha e imposto.
Nada disso pede sistema novo. Sai do balancete, da folha e da agenda que o consultório já tem.
Uma decisão com número: exemplo de cálculo
Isto é um exemplo
Os números abaixo são hipotéticos, escolhidos para a conta ficar redonda. Não são de nenhum cliente. As alíquotas e as parcelas a deduzir são as das tabelas oficiais em vigor. A sua empresa tem outros números — a conta só vale feita com eles.
A decisão mais cara de um consultório pequeno costuma ser a mais silenciosa: o valor do pró-labore.
Imagine um consultório que fatura R$ 18 mil por mês — R$ 216 mil nos últimos doze meses — e paga pró-labore de um salário mínimo, R$ 1.621,00. Isso é 9% da receita. Bem abaixo dos 28%, então o consultório está no Anexo V.
Para chegar aos 28% o pró-labore precisaria ir a R$ 5.040,00. Vamos arredondar para R$ 6.000,00, o que dá 33,3% da receita e deixa folga se algum mês cair. Veja o efeito:
| Cenário | Alíquota efetiva | DAS do mês sobre R$ 18 mil |
|---|---|---|
| Pró-labore de R$ 1.621 — 9% da receita, Anexo V | 15,92% | R$ 2.865,00 |
| Pró-labore de R$ 6.000 — 33,3% da receita, Anexo III | 6,87% | R$ 1.236,00 |
| Diferença no DAS | — | R$ 1.629,00 por mês |
| INSS a mais sobre o pró-labore maior (11%) | — | R$ 481,69 por mês |
| Sobra no mês | — | R$ 1.147,31 |
Exemplo hipotético. Cálculo pela fórmula do art. 18, § 1º, da LC 123/2006, com receita bruta acumulada de R$ 216.000,00 nos doze meses anteriores — 2ª faixa nos dois anexos. Anexo III: 11,20% de alíquota nominal e R$ 9.360,00 de parcela a deduzir. Anexo V: 18,00% e R$ 4.500,00. A razão folha sobre receita usa os doze meses anteriores ao período de apuração (§ 5º-K). Contribuição do sócio: 11% sobre o pró-labore, limitada ao teto do salário de contribuição, que em 2026 é de R$ 8.475,55. Salário mínimo de 2026: R$ 1.621,00.
Sobram R$ 1.147,31 por mês — R$ 13.767,72 no ano — só por mudar um número que ninguém revisava.
Falta uma linha nessa conta, e ela precisa ser dita: o pró-labore maior entra na tabela mensal do IRPF, enquanto o lucro distribuído com escrituração contábil não entra. Parte da sobra volta para o imposto de renda da pessoa física. Por isso a conta certa não é a de cima — é a de cima mais a simulação do seu IRPF, feita com os seus dependentes e as suas deduções.
E é exatamente esse o ponto. A contabilidade consultiva não te dá uma regra de bolso. Ela senta com o seu número, faz as duas contas e mostra onde fica o melhor ponto — antes do ano começar, não em março do ano seguinte.
Quer essa conta feita com os números do seu consultório? Fale com um contador da Hopecont.
Falar com um contadorComo é uma reunião que vale a pena
Reunião de contabilidade consultiva não é "está tudo certo?". Tem pauta, tem número na mesa e termina com decisão anotada. A pauta de um consultório costuma ser esta:
- O Fator R dos últimos meses e a projeção — está subindo ou descendo?
- O pró-labore: ainda faz sentido no valor de hoje?
- A receita por origem: particular, convênio, empresa, plataforma.
- A ocupação da agenda e o custo da hora vaga.
- O retido na fonte: quanto entrou, quanto foi compensado, quanto está parado.
- O que está previsto para os próximos três meses: sala nova, sócio, contratação, convênio.
- Uma decisão anotada, com prazo e responsável.
Trinta a quarenta minutos, uma vez por trimestre, resolvem a maior parte disso. O que não funciona é descobrir tudo em março, quando o ano já fechou.
Sinais de que a sua contabilidade só registra
Nenhum destes é ilegal. Todos são sinal de que ninguém está olhando o seu negócio, só a sua obrigação.
Se você reconhecer três, vale conversar
- O seu pró-labore é o mesmo desde a abertura da empresa.
- Ninguém nunca te explicou o que é o seu Fator R nem por que ele importa.
- Você só fala com o escritório quando tem guia para pagar.
- Alguém te disse que nutricionista é obrigado ao Receita Saúde — ou que psicólogo não é.
- A distribuição de lucro é decidida olhando o saldo do banco.
- Você descobriu a retenção do convênio pela diferença no depósito.
O que pedir ao seu contador atual antes de trocar
Trocar não é o primeiro passo. O primeiro passo é pedir — por escrito, com prazo — e ver o que volta. Peça estes cinco itens:
- O Fator R dos últimos seis meses, mês a mês.
- Uma simulação do pró-labore: quanto precisaria ser para o consultório ficar no Anexo III, e quanto isso custa de INSS e de IRPF.
- A DRE com a receita separada por origem.
- O total retido na fonte no ano e quanto já foi compensado.
- O lucro distribuível apurado na escrituração até o mês passado.
Se voltar tudo em uma semana, você já tem consultoria e não sabia. Se não voltar nada, você tem a resposta. E se decidir trocar, o caminho está em como trocar de contabilidade — na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento.
O resumo
Contabilidade consultiva não é um serviço extra. É a mesma contabilidade entregando a informação antes da decisão.
Num consultório de psicologia, fisioterapia ou nutrição isso se concentra em três pontos: o pró-labore revisado todo ano, o Fator R acompanhado mês a mês e a obrigação certa para cada profissão — porque as três não são iguais.
O exemplo acima mostra o tamanho disso: mais de mil reais por mês parados num campo que ninguém abria.
A Hopecont atende consultórios de psicologia, fisioterapia e nutrição em todo o Brasil com Fator R acompanhado todo mês, revisão anual do pró-labore e a obrigação certa para cada profissão — sem fidelidade e sem multa de cancelamento. Nota 5,0 no Google, 242 avaliações.
Falar com um contadorPerguntas frequentes
Nutricionista é obrigado ao Receita Saúde?
Não. O art. 3º da IN RFB nº 2.240/2024 lista dentistas, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, médicos, psicólogos e terapeutas ocupacionais. Nutrição não está na lista. O detalhe está em Receita Saúde: quem é obrigado.
Psicólogo pode ser MEI?
Não. Psicologia é profissão regulamentada por conselho e não consta das ocupações permitidas ao MEI. O caminho é ME ou EPP. Veja psicólogo pode ser MEI? e fisioterapeuta pode ser MEI?.
Consultório fica no Anexo III ou no Anexo V?
Fisioterapia (§ 5º-B, XVI) e psicologia (§ 5º-B, XXI) começam no Anexo III. O § 5º-M, I, manda a atividade para o Anexo V apenas quando a folha dos doze meses anteriores fica abaixo de 28% da receita bruta do mesmo período. Para nutrição, a comparação está em Anexo III ou V para nutricionista.
Qual é o pró-labore ideal?
Não existe um valor único. Depende da sua receita dos doze meses anteriores, do anexo em que você está e da sua situação no imposto de renda pessoa física. O que existe é a conta: comparar o DAS nos dois anexos, somar o INSS de 11% sobre o pró-labore maior e simular o efeito no IRPF. Um número escolhido sem essa conta quase sempre está errado para algum lado.
Quanto custa a contabilidade de um consultório?
Depende do porte, do número de sócios, do tamanho da folha e do volume de notas. Veja planos e quanto custa a contabilidade mensal.
Preciso pagar multa para trocar de contador?
Depende do contrato atual — prazo mínimo e multa valem quando estão escritos. Na Hopecont não há fidelidade nem multa de cancelamento; a migração está em trocar de contador.
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